Lettre de confirmation d'embauche
La lettre de confirmation d'embauche annonce officiellement au candidat retenu qu'il est recruté et récapitule les conditions convenues : poste, date d'arrivée, lieu, rémunération, durée du travail, période d'essai. Elle précède généralement la signature du contrat de travail et sert à préparer l'arrivée (pièces à fournir, premier jour).
Attention : dès lors qu'elle précise l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonction, une telle lettre peut valoir offre de contrat de travail, voire contrat, si le candidat l'accepte. Le modèle ci-dessous confirme un accord déjà conclu oralement ; la variante sert de réponse écrite à un candidat qui a accepté une promesse d'embauche.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Prénom Nom du candidat]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail avec lettre en pièce jointe, ou courrier simple
Objet : Confirmation de votre embauche au poste de [intitulé du poste]
[Madame / Monsieur] [Nom du candidat],
À la suite de nos entretiens, nous avons le plaisir de vous confirmer votre recrutement au sein de [Raison sociale] au poste de [intitulé du poste], dans le cadre d'un [contrat à durée indéterminée / contrat à durée déterminée de durée, motif].
Les principales conditions de votre embauche sont les suivantes :
- date de prise de fonctions : le [date d'embauche], à [heure], au [lieu de travail] ;
- classification : [statut, niveau ou coefficient] selon la convention collective [nom de la convention collective] ;
- rémunération brute : [montant] euros [par mois / par an], sur [nombre] mois ;
- durée du travail : [nombre] heures par semaine [ou forfait de nombre jours par an] ;
- période d'essai : [durée], renouvelable [une fois / non renouvelable] dans les conditions prévues par le contrat.
Votre contrat de travail vous sera remis pour signature [le jour de votre arrivée / d'ici le date]. Afin de préparer votre dossier, nous vous remercions de nous transmettre avant le [date limite] : une copie de votre pièce d'identité [ou de votre titre de séjour autorisant à travailler], votre attestation de droits à l'Assurance maladie, un RIB et [autres pièces : diplômes, permis de conduire].
Le premier jour, vous serez accueilli(e) par [Prénom Nom du référent], [fonction], qui vous présentera l'équipe et votre programme d'intégration.
Nous nous réjouissons de vous compter parmi nous et vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : prise d'acte de l'acceptation d'une promesse d'embauche
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Prénom Nom du candidat]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Votre acceptation de notre proposition d'embauche
[Madame / Monsieur] [Nom du candidat],
Nous avons bien reçu le [date de réception] votre acceptation de la promesse d'embauche que nous vous avions adressée le [date de la promesse] pour le poste de [intitulé du poste].
Nous vous confirmons votre arrivée le [date d'embauche]. Les conditions prévues dans la promesse restent inchangées. Vous recevrez prochainement votre contrat de travail ainsi que les informations pratiques pour votre premier jour.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Confirmation d'embauche et promesse d'embauche : quelle différence ?
Juridiquement, ce n'est pas le titre du document qui compte, mais son contenu. Depuis 2017, la Cour de cassation distingue l'offre de contrat de travail (proposition précisant l'emploi, la rémunération et la date d'entrée, que l'employeur peut rétracter tant qu'elle n'est pas parvenue au candidat ou avant l'expiration du délai laissé pour répondre) et la promesse unilatérale (qui accorde au candidat un droit d'option : sa rétractation n'empêche pas la formation du contrat).
Une lettre qui confirme un accord déjà donné par le candidat forme en pratique le contrat de travail. Rompre ensuite la relation avant l'arrivée s'analyse en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Pour une proposition formelle, voir la promesse d'embauche.
Mentions à faire figurer
- Intitulé du poste, type de contrat et, pour un CDD, motif et durée.
- Date, heure et lieu de prise de fonctions.
- Classification et convention collective applicable.
- Rémunération brute et éléments variables éventuels.
- Durée du travail ou forfait.
- Période d'essai et possibilité de renouvellement : elles doivent être expressément prévues dans la lettre d'engagement ou le contrat pour être opposables.
Depuis fin 2023, l'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales de la relation de travail, dans des délais courts après l'embauche (7 jours pour les informations essentielles, un mois pour les autres). Une lettre de confirmation précise facilite le respect de cette obligation.
Formalités avant l'arrivée du salarié
- Effectuer la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'Urssaf, au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche et au plus tard avant la prise de poste.
- Pour un salarié étranger non ressortissant de l'Union européenne, vérifier l'authenticité de son titre de séjour auprès de la préfecture avant l'embauche.
- Organiser la visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail, dans les délais applicables au poste.
- Préparer le contrat, l'inscription au registre unique du personnel et l'affiliation aux régimes de prévoyance et de mutuelle.
Pour préparer l'intégration, envoyez ensuite une lettre d'accueil avec le programme de la première semaine.
Erreurs à éviter
- Annoncer une rémunération ou un statut différents de ceux du futur contrat : le salarié pourra se prévaloir de la lettre.
- Oublier de mentionner la période d'essai : sans stipulation écrite, elle ne s'applique pas.
- Confirmer une embauche sous réserve d'une condition non écrite (obtention d'un financement, d'un client) : si elle ne se réalise pas, la rupture sera coûteuse.
- Demander des pièces sans lien avec l'emploi (relevé bancaire, extrait de casier judiciaire sans justification liée au poste).
Questions fréquentes
Une confirmation d'embauche par e-mail a-t-elle une valeur juridique ?
Oui. Un courriel précisant le poste, la rémunération et la date d'entrée peut constituer une offre ou une promesse d'embauche, au même titre qu'une lettre. Relisez-le avec la même attention qu'un courrier signé avant de l'envoyer.
Peut-on revenir sur une confirmation d'embauche ?
Si le candidat a accepté, le contrat est formé : y renoncer revient à licencier le salarié, avec les indemnités correspondantes, même s'il n'a jamais travaillé. Une simple offre non encore acceptée peut être retirée, mais le retrait peut engager la responsabilité de l'entreprise s'il est tardif ou abusif.
La confirmation d'embauche remplace-t-elle le contrat de travail ?
Pour un CDI à temps plein, aucun écrit n'est légalement imposé, mais un contrat reste indispensable pour fixer les clauses utiles (période d'essai, mobilité, confidentialité). Pour un CDD ou un temps partiel, le contrat écrit est obligatoire avec des mentions précises.
Textes de référence
- Cour de cassation, chambre sociale, 21 septembre 2017, n° 16-20.103 et 16-20.104 (offre et promesse unilatérale de contrat de travail)
- Code du travail, article L1221-10 (déclaration préalable à l'embauche)
- Code du travail, article L1221-5-1 (informations remises au salarié)
- Code du travail, article L1221-23 (stipulation expresse de la période d'essai)