Modèles de lettres pour entreprises et indépendants

Relancer un client, convoquer un salarié, répondre à une réclamation ou contester une pénalité : les courriers d'entreprise engagent la société et doivent être précis. Ces modèles sont conçus pour les TPE, PME, artisans, commerçants, professions libérales et auto-entrepreneurs.

Pour les procédures encadrées (convocation à entretien préalable, licenciement, mise en demeure), respectez les mentions et délais indiqués sur chaque page : une erreur de forme peut suffire à rendre la procédure irrégulière.

Relances et impayés

Lettre de relance de facture impayéeModèle de première relance amiable pour une facture impayée, avec les mentions à rappeler (pénalités, indemnité de 40 €) et le bon moment pour l'envoyer.
Mise en demeure de payer une factureLettre de mise en demeure de payer une facture : mentions indispensables, délai à accorder, intérêts de retard et suites (injonction de payer).
Deuxième relance de facture impayéeModèle de 2e relance pour facture impayée : ton plus ferme, rappel des pénalités et de l'indemnité forfaitaire, nouveau délai, envoi recommandé.
Dernière relance avant mise en demeureLettre de dernière relance avant mise en demeure : ultimatum daté, décompte des sommes dues, suites judiciaires annoncées et échéancier possible.
Courrier préalable à une injonction de payerDernier courrier au débiteur avant une requête en injonction de payer : pièces à réunir, tribunal compétent, coût et déroulement de la procédure.
Réclamation des pénalités de retard et de l'indemnité de 40 €Lettre réclamant les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € après un paiement tardif : calcul et mentions requises sur facture.
Lettre à un client après un chèque impayéLettre à un client dont le chèque a été rejeté : demande de régularisation, certificat de non-paiement et titre exécutoire par commissaire de justice.
Confirmation écrite d'un accord de paiementLettre confirmant par écrit un échéancier ou une promesse de paiement obtenue par téléphone : dates, montants et déchéance du terme.
Déclaration de créance au mandataire judiciaireDéclaration de créance après l'ouverture d'une procédure collective d'un client : délai de 2 mois après publication au BODACC, pièces, montants.
Relance d'un acompte non verséRelance d'un client qui n'a pas versé l'acompte prévu au devis : suspension du démarrage, report du planning et annulation éventuelle.
Proposition de règlement amiable d'un impayéModèle de lettre proposant un accord amiable à un client débiteur : abandon partiel des pénalités, échéancier, protocole transactionnel et conciliateur.

Procédures disciplinaires et rupture

Convocation à entretien préalable au licenciementModèle de convocation à l'entretien préalable au licenciement : mentions obligatoires, délai de 5 jours ouvrables, assistance du salarié, pièges.
Lettre d'avertissement disciplinaireModèle de lettre d'avertissement à un salarié : faits à décrire, délai de 2 mois pour sanctionner, entretien facultatif et contestation possible.
Lettre de licenciement pour cause réelle et sérieuseModèle de lettre de licenciement pour motif personnel : délai après l'entretien, motifs précis, préavis, documents de fin de contrat et recours.
Convocation à entretien préalable à une sanctionModèle de convocation à un entretien préalable à une sanction (mise à pied, mutation, rétrogradation) : mentions, délais et notification ensuite.
Lettre de mise à pied conservatoireModèle de notification de mise à pied conservatoire avec convocation à entretien : quand l'utiliser, salaire de la période, procédure à enchaîner.
Lettre de licenciement pour faute graveModèle de lettre de licenciement pour faute grave : faits datés à énoncer, absence de préavis et d'indemnité de licenciement, délais et risques.
Rupture de la période d'essai par l'employeurLettre de fin de période d'essai à l'initiative de l'employeur : délai de prévenance selon la présence du salarié, forme, motif, documents.
Réponse favorable à une demande de rupture conventionnelleRéponse de l'employeur acceptant d'engager une rupture conventionnelle : date d'entretien, assistance, indemnité minimale et homologation.
Refus d'une demande de rupture conventionnelleModèle de lettre de refus d'une rupture conventionnelle demandée par un salarié : liberté de refuser, formulation neutre et risques de conflit à anticiper.
Lettre de licenciement pour motif économiqueModèle de lettre de licenciement économique individuel : motif économique, recherche de reclassement, CSP, priorité de réembauche et délais de procédure.
Mise en demeure pour abandon de posteModèle de mise en demeure au salarié absent sans justification de reprendre son poste : délai minimal de 15 jours, présomption de démission et suites.
Lettre de rappel à l'ordre d'un salariéModèle de lettre de rappel à l'ordre (retards, tenue, consignes) : différence avec l'avertissement, risque de requalification en sanction et conservation.
Notification d'une mise à pied disciplinaireNotification de mise à pied disciplinaire après entretien : durée prévue au règlement intérieur, dates, retenue de salaire et faits reprochés.
Lettre de licenciement pour inaptitudeLettre de licenciement pour inaptitude constatée par le médecin du travail : impossibilité de reclassement, indemnités selon l'origine.
Réponse à la contestation d'une sanctionModèle de réponse à un salarié qui conteste un avertissement ou une mise à pied : maintien motivé ou annulation, preuves et risque prud'homal.
Convocation à l'entretien de rupture conventionnelleModèle de convocation à l'entretien de négociation d'une rupture conventionnelle : assistance possible des deux parties, ordre du jour et calendrier.
Lettre de fin de CDD au salariéModèle de lettre rappelant au salarié l'échéance de son CDD : date de fin, indemnité de précarité et ses exceptions, congés payés et documents de sortie.

