Proposition de règlement amiable d'un impayé

Mis à jour le · Entreprises

Avant d'engager une procédure judiciaire contre un client qui ne paie pas, proposer un règlement amiable est souvent plus rapide et moins coûteux. La lettre de proposition de règlement amiable d'un impayé offre au débiteur une porte de sortie : abandon partiel des pénalités, échéancier, voire réduction de la créance si elle est discutée, en échange d'un engagement ferme et daté. Lorsque chaque partie fait des concessions pour mettre fin à un différend, l'accord peut prendre la forme d'un protocole transactionnel.

Le modèle ci-dessous formule une proposition à un client débiteur ; la variante propose de recourir à un conciliateur de justice ou à un médiateur.

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
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[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Proposition de règlement amiable – factures impayées

[Madame / Monsieur],

Malgré nos relances des [dates des relances] et notre mise en demeure du [date de la mise en demeure], les factures suivantes restent impayées : [numéros, dates et montants des factures], soit un principal de [montant principal] € TTC, auquel s'ajoutent [montant des pénalités] € de pénalités de retard et [montant des indemnités forfaitaires] € d'indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement.

Avant d'engager une procédure judiciaire, nous souhaitons vous proposer de régler ce différend à l'amiable, aux conditions suivantes :
– vous réglez l'intégralité du principal, soit [montant principal] €, selon l'échéancier suivant : [dates et montants des échéances] ;
– en contrepartie, nous renonçons [à la totalité / à pourcentage % ] des pénalités de retard et des indemnités forfaitaires ;
– [le cas échéant, si une partie de la créance est contestée : nous acceptons de ramener le montant de la facture numéro à montant €, en règlement du désaccord portant sur objet du désaccord].

Cette proposition est valable jusqu'au [date limite de la proposition]. En cas d'accord, nous vous adresserons un protocole reprenant ces conditions, à signer par les deux parties. Le non-respect d'une seule échéance rendra immédiatement exigible la totalité des sommes initialement dues, pénalités comprises.

À défaut de réponse dans ce délai, nous saisirons la juridiction compétente pour obtenir le paiement de l'intégralité des sommes dues, sans autre avis.

Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Variante : proposition de conciliation ou de médiation

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]

[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Proposition de recours à un conciliateur – facture n° [numéro de facture]

[Madame / Monsieur],

Nous restons en désaccord sur le règlement de la facture n° [numéro de facture] du [date de facture], d'un montant de [montant TTC] € TTC, que vous contestez au motif que [motif invoqué par le client].

Plutôt que de saisir directement le tribunal, nous vous proposons de soumettre ce différend à [un conciliateur de justice / le médiateur des entreprises / un médiateur choisi d'un commun accord], afin de rechercher une solution acceptable pour les deux parties.

Nous vous remercions de nous faire savoir avant le [date limite de réponse] si vous acceptez cette démarche. À défaut, nous engagerons la procédure judiciaire adaptée.

Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Proposition amiable, échéancier ou transaction ?

  • Simple échéancier : la dette n'est pas discutée, le client demande du temps. Une confirmation d'échéancier suffit.
  • Proposition de règlement amiable : vous faites un geste (pénalités, frais) pour obtenir un paiement rapide et certain.
  • Protocole transactionnel : il existe une contestation, et les deux parties font des concessions réciproques pour y mettre fin. Rédigée par écrit, la transaction empêche ensuite toute action en justice ayant le même objet.

Une transaction sans concession réelle de l'une des parties peut être remise en cause. Si le client ne conteste rien, ne parlez pas de transaction : un échéancier avec abandon conditionnel des pénalités est plus adapté.

Ce que doit contenir le protocole d'accord

  1. Identité des parties et rappel du différend (factures, contestation éventuelle).
  2. Concessions de chaque partie : montant accepté, pénalités abandonnées, prestation complémentaire, renonciation à une réclamation.
  3. Modalités de paiement : dates, montants, moyen de paiement.
  4. Clause de déchéance du terme en cas d'impayé.
  5. Renonciation réciproque à toute action ayant le même objet, une fois l'accord exécuté.
  6. Date, signatures et nombre d'exemplaires originaux.

Pour obtenir un titre exécutoire sans nouveau procès, l'accord peut être soumis à l'homologation du juge. Pour des montants importants, faites relire le protocole par un avocat.

Conciliateur de justice et médiateur : des recours gratuits ou peu coûteux

Le conciliateur de justice intervient gratuitement ; il peut être saisi directement, en mairie ou en ligne. Pour les litiges relevant du tribunal judiciaire n'excédant pas 5 000 €, une tentative de résolution amiable (conciliation, médiation ou procédure participative) est en principe obligatoire avant la saisine du juge, sauf exceptions.

Entre entreprises, le médiateur des entreprises, service public gratuit, peut être saisi pour un différend contractuel, notamment un retard de paiement. Si le client est un consommateur, il peut de son côté saisir le médiateur de la consommation que vous avez désigné.

Si le débiteur refuse ou ne répond pas

La proposition amiable, restée sans suite, démontre votre bonne foi devant le juge. Pour une créance non contestée, la procédure d'injonction de payer est la voie la plus rapide. Si le client est placé en procédure collective, cessez toute démarche individuelle et procédez à la déclaration de créance dans le délai légal.

Questions fréquentes

Renoncer aux pénalités est-il définitif ?

Seulement si vous l'écrivez ainsi. Il est préférable de conditionner la renonciation au respect intégral de l'échéancier : en cas d'impayé, les pénalités et indemnités initialement dues redeviennent exigibles, ce qui incite le débiteur à tenir ses engagements.

La proposition amiable peut-elle être utilisée contre moi en justice ?

Proposer un geste commercial ne vaut pas reconnaissance que votre créance est mal fondée. Formulez toutefois la proposition comme une concession consentie pour éviter un procès, et non comme l'aveu d'une erreur de facturation, sauf si c'est effectivement le cas.

Un protocole transactionnel doit-il être enregistré ?

Non, il n'a pas à être déposé ni enregistré pour être valable entre les parties. Conservez les originaux signés : ils serviront de preuve et, le cas échéant, de base à une demande d'homologation ou d'exécution.

Textes de référence

  • Code civil, articles 2044 et 2052 (transaction)
  • Code de procédure civile, article 750-1 (tentative préalable de règlement amiable)
  • Code de commerce, article L441-10 (pénalités de retard et indemnité forfaitaire)