Convocation à entretien préalable à une sanction

Quand l'entretien préalable à une sanction est-il obligatoire ?

• Obligatoire pour toute sanction qui affecte la présence (mise à pied disciplinaire), la fonction (mutation disciplinaire), la carrière (rétrogradation) ou la rémunération du salarié.
• Facultatif pour un avertissement ou un blâme, sauf si la convention collective ou le règlement intérieur l'impose.
• Soumis aux règles du licenciement dès qu'un licenciement est envisagé, même comme une option parmi d'autres.

Dans le doute sur le niveau de sanction, choisissez la procédure la plus protectrice : la variante ci-dessus préserve la possibilité de licencier si l'entretien confirme la gravité des faits.

Délais : convocation, entretien, notification

1. Convocation dans les 2 mois suivant la connaissance des faits par l'employeur (ou un supérieur hiérarchique ayant autorité sur le salarié).
2. Entretien dans un délai raisonnable permettant au salarié de préparer sa défense et de trouver un assistant. Aucun minimum légal n'existe pour une sanction autre que le licenciement ; quelques jours sont recommandés. Si un licenciement est envisagé : 5 jours ouvrables minimum après présentation.
3. Notification de la sanction au moins 2 jours ouvrables et au plus un mois après le jour de l'entretien, par lettre motivée.

Le délai d'un mois est impératif : au-delà, aucune sanction ne peut plus être prononcée pour ces faits. Si l'employeur doit recueillir l'avis d'une instance disciplinaire conventionnelle, ce délai peut être prolongé dans certaines conditions ; vérifiez votre convention collective.

Mutation ou rétrogradation : le salarié peut refuser

Une rétrogradation ou une mutation qui modifie le contrat de travail (rémunération, qualification, lieu de travail hors clause de mobilité) ne peut pas être imposée : l'employeur doit informer le salarié de sa faculté de refuser. En cas de refus, l'employeur peut prononcer une autre sanction, y compris un licenciement, à condition de convoquer à nouveau le salarié à un entretien préalable.

Dans les entreprises tenues d'avoir un règlement intérieur, la sanction doit figurer dans l'échelle des sanctions qu'il prévoit ; la mise à pied disciplinaire n'est licite que si le règlement en fixe la durée maximale.

Comment se déroule l'entretien ?

L'employeur expose les faits reprochés et la sanction envisagée, puis écoute les explications du salarié. Il ne doit pas annoncer une décision déjà prise. Il peut être accompagné d'une personne de l'entreprise, sans que l'entretien se transforme en confrontation. Rédigez un compte rendu factuel juste après l'entretien : il servira à motiver la sanction.

Si les faits sont d'une gravité telle que la présence du salarié est impossible pendant la procédure, notifiez une mise à pied conservatoire en même temps que la convocation.