Confirmation écrite d'un accord de paiement

Mis à jour le · Entreprises

Un client en difficulté propose au téléphone de régler sa dette en plusieurs fois ? Un accord oral est difficile à prouver et laisse place à l'interprétation. La lettre de confirmation d'un échéancier de paiement fixe par écrit le montant total reconnu, les dates et montants de chaque versement et la déchéance du terme en cas d'incident. Retournée signée par le client, elle vaut reconnaissance de dette et interrompt la prescription.

Le modèle ci-dessous confirme un échéancier accordé à un client professionnel ; la variante confirme une simple promesse de paiement à date fixe.

Modèle à personnaliser

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du destinataire]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception, copie par e-mail

Objet : Confirmation de l'échéancier de paiement convenu le [date de l'accord]

Madame, Monsieur,

Nous faisons suite à notre entretien téléphonique du [date de l'accord] avec [Prénom Nom de l'interlocuteur], au cours duquel vous avez reconnu nous devoir la somme de [montant total] € TTC au titre des factures suivantes : [numéros, dates et montants des factures].

Compte tenu des difficultés que vous nous avez exposées, nous avons accepté que cette somme soit réglée selon l'échéancier suivant :
– [montant de la 1re échéance] € au plus tard le [date de la 1re échéance] ;
– [montant de la 2e échéance] € au plus tard le [date de la 2e échéance] ;
– [montant de la 3e échéance] € au plus tard le [date de la 3e échéance].

Les règlements seront effectués par [virement sur notre compte IBAN IBAN de l'entreprise / prélèvement / chèque], en rappelant les références des factures concernées.

À titre commercial, nous renonçons aux pénalités de retard et à l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, sous réserve du strict respect de cet échéancier. À défaut de paiement d'une seule échéance à sa date, et huit jours après une mise en demeure restée sans effet, la totalité des sommes restant dues deviendra immédiatement exigible, majorée des pénalités de retard prévues à nos conditions générales et de l'indemnité forfaitaire de 40 € par facture, et nous engagerons une procédure de recouvrement.

Nous vous remercions de nous retourner un exemplaire de la présente lettre revêtu de votre signature précédée de la mention « Bon pour accord sur l'échéancier et reconnaissance de la dette de », suivie du montant écrit de sa main en chiffres et en toutes lettres, avant le [date limite de retour].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Bon pour accord – signature du client et cachet :

Variante : confirmation d'une promesse de paiement unique

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]

[Nom de l'entreprise]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]

[Ville], le [Date]

E-mail et courrier simple

Objet : Votre engagement de paiement – facture n° [numéro de facture]

Madame, Monsieur,

Lors de notre échange du [date de l'échange], vous vous êtes engagé(e) à régler au plus tard le [date promise] la facture n° [numéro de facture] du [date de facture], d'un montant de [montant TTC] € TTC, échue depuis le [date d'échéance].

Nous prenons bonne note de cet engagement. Sans règlement à cette date, nous vous adresserons une mise en demeure et appliquerons les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues à nos conditions générales.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Pourquoi confirmer par écrit un échéancier de paiement ?

  • Preuve de l'accord : dates, montants et conditions ne peuvent plus être discutés.
  • Reconnaissance de dette : signée par le client, elle facilite une procédure d'injonction de payer si l'échéancier n'est pas respecté.
  • Interruption de la prescription : la reconnaissance par le débiteur du droit du créancier fait repartir un nouveau délai de prescription.
  • Déchéance du terme : sans clause expresse, un retard sur une échéance ne rend pas automatiquement exigible la totalité de la dette.

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire

Entre professionnels, toute facture payée en retard fait courir de plein droit des pénalités de retard au taux prévu par les conditions générales, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture. Vous pouvez y renoncer pour faciliter l'accord, mais écrivez-le clairement et conditionnez la renonciation au respect de l'échéancier. Voir les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire.

Avec un client particulier, l'indemnité forfaitaire de 40 € ne s'applique pas ; seuls les intérêts prévus au contrat ou les intérêts au taux légal après mise en demeure peuvent être réclamés.

Construire un échéancier réaliste

  1. Demandez au client ce qu'il peut réellement payer chaque mois plutôt que de lui imposer un calendrier intenable.
  2. Privilégiez un premier versement rapide et significatif : il teste la bonne foi.
  3. Limitez la durée : au-delà de quelques mois, le risque de défaillance augmente.
  4. Choisissez un moyen de paiement traçable, idéalement le prélèvement.
  5. Suspendez, si nécessaire, les nouvelles livraisons à crédit jusqu'au règlement complet.

Si le client ne respecte pas l'échéancier

Envoyez une mise en demeure de payer visant la clause de déchéance du terme, puis engagez la procédure de recouvrement adaptée. Si le client fait l'objet d'une procédure collective (sauvegarde, redressement, liquidation), les paiements s'arrêtent et vous devez déclarer votre créance dans le délai légal : voir la déclaration de créance.

Questions fréquentes

L'échéancier est-il valable si le client ne le signe pas ?

La lettre reste une preuve de ce que vous avez accordé, et un paiement conforme de la première échéance vaut commencement d'exécution. Mais sans signature, la reconnaissance de dette et la clause de déchéance du terme sont plus fragiles. Relancez pour obtenir le bon pour accord.

Peut-on accorder un échéancier et garder les pénalités ?

Oui. L'échéancier n'emporte pas renonciation aux pénalités, sauf si vous l'écrivez. Vous pouvez aussi prévoir une renonciation partielle, par exemple l'abandon des pénalités mais le maintien de l'indemnité forfaitaire.

Un échéancier modifie-t-il les délais de paiement légaux ?

Il s'agit d'un aménagement ponctuel d'une dette échue, non d'un délai de paiement contractuel. Il doit rester exceptionnel : des délais structurellement plus longs que les plafonds légaux entre professionnels pourraient être sanctionnés par l'administration.

Textes de référence

  • Code de commerce, article L441-10 (pénalités de retard et indemnité forfaitaire)
  • Code civil, article 2240 (interruption de la prescription par la reconnaissance du débiteur)
  • Code civil, article 1376 (reconnaissance de dette)