Information des clients du changement d'adresse du siège
Un transfert de siège social ou un déménagement des locaux doit être annoncé aux clients, fournisseurs et partenaires avant la date d'effet, pour éviter courriers perdus, livraisons à la mauvaise adresse et factures contestées. La lettre d'information précise la nouvelle adresse, la date d'effet, ce qui change (et ce qui ne change pas) pour le destinataire, et les nouvelles coordonnées de contact.
Le modèle ci-dessous s'adresse aux clients ; la variante, plus opérationnelle, s'adresse aux fournisseurs et prestataires, avec les consignes de livraison et de facturation.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
Remplir les champs
[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Courrier simple et e-mail
Objet : Changement d'adresse de [Raison sociale] à compter du [date d'effet]
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous informer que [Raison sociale] [transfère son siège social / déménage dans de nouveaux locaux] à compter du [date d'effet]. Notre nouvelle adresse sera :
[nouvelle adresse]
[nouveau code postal et ville]
Ce déménagement nous permettra de [bénéficier de locaux plus adaptés à notre activité / regrouper nos équipes / mieux vous accueillir]. [Nos numéros de téléphone et adresses électroniques restent inchangés. / Notre nouveau numéro de téléphone sera le nouveau numéro.]
Nous vous remercions de mettre à jour nos coordonnées dans vos fichiers et d'adresser à compter de cette date tout courrier et, le cas échéant, vos règlements par chèque à cette nouvelle adresse. Nos coordonnées bancaires, notre numéro SIREN et nos conditions commerciales ne sont pas modifiés.
[Pour permettre l'installation, notre accueil sera fermé du date au date ; nos équipes resteront joignables par e-mail.]
Nous vous remercions de votre confiance et vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : information des fournisseurs et prestataires
Remplir les champs
[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Service administration des ventes
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail et courrier simple
Objet : Nouvelle adresse de livraison et de facturation à compter du [date d'effet]
Madame, Monsieur,
À compter du [date d'effet], [Raison sociale] sera installée [nouvelle adresse, code postal et ville].
Merci de mettre à jour :
- l'adresse de facturation figurant sur vos factures, qui doit correspondre à notre nouvelle adresse [de siège / de facturation] ;
- l'adresse de livraison, avec les horaires de réception suivants : [horaires et consignes d'accès].
Les commandes en cours dont la livraison est prévue avant le [date d'effet] restent à livrer à notre ancienne adresse.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Quand envoyer la lettre de changement d'adresse ?
Idéalement un mois avant la date d'effet, avec un rappel quelques jours avant le déménagement. Pour les clients abonnés ou en contrat de longue durée, prévoyez un courrier papier en plus de l'e-mail : c'est souvent l'adresse figurant au contrat qui fait foi pour les notifications. Mettez à jour en parallèle votre site internet, vos fiches en ligne, vos signatures électroniques et vos modèles de documents.
Formalités légales du transfert de siège
- Décision de l'organe compétent selon la forme de la société et les statuts (gérant, président, assemblée des associés), puis mise à jour des statuts.
- Annonce légale dans un support habilité, et déclaration de modification sur le guichet unique des formalités d'entreprises.
- Pour un entrepreneur individuel, simple déclaration de modification sur le guichet unique.
- Mise à jour de l'adresse auprès des impôts, de l'Urssaf, de la banque, des assurances et des organismes de retraite.
Les factures doivent mentionner l'adresse du siège (ou l'adresse de l'entrepreneur) : n'utilisez les nouvelles coordonnées sur vos factures qu'à compter de la date d'effet du transfert. Vos contrats de bail et d'assurance des anciens locaux doivent être résiliés dans les délais, voir le congé du bail commercial.
Rassurer sur ce qui ne change pas
Un changement d'adresse suscite parfois des doutes chez les clients, notamment dans un contexte de fraude. Indiquez clairement que vos coordonnées bancaires restent inchangées : les escroqueries au faux changement de coordonnées s'appuient souvent sur un prétendu déménagement. Si vous changez aussi de banque, envoyez un courrier distinct et sécurisé, voir l'information de changement de RIB.
Transformer l'annonce en occasion de contact
Un déménagement est une occasion de reprendre contact avec des clients inactifs ou de montrer l'évolution de l'entreprise. Vous pouvez inviter vos meilleurs clients à découvrir les nouveaux locaux, voir l'invitation à un événement professionnel. Restez bref : l'information pratique doit rester lisible en quelques secondes.
Questions fréquentes
Faut-il informer les clients d'un transfert de siège s'il n'y a pas de déménagement physique ?
Oui, dès lors que l'adresse du siège figure sur vos factures, devis et contrats. Même si l'activité reste exercée au même endroit (par exemple en cas de domiciliation), les documents commerciaux doivent refléter la nouvelle adresse du siège.
Le changement d'adresse modifie-t-il le numéro SIRET ?
Oui pour l'établissement : un nouvel établissement reçoit un nouveau numéro SIRET, alors que le numéro SIREN de l'entreprise reste identique. Pensez à communiquer le nouveau SIRET aux clients publics et aux plateformes de facturation électronique.
Faut-il un courrier recommandé ?
Non, un courrier simple ou un e-mail suffit pour une information commerciale. Le recommandé peut être utile pour les cocontractants dont le contrat prévoit que les notifications sont adressées au siège, afin d'éviter tout litige sur la validité d'une notification ultérieure.