Réponse négative à une candidature

Ce qu'il ne faut jamais écrire dans une réponse négative

Le Code du travail interdit d'écarter un candidat en raison de l'un des critères de discrimination prévus par la loi. La lettre de refus est la première pièce qu'un candidat évincé produira devant le Défenseur des droits ou le conseil de prud'hommes. Évitez notamment :

• « Nous recherchons un profil plus junior / plus jeune / plus disponible » (âge, situation de famille) ;
• « Le poste implique des déplacements difficilement compatibles avec votre situation » ;
• toute allusion à l'apparence, à l'accent, au lieu de résidence, à la santé, à une grossesse, à l'activité syndicale ;
• « Vous êtes surqualifié(e) » sans lien démontrable avec les exigences du poste.

Un motif neutre et objectif (expérience d'un autre candidat plus proche des besoins, compétence technique précise) suffit. Vous n'êtes pas tenu de motiver davantage.

RGPD : que faire des CV des candidats non retenus ?

Les données d'un candidat ne peuvent être conservées que pour une durée limitée et proportionnée. La CNIL recommande de supprimer le dossier à l'issue du recrutement ou, si vous souhaitez le garder dans un vivier, de l'en informer et de ne pas le conserver plus de 2 ans après le dernier contact, sauf accord du candidat pour une durée plus longue.

Le candidat peut demander l'accès à ses données, y compris aux notes d'entretien le concernant, et leur suppression. Rédigez donc vos notes de manière factuelle : elles peuvent lui être communiquées.

Quand et comment envoyer la lettre de refus ?

• Candidature spontanée ou non retenue sur dossier : une réponse dans les deux à trois semaines est une bonne pratique.
• Candidat reçu en entretien : répondez dès que le recrutement est finalisé, c'est-à-dire après l'acceptation de la promesse d'embauche par le candidat retenu. Un refus prématuré vous prive d'un second choix.
• Un e-mail personnalisé suffit ; la lettre papier se justifie pour un candidat reçu plusieurs fois ou un recrutement de cadre dirigeant.
• Adressez chaque refus individuellement : pas de copie visible à plusieurs candidats, qui divulgue leurs noms et adresses.

Le candidat demande les raisons du refus

Vous n'êtes pas obligé de détailler votre choix. Un retour constructif est toutefois apprécié et renforce votre marque employeur : parlez de compétences, d'expérience, de maîtrise d'un outil, jamais de personnalité ou de « feeling ».

Si le candidat soupçonne une discrimination, il lui appartient de présenter des éléments de fait laissant la supposer ; l'employeur doit alors prouver que sa décision reposait sur des éléments objectifs. Conservez les grilles d'évaluation et les critères de sélection fixés avant les entretiens.

Refus de candidature interne

Pour un salarié déjà en poste qui postule à une mobilité, le refus se fait de préférence lors d'un échange oral, confirmé par écrit, en indiquant les compétences à développer et les formations envisageables. Ce retour peut alimenter l'entretien professionnel, consacré aux perspectives d'évolution.