Réponse de refus à une demande de télétravail
L'employeur n'est pas obligé d'accepter une demande de télétravail. Mais lorsque le salarié occupe un poste éligible au télétravail selon l'accord collectif ou la charte de l'entreprise, le Code du travail impose à l'employeur de motiver sa réponse. Le refus doit donc s'appuyer sur des raisons objectives, liées au poste ou à l'organisation, et tenir compte de la situation particulière des salariés handicapés, aidants ou des femmes enceintes, pour lesquels l'accord ou la charte doit prévoir des modalités d'accès.
Le modèle principal refuse une demande de télétravail régulier en exposant les motifs ; la variante refuse en l'état tout en proposant une alternative (période test ultérieure, télétravail ponctuel).
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[Raison sociale]
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[Prénom Nom du salarié]
[Service]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge ou e-mail avec accusé de réception
Objet : Réponse à votre demande de télétravail du [date de la demande]
[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],
Par [courrier / e-mail] du [date de la demande], vous avez sollicité le bénéfice du télétravail à raison de [nombre] jour(s) par semaine, à compter du [date souhaitée]. Nous avons examiné votre demande avec attention, au regard [de l'accord d'entreprise / de la charte] relatif au télétravail du [date de l'accord ou de la charte].
Nous ne sommes malheureusement pas en mesure d'y répondre favorablement, pour les raisons suivantes :
- [motif objectif lié au poste : présence physique nécessaire pour l'accueil du public, la manipulation de matériel, l'encadrement quotidien d'une équipe sur site] ;
- [motif lié à l'organisation : taux de télétravail déjà atteint dans le service selon les règles de l'accord, période de formation ou d'intégration en cours] ;
- [motif technique ou de sécurité : impossibilité d'accéder à distance à tel logiciel ou à des données confidentielles dans des conditions sécurisées].
Cette décision ne remet nullement en cause la qualité de votre travail. [Nous pourrons réexaminer votre demande le date ou si la situation évolue, notamment motif.] Nous restons par ailleurs ouverts à l'étude d'autres aménagements, par exemple [horaires décalés, jours de télétravail ponctuels].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : refus en l'état avec alternative proposée
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Prénom Nom du salarié]
[Service]
[Ville], le [Date]
E-mail avec accusé de réception
Objet : Votre demande de télétravail
[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],
Nous ne pouvons pas accéder à votre demande de télétravail régulier de [nombre] jours par semaine, en raison de [motif précis].
Nous vous proposons en revanche [une journée de télétravail par semaine / un télétravail occasionnel dans la limite de nombre jours par mois / une période d'essai de durée à partir du date], avec un point d'étape le [date du point d'étape].
Merci de nous indiquer si cette proposition vous convient.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
L'employeur doit-il motiver un refus de télétravail ?
Oui, lorsque le salarié occupe un poste éligible au télétravail selon l'accord collectif ou, à défaut, la charte de l'entreprise : l'employeur qui refuse doit motiver sa réponse. Sans accord ni charte, le télétravail résulte d'un accord entre les parties formalisé par tout moyen ; l'employeur reste libre de refuser, mais une réponse argumentée est vivement recommandée pour éviter tout soupçon de discrimination ou de traitement inégal.
La motivation doit être réelle et vérifiable : des motifs génériques (« le télétravail n'est pas dans la culture de l'entreprise ») ne suffisent pas lorsque le poste est déclaré éligible.
Salariés handicapés, aidants, femmes enceintes
- L'accord ou la charte doit préciser les modalités d'accès au télétravail des travailleurs handicapés, des salariés aidants et des femmes enceintes.
- Pour un salarié handicapé, l'employeur doit prendre les