Demande de documents de vigilance à un sous-traitant

Mis à jour le · Entreprises

Toute entreprise qui conclut un contrat d'un montant d'au moins 5 000 € hors taxes avec un sous-traitant ou un prestataire doit vérifier que celui-ci est en règle au regard du travail dissimulé. Cette obligation de vigilance impose de se faire remettre certains documents lors de la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution.

À défaut, le donneur d'ordre peut être tenu solidairement au paiement des impôts, cotisations sociales et salaires dus par un sous-traitant condamné pour travail dissimulé. Le modèle ci-dessous demande les documents de vigilance à la signature ; la variante sert au renouvellement semestriel.

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Objet : Documents de vigilance – contrat [référence du contrat ou du devis]

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions de votre [proposition / devis] du [date du devis] relatif à [nature de la prestation], d'un montant de [montant HT] € HT, que nous envisageons de retenir.

Conformément aux articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail, nous devons, avant la conclusion du contrat, vérifier que votre entreprise s'acquitte de ses obligations déclaratives et de paiement. Nous vous remercions de nous transmettre les documents suivants :
– une attestation de vigilance délivrée par l'Urssaf (ou la MSA) datant de moins de 6 mois ;
– un extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au registre national des entreprises de moins de 3 mois, ou tout document prévu par la réglementation pour les entreprises en cours d'immatriculation ;
– [si vous employez des salariés étrangers soumis à autorisation de travail : la liste nominative de ces salariés, précisant leur date d'embauche, leur nationalité et le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail].

Nous vous serons reconnaissants de nous faire parvenir ces documents avant le [date limite], afin que nous puissions signer le contrat et fixer le démarrage de la prestation au [date de démarrage prévue].

Nous vous informons que ces documents vous seront à nouveau demandés tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du contrat.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
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Variante : relance semestrielle en cours de contrat

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Objet : Mise à jour semestrielle des documents de vigilance

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de notre contrat [référence du contrat] en cours d'exécution, nous devons, tous les six mois, vérifier à nouveau votre situation. Votre attestation de vigilance actuellement en notre possession est datée du [date de la dernière attestation].

Nous vous remercions de nous adresser avant le [date limite] une attestation de vigilance Urssaf datant de moins de 6 mois [ainsi que la liste actualisée des salariés étrangers soumis à autorisation de travail].

À défaut de réception dans ce délai, nous serions contraints de suspendre les paiements à venir jusqu'à régularisation, [conformément à l'article numéro de l'article du contrat].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Qui est concerné par l'obligation de vigilance ?

  • Montant : tout contrat portant sur une obligation d'au moins 5 000 € HT, qu'il s'agisse d'un contrat unique ou de plusieurs commandes successives avec le même prestataire atteignant ce montant.
  • Objet : exécution d'un travail, fourniture d'une prestation de services ou accomplissement d'un acte de commerce.
  • Cocontractants : sous-traitants, prestataires et fournisseurs de services, quel que soit leur statut (société, entrepreneur individuel, micro-entrepreneur).
  • Particuliers : un particulier qui fait appel à un professionnel pour ses besoins personnels n'est pas soumis à la vérification semestrielle, mais peut voir sa responsabilité engagée en cas de recours à un travailleur dissimulé.

Vérifier l'authenticité de l'attestation Urssaf

Il ne suffit pas de recevoir l'attestation de vigilance : le donneur d'ordre doit vérifier son authenticité sur le site de l'Urssaf, à l'aide du code de sécurité qu'elle comporte. Conservez une trace de cette vérification avec la date.

Contrôlez aussi que l'attestation correspond bien au SIREN du cocontractant et qu'elle date de moins de 6 mois au moment de la remise. Une attestation incomplète ou périmée ne libère pas de l'obligation.

Quelles sanctions en cas de manquement ?

Si le sous-traitant est verbalisé pour travail dissimulé et que le donneur d'ordre n'a pas procédé aux vérifications, ce dernier peut être tenu solidairement au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires, des pénalités et majorations, ainsi que des rémunérations et indemnités dues aux salariés, dans la limite prévue par les textes. Il peut aussi perdre le bénéfice de certaines exonérations ou réductions de cotisations sociales.

La vigilance est également exigée à l'égard des sous-traitants de rang suivant lorsque le donneur d'ordre est informé d'une situation irrégulière : il doit alors enjoindre son cocontractant de faire cesser la situation.

Organiser le suivi des documents

  1. Prévoyez dans le contrat une clause imposant la remise des documents et la suspension des paiements en cas de manquement.
  2. Tenez un tableau de suivi des dates de validité par fournisseur.
  3. Utilisez, si le volume le justifie, une plateforme de collecte dématérialisée.
  4. En cas de refus persistant, ne commencez pas ou suspendez la prestation, et envisagez la résiliation du contrat de prestation.

Pour les marchés du BTP, la sous-traitance est en outre encadrée par la loi du 31 décembre 1975 (acceptation du sous-traitant et agrément des conditions de paiement par le maître d'ouvrage).

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur doit-il fournir une attestation de vigilance ?

Oui, dès que le contrat atteint 5 000 € HT. Le micro-entrepreneur obtient son attestation dans son espace en ligne Urssaf. S'il vient de débuter son activité, il fournit l'attestation disponible ou les documents prévus pour les entreprises nouvellement créées.

Faut-il demander les documents pour un contrat de 4 000 € ?

Pas au titre de l'obligation légale si le montant total du contrat reste inférieur à 5 000 € HT. Attention toutefois au cumul : plusieurs commandes au même prestataire peuvent faire franchir le seuil. La vérification reste une bonne pratique quel que soit le montant.

Le prestataire étranger est-il concerné ?

Oui, avec des documents adaptés : documents attestant de la régularité de sa situation sociale dans son pays, immatriculation, et, en cas de détachement de salariés en France, respect des formalités de déclaration préalable de détachement. Vérifiez la liste réglementaire applicable.

Textes de référence

  • Code du travail, articles L8222-1 et L8222-2 (obligation de vigilance et solidarité financière)
  • Code du travail, article D8222-5 (documents à remettre par le cocontractant établi en France)
  • Code de la sécurité sociale, article L243-15 (attestation de vigilance)
  • Loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance