Dernière relance avant mise en demeure
La dernière relance avant mise en demeure est l'ultimatum amiable adressé à un client qui n'a réagi à aucun rappel. Elle annonce clairement qu'à défaut de paiement à une date précise, l'entreprise enverra une mise en demeure puis engagera une procédure de recouvrement. C'est aussi la dernière occasion de proposer une solution négociée, par exemple un échéancier.
Ce courrier n'est pas imposé par la loi : vous pouvez passer directement à la mise en demeure. Il reste utile pour les clients que vous souhaitez conserver et pour montrer au juge que vous avez laissé toutes les chances au débiteur. Le modèle vise un client professionnel ; la variante propose d'emblée un échéancier.
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À l'attention de [nom du dirigeant]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception, copie par e-mail
Objet : Dernière relance avant mise en demeure – factures impayées
Madame, Monsieur,
Malgré nos relances des [dates des relances précédentes] et nos appels téléphoniques, les factures suivantes restent impayées à ce jour :
– facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], échue le [date d'échéance] : [montant TTC] euros TTC ;
– [autres factures le cas échéant].
Le montant total dû s'élève à [montant total] euros, dont [montant des pénalités] euros de pénalités de retard arrêtées au [date du calcul] et [nombre de factures × 40] euros d'indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement.
Nous regrettons de n'avoir obtenu aucune réponse de votre part. Nous vous accordons un ultime délai jusqu'au [date limite de paiement] pour régler l'intégralité de cette somme ou pour nous soumettre une proposition écrite de règlement.
Sans paiement ni proposition à cette date, nous vous adresserons une mise en demeure formelle et confierons le recouvrement de cette créance à [notre conseil / un commissaire de justice / notre société de recouvrement], sans autre avertissement. Les frais engagés pourront être mis à votre charge dans les conditions prévues par la loi.
Nous restons convaincus qu'une solution amiable est préférable pour nos deux entreprises et demeurons joignables au [Téléphone].
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièces jointes : relevé de compte client, copies des factures
Variante : dernière relance avec proposition d'échéancier
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[Raison sociale]
[Adresse]
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[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Dernière relance – proposition de règlement échelonné
Madame, Monsieur,
Votre compte présente un solde impayé de [montant total] euros au titre de la facture n° [numéro de facture], échue depuis le [date d'échéance], malgré nos précédentes relances.
Afin de trouver une issue amiable, nous vous proposons de régler cette somme en [nombre d'échéances] versements de [montant de l'échéance] euros, le premier au plus tard le [date de la première échéance], les suivants le [jour] de chaque mois. En contrepartie, nous renonçons à réclamer les pénalités de retard, à condition que toutes les échéances soient respectées.
Merci de nous retourner ce courrier daté et signé avec la mention « bon pour accord » avant le [date limite de réponse]. À défaut d'accord à cette date, ou en cas d'échéance non honorée, la totalité de la somme, pénalités comprises, deviendra immédiatement exigible et nous engagerons la procédure de recouvrement.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Dernière relance ou mise en demeure directe ?
La dernière relance reste un courrier amiable : elle annonce la mise en demeure sans en être une. Elle convient quand la relation commerciale mérite d'être préservée ou quand vous soupçonnez un problème interne chez le client plutôt qu'une mauvaise foi.
Passez directement à la mise en demeure de payer si le client a cessé de répondre, si le montant met en danger votre trésorerie, ou si des signes de difficulté apparaissent : chaque semaine perdue réduit vos chances d'être payé avant une éventuelle procédure collective.
Vérifier la situation du client avant d'aller plus loin
- Consultez le BODACC ou le registre du commerce et des sociétés : une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation suspend les poursuites et impose de déclarer votre créance dans un délai strict.
- Vérifiez que la société existe toujours à l'adresse indiquée et identifiez son représentant légal : la procédure devra viser la bonne personne morale.
- Rassemblez les preuves de la créance : devis ou bon de commande signé, bon de livraison ou procès-verbal de réception, factures, échanges écrits.
- Si vous avez une assurance-crédit ou un contrat d'affacturage, respectez les délais de déclaration de l'impayé qu'ils prévoient, sous peine de perdre la garantie.
Proposer un échéancier sans perdre ses droits
Un étalement accepté par écrit vaut souvent mieux qu'une procédure longue. Pour qu'il protège vos intérêts, prévoyez une clause de déchéance du terme : un seul incident de paiement rend l'intégralité de la dette exigible. La renonciation aux pénalités doit être conditionnée au respect de toutes les échéances.
Un échéancier signé par le client vaut reconnaissance de dette, ce qui interrompt la prescription. Formalisez tout accord obtenu par téléphone avec une confirmation écrite d'échéancier.
Quelles suites annoncer, et lesquelles éviter ?
N'annoncez que des suites réelles et légales : mise en demeure, injonction de payer, procédure simplifiée de recouvrement des petites créances par commissaire de justice (jusqu'à 5 000 €), recours à un avocat ou à une société de recouvrement.
Évitez les menaces de saisie immédiate (une saisie suppose un titre exécutoire), de publication du nom du client ou d'« inscription sur une liste noire » : ces pressions peuvent se retourner contre vous. Une société de recouvrement amiable n'a par ailleurs aucun pouvoir de contrainte.
Questions fréquentes
Quel délai fixer dans une dernière relance ?
Huit à dix jours est un délai courant et suffisant pour qu'un client organisé déclenche un paiement. Indiquez une date calendaire plutôt qu'un nombre de jours, et tenez-la : si rien ne se passe, envoyez la mise en demeure le lendemain, sinon votre ultimatum perd toute crédibilité.
Peut-on regrouper plusieurs factures dans la même relance ?
Oui, c'est même préférable pour donner au client une vue complète de sa dette. Listez chaque facture avec sa date, son échéance et son montant, et joignez un relevé de compte. L'indemnité forfaitaire de 40 € est due pour chacune des factures payées en retard.
Le client promet de payer « la semaine prochaine » : faut-il attendre ?
Demandez-lui de confirmer la date par écrit, même par un simple e-mail. Si la date passe sans paiement, vous disposez d'un engagement non tenu qui justifie la mise en demeure immédiate. Une promesse orale seule ne vous apporte aucune garantie.
Textes de référence
- Code de commerce, article L441-10 (pénalités de retard et indemnité forfaitaire)
- Code civil, article 2240 (interruption de la prescription par la reconnaissance du débiteur)
- Code des procédures civiles d'exécution, article L125-1 (recouvrement simplifié des petites créances)