Recrutement et embauche

Promesse d'embaucheModèle de promesse d'embauche : poste, salaire et date à préciser, délai de réponse, rétractation de l'employeur et conséquences d'une rupture.
Réponse négative à une candidatureModèle de lettre ou d'e-mail de refus de candidature, avant ou après entretien : formulations neutres, motifs à ne pas écrire et conservation du CV (RGPD).
Lettre de confirmation d'embaucheModèle de lettre confirmant l'embauche d'un candidat : poste, date d'arrivée, rémunération, pièces à fournir et différence avec la promesse d'embauche.
Convocation à un entretien d'embaucheModèle de convocation d'un candidat à un entretien de recrutement : date, lieu ou visioconférence, interlocuteurs, durée et documents à apporter.
Lettre d'accueil d'un nouveau salariéLettre d'accueil envoyée avant le premier jour : horaires, interlocuteur, programme de la première semaine, documents et visite médicale.
Réponse positive à une candidature de stageModèle de lettre acceptant une candidature de stage : dates, tuteur, gratification éventuelle et démarches pour la convention de stage tripartite.
Attestation de stageModèle d'attestation de fin de stage à remettre au stagiaire : durée effective, missions, gratification versée et utilité pour la retraite.
Lettre de renouvellement de la période d'essaiModèle de proposition de renouvellement de la période d'essai : conditions (accord de branche, contrat), durées maximales et accord écrit du salarié.
Proposition de renouvellement de CDDModèle de proposition de renouvellement d'un CDD par avenant : nombre de renouvellements, durée maximale, délai de carence et indemnité de fin de contrat.
Lettre de recommandation pour un ancien salariéModèle de lettre de recommandation rédigée par un employeur : missions, compétences démontrées, exemples concrets et précautions pour rester factuel.

Gestion du personnel

Certificat de travailModèle de certificat de travail à remettre en fin de contrat : mentions obligatoires, mentions interdites, date de remise et sanctions en cas d'oubli.
Attestation employeurModèle d'attestation employeur certifiant l'emploi d'un salarié (logement, banque) : ce qu'il faut indiquer ou taire, différence avec le certificat.
Lettre de refus de congés payésModèle de refus ou de report d'une demande de congés payés : ordre des départs, délai de prévenance, motifs acceptables et cas où refuser est exclu.
Convocation à l'entretien annuel d'évaluationModèle de convocation à l'entretien annuel d'évaluation : délai de préparation, support, critères objectifs et distinction avec l'entretien professionnel.
Convocation à l'entretien professionnelModèle de convocation à l'entretien professionnel obligatoire : périodicité, contenu (évolution, formation), état des lieux et sanction en cas d'oubli.
Réponse de refus à une demande de télétravailModèle de réponse motivée refusant une demande de télétravail : obligation de motiver, accord collectif ou charte, cas des salariés handicapés ou aidants.
Réponse négative à une demande d'augmentationModèle de réponse refusant une augmentation de salaire : explication, perspectives et critères, égalité salariale et minima conventionnels à vérifier.
Accusé de réception d'une démissionModèle de réponse de l'employeur à une lettre de démission : date de fin du préavis, dispense éventuelle, congés restants et documents de fin de contrat.
Dispense de préavis à l'initiative de l'employeurModèle de lettre dispensant un salarié d'effectuer son préavis : indemnité compensatrice due, date de fin de contrat et restitution du matériel.
Réponse à une demande de congé parental d'éducationRéponse de l'employeur à une demande de congé parental ou de temps partiel parental : droit du salarié, conditions, dates et retour dans l'emploi.
Demande de justificatif d'absence à un salariéLettre demandant à un salarié de justifier son absence : délai de réponse, conséquences sur le salaire et différence avec l'abandon de poste.
Proposition de modification du contrat pour motif économiqueModèle de proposition de modification d'un élément essentiel du contrat pour motif économique : délai de réflexion d'un mois, silence valant acceptation.
Notification d'un changement d'horairesLettre informant un salarié d'une nouvelle répartition de ses horaires : simple changement ou modification du contrat, délai et limites.
Convocation d'un salarié à une visite médicaleModèle de convocation à la visite d'information, de reprise ou périodique auprès du service de prévention et de santé au travail : temps de travail, frais.

Clients

Réponse à une réclamation clientModèle de réponse écrite à la réclamation d'un client : accusé de réception, solution proposée, garanties légales et médiateur de la consommation.
Lettre de geste commercial à un clientModèle de lettre proposant un geste commercial (avoir, remise, remboursement partiel) à un client mécontent, sans reconnaître de faute.
Lettre de mission (prestataire, freelance, consultant)Modèle de lettre de mission pour indépendant ou consultant : objet, livrables, honoraires, délais, responsabilité, résiliation. Mentions à ne pas oublier.
Mise en demeure de restituer du matérielModèle de mise en demeure adressée à un client ou ancien salarié qui conserve du matériel de l'entreprise : inventaire, délai, frais et recours possibles.
Résiliation d'un contrat de prestation par le prestataireLettre de résiliation d'un contrat de prestation à l'initiative du prestataire : préavis, factures dues, restitution des données et fin de mission.
Lettre d'annonce d'une augmentation de tarifsCourrier informant les clients d'une hausse de tarifs : délai d'information, justification, contrats en cours et droit de résiliation éventuel.
Refus motivé d'une demande de remboursementModèle de réponse refusant un remboursement ou un échange hors obligation légale : motif clair, rappel des garanties et solutions alternatives proposées.
Réponse à une demande de rétractation d'un clientModèle de réponse du professionnel à un client qui exerce son droit de rétractation de 14 jours : délai de remboursement, retour du bien et frais.
Lettre d'excuses pour un retard de livraisonModèle de lettre d'excuses à un client pour un retard de livraison ou de chantier : nouvelle date, cause, compensation et droit du client à annuler.
Confirmation de commande clientModèle de confirmation de commande envoyée par un professionnel : récapitulatif, prix, délai de livraison, conditions générales et droit de rétractation.
Réponse à un avis client négatifExemples de réponse publique ou privée à un avis client négatif : ton à adopter, faits à rétablir, ce qu'il ne faut jamais écrire et suite à donner.
Lettre d'envoi d'un avoir à un clientModèle de courrier accompagnant l'émission d'un avoir : facture concernée, motif, montant, choix entre remboursement ou déduction d'une prochaine facture.

Administration et fiscalité

Demande de délai de paiement à l'UrssafModèle de demande d'échéancier à l'Urssaf pour des cotisations impayées : justificatifs de trésorerie, calendrier proposé, remise des majorations.
Demande de délai de paiement au SIE (impôts professionnels)Lettre au service des impôts des entreprises pour étaler une dette fiscale (TVA, CFE, IS) : éléments à fournir, plan de règlement et suites.
Demande de remise gracieuse de pénalités fiscalesDemande de remise ou de modération des majorations et intérêts de retard d'un impôt professionnel : arguments recevables, bonne foi, justificatifs.
Congé du bail commercial par le locataireModèle de congé donné par le locataire d'un bail commercial à l'échéance triennale : préavis de 6 mois, forme exigée et cas de résiliation anticipée.
Demande de remise des majorations de retard UrssafModèle de demande de remise gracieuse des majorations et pénalités Urssaf après paiement des cotisations : conditions, bonne foi et délai de la demande.
Réclamation contre l'avis de CFERéclamation contre la cotisation foncière des entreprises : erreur de base, exonération oubliée, cessation d'activité, délai et démarche en ligne.
Demande de remboursement de crédit de TVACourrier d'accompagnement d'une demande de remboursement de crédit de TVA : formulaire à déposer, justificatifs, relance du SIE et délais de traitement.
Réponse à une proposition de rectification fiscaleObservations en réponse à une proposition de rectification après contrôle fiscal : délai de réponse, arguments, pièces et recours possibles.
Demande de rescrit fiscalModèle de demande de rescrit pour obtenir une position formelle de l'administration fiscale : faits, question posée et portée de la réponse.
Désignation du conducteur d'un véhicule de sociétéDésigner le salarié conducteur après un avis de contravention sur un véhicule de société : délai de 45 jours, amende, démarche en ligne.
Demande de renouvellement du bail commercialModèle de demande de renouvellement adressée au bailleur par le locataire commercial : moment de la demande, forme, réponse sous 3 mois et loyer renouvelé.
Convocation des associés à l'assemblée généraleConvocation des associés à l'assemblée d'approbation des comptes : ordre du jour, documents joints, délais fixés par la loi et les statuts.

Fournisseurs et partenaires

Résiliation d'un contrat fournisseurModèle de lettre de résiliation d'un contrat avec un fournisseur ou prestataire : clause de résiliation, préavis contractuel, date d'effet et restitution.
Contestation d'une facture fournisseurLettre de contestation d'une facture fournisseur erronée (prix, quantités, prestation non réalisée) : demande d'avoir, paiement de la partie non contestée.
Réclamation à un fournisseur pour livraison non conformeModèle de réclamation pour marchandises abîmées, manquantes ou non conformes : réserves au transporteur, délais de protestation et demande de remplacement.
Mise en demeure d'un fournisseur de livrerMise en demeure à un fournisseur qui ne livre pas ou n'exécute pas la prestation : délai ultime, pénalités contractuelles, résolution du contrat.
Demande de délai de paiement à un fournisseurModèle de demande d'échelonnement d'une facture fournisseur en cas de difficultés de trésorerie : calendrier proposé, engagement écrit et limites légales.
Notification de rupture d'une relation commerciale établieModèle de lettre mettant fin à une relation commerciale durable : préavis écrit suffisant, risque de rupture brutale, dommages et intérêts à éviter.
Demande de devis à un fournisseurModèle de demande de devis professionnelle : cahier des charges résumé, quantités, délais, conditions de paiement et date limite de réponse pour comparer.
Lettre de renégociation des tarifs fournisseurModèle de lettre pour renégocier les prix, remises ou délais de paiement d'un fournisseur : arguments chiffrés, volumes, concurrence et contrepartie.
Demande de documents de vigilance à un sous-traitantDemande des documents de vigilance (attestation Urssaf, Kbis) à un sous-traitant : seuil de 5 000 €, contrôle semestriel, solidarité.
Réponse négative à une offre de fournisseurRéponse négative à un devis ou à un appel d'offres privé : remerciement, motif général, maintien de la relation et documents reçus.
Demande d'avoir à un fournisseurModèle de demande d'avoir après un retour de marchandise, une remise oubliée ou une double facturation : références de facture, montant et imputation.

Commercial

Information des clients du changement d'adresse du siègeModèle de courrier informant clients et fournisseurs du transfert du siège ou des locaux : nouvelles coordonnées, date d'effet, factures.
Lettre d'information de cessation d'activitéLettre annonçant la cessation d'activité aux clients et partenaires : date d'arrêt, commandes en cours, garanties, factures et contact après fermeture.
Relance d'un devis sans réponseModèle de relance d'un prospect après envoi d'un devis : quand relancer, que rappeler (validité, conditions), comment proposer un échange sans insister.
Lettre de remerciement à un clientModèles de lettre de remerciement à un client après une première commande, un projet terminé ou des années de fidélité, avec une demande d'avis discrète.
Lettre d'accompagnement d'un devisModèle de courrier ou e-mail accompagnant l'envoi d'un devis : points clés de l'offre, durée de validité, acompte et modalités d'acceptation du client.
Lettre de prospection commercialeModèle de courrier de prospection pour entreprise ou indépendant : accroche ciblée, bénéfice concret, preuve et appel à l'action, règles RGPD en B2B.
Relance d'un prospect après un rendez-vousModèle de relance d'un prospect après un premier rendez-vous commercial : récapitulatif des besoins, proposition, prochaine étape et relance sans pression.
Lettre de proposition de partenariatModèle de lettre proposant un partenariat commercial ou un sponsoring : intérêt mutuel, contreparties, durée envisagée et proposition de rencontre.
Information des clients d'un changement de RIBCourrier annonçant de nouvelles coordonnées bancaires aux clients, avec les précautions contre la fraude au faux RIB et une procédure de confirmation.
Information des clients d'une cession de fonds de commerceModèle de lettre présentant le repreneur d'un fonds de commerce aux clients : date de transfert, contrats en cours, garanties et nouvelles coordonnées.
Invitation à un événement professionnelModèle d'invitation à une inauguration, un salon, des portes ouvertes ou un séminaire : informations pratiques, inscription et relance.
Lettre de vœux d'entrepriseExemples de lettre de vœux professionnelle à des clients, fournisseurs ou partenaires : bilan de l'année, remerciements et perspectives concrètes.
Demande d'avis ou de témoignage clientModèle de demande d'avis ou de témoignage à un client satisfait : moment opportun, lien de dépôt, autorisation de publication et règles sur les faux avis.