Réponse positive à une candidature de stage
Accepter un stagiaire, c'est s'engager dans une relation encadrée par le Code de l'éducation : le stage n'est possible qu'avec une convention de stage tripartite signée par l'établissement d'enseignement, l'entreprise et l'étudiant, avant le début du stage. La réponse positive confirme donc l'accord de l'entreprise et lance les démarches : dates, tuteur, missions, gratification éventuelle et coordonnées pour la convention.
Le modèle principal répond favorablement à une candidature de stage ; la variante, plus courte, confirme un stage d'observation de courte durée pour un collégien ou lycéen.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Prénom Nom du candidat]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Votre candidature de stage – réponse favorable
[Madame / Monsieur] [Nom du candidat],
Nous avons le plaisir de vous confirmer que votre candidature pour un stage au sein de [service] de [Raison sociale] a été retenue.
Ce stage se déroulera du [date de début du stage] au [date de fin du stage], à [lieu du stage], à raison de [durée hebdomadaire de présence] heures par semaine. Vous serez encadré(e) par [Prénom Nom], [fonction], qui sera votre tuteur(rice). Vos principales missions seront : [mission 1], [mission 2] et [mission 3].
[La durée du stage étant supérieure à deux mois, vous percevrez une gratification de montant euros par mois, calculée selon le nombre d'heures de présence / Ce stage, d'une durée inférieure ou égale à deux mois, ne donne pas lieu à gratification obligatoire.] [Vous bénéficierez également de avantages : titres-restaurant, remboursement de 50 % de l'abonnement de transport.]
Afin d'établir la convention de stage, nous vous remercions de transmettre à votre établissement les coordonnées suivantes : [Raison sociale], SIRET [numéro SIRET], représentée par [Prénom Nom], [fonction] ; tuteur : [Prénom Nom], [E-mail]. Votre stage ne pourra débuter qu'après la signature de la convention par les trois parties.
Nous nous réjouissons de vous accueillir et vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Variante : stage d'observation de collège ou de lycée
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Objet : Accueil pour votre stage d'observation
Bonjour [prénom de l'élève],
Nous acceptons avec plaisir de t'accueillir pour ton stage d'observation du [date de début] au [date de fin], au sein de [service]. [Prénom Nom] sera ton tuteur ou ta tutrice ; horaires : [horaires].
Pour que la convention soit établie, peux-tu transmettre à ton établissement nos coordonnées : [Raison sociale], [adresse], représentée par [Prénom Nom], [E-mail] ?
À bientôt,
[Prénom Nom], [Fonction]
La convention de stage : un préalable obligatoire
Tout stage en entreprise d'un élève ou d'un étudiant fait l'objet d'une convention signée par l'établissement d'enseignement, l'organisme d'accueil et le stagiaire (et son représentant légal s'il est mineur). Elle précise notamment les activités confiées, les dates, la durée hebdomadaire de présence, la gratification, les modalités d'encadrement et d'évaluation. Elle doit être signée avant le début du stage.
Un stage sans convention, ou dont les missions correspondent à un emploi permanent, expose l'entreprise à une requalification en contrat de travail.
Gratification : quand est-elle obligatoire ?
- Obligatoire lorsque le stage dure plus de deux mois consécutifs ou non au cours d'une même année d'enseignement (plus de 44 jours à raison de 7 heures par jour, selon le décompte en heures de présence).
- Montant minimal horaire fixé par la réglementation, égal à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale ; une convention de branche peut prévoir davantage.
- Versée mensuellement, dès le premier jour, au prorata des heures de présence.
- Exonérée de cotisations sociales dans la limite de ce montant minimal.
Le stagiaire bénéficie aussi de l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés, et de la prise en charge partielle des frais de transport public.
Limites légales à respecter
- Durée maximale de 6 mois par stagiaire dans une même entreprise, par année d'enseignement.
- Nombre de stagiaires limité en fonction de l'effectif de l'entreprise, et nombre de stagiaires suivis par un même tuteur plafonné.
- Délai de carence entre deux stagiaires sur un même poste, égal au tiers de la durée du stage précédent.
- Interdiction de confier au stagiaire une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, de remplacer un salarié absent ou de faire face à un accroissement temporaire d'activité.
Préparer l'accueil et la fin du stage
Inscrivez le stagiaire dans une partie spécifique du registre unique du personnel, préparez son accueil comme pour un salarié (poste, accès, référent) et fixez des objectifs clairs. À la fin du stage, remettez-lui une attestation de stage, obligatoire. Pour un candidat que vous ne pouvez pas accueillir, voir la réponse négative à une candidature.
Questions fréquentes
Un stagiaire a-t-il droit à des congés ?
Pour les stages de plus de deux mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence. Le stagiaire bénéficie aussi des mêmes congés et autorisations d'absence que les salariés en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption.
Peut-on accueillir un stagiaire qui a terminé ses études ?
Non. Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique : il faut être inscrit dans un établissement d'enseignement qui signe la convention. Un jeune diplômé doit être recruté par un contrat de travail ou un dispositif d'insertion.
Le stagiaire est-il soumis aux horaires de l'entreprise ?
Oui, il suit les règles de l'entreprise en matière de durée de présence, de repos et de jours fériés, dans les limites prévues pour les salariés. Sa présence de nuit ou le dimanche et les jours fériés est encadrée ; la convention précise ses horaires.
Textes de référence
- Code de l'éducation, articles L124-1 et suivants (stages en milieu professionnel)
- Code de l'éducation, article L124-6 (gratification des stages de plus de deux mois)
- Code de l'éducation, article D124-8 (montant horaire minimal de la gratification)