Convocation à entretien préalable au licenciement

Quel délai entre la convocation et l'entretien préalable ?

L'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre. Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés. Le jour de la présentation ne compte pas.

Exemple : lettre présentée le lundi, les 5 jours ouvrables sont mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi ; l'entretien peut se tenir au plus tôt le lundi suivant. Si un jour férié tombe dans la période, décalez d'autant. Retenez la date de première présentation par La Poste, pas celle du retrait par le salarié.

Pour un licenciement disciplinaire, la convocation doit en outre être envoyée dans les 2 mois suivant le jour où l'employeur a eu connaissance des faits, sauf poursuites pénales engagées dans ce délai.

Les mentions obligatoires de la convocation

• L'objet : un licenciement est envisagé. Le motif n'a pas à être détaillé dans la lettre ; il sera exposé pendant l'entretien.
• La date, l'heure et le lieu précis de l'entretien, en principe sur le lieu de travail ou au siège de l'entreprise.
• La possibilité de se faire assister : par un membre du personnel ; et, en l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise, aussi par un conseiller du salarié.
• Dans ce dernier cas, l'adresse de l'inspection du travail et de la mairie où la liste des conseillers peut être consultée.

L'omission de la mention relative au conseiller du salarié est une irrégularité fréquente. Elle expose l'employeur à une indemnité pouvant aller jusqu'à un mois de salaire, voire davantage si elle s'ajoute à d'autres manquements.

Cas particuliers à anticiper

• Salarié protégé (élu du CSE, délégué syndical, conseiller du salarié…) : le licenciement nécessite l'autorisation de l'inspection du travail, avec une procédure spécifique incluant souvent la consultation du CSE.
• Faute grave nécessitant l'éloignement immédiat : la convocation peut être accompagnée d'une mise à pied conservatoire, mentionnée dans la même lettre ou notifiée juste avant.
• Salarié en arrêt maladie : la convocation reste possible, mais le motif ne peut jamais être l'état de santé. Proposez un horaire compatible avec les heures de sortie autorisées ou acceptez une représentation par écrit.
• Licenciement économique : l'entretien préalable est aussi obligatoire pour un licenciement individuel, avec des règles propres (proposition du contrat de sécurisation professionnelle).

Après l'entretien : délais pour notifier le licenciement

La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de 2 jours ouvrables après la date de l'entretien. En matière disciplinaire, elle doit aussi partir au plus tard un mois après l'entretien, faute de quoi la sanction ne peut plus être prononcée.

Si le salarié ne se présente pas, la procédure se poursuit normalement : l'entretien est une faculté pour lui. S'il demande un report pour un motif sérieux et que vous l'accordez, envoyez une nouvelle convocation ; le délai d'un mois court alors à partir de la nouvelle date. Voir le modèle de lettre de licenciement pour cause réelle et sérieuse.

Erreurs de procédure les plus fréquentes

• Écrire que le licenciement est décidé : l'employeur doit seulement l'envisager avant d'avoir entendu le salarié. Une décision prise d'avance peut rendre le licenciement abusif.
• Compter en jours calendaires ou à partir de la date d'envoi au lieu de la présentation.
• Faire assister l'employeur par une personne extérieure à l'entreprise (avocat, expert-comptable) : c'est interdit.
• Remettre la lettre en main propre sans faire signer une décharge datée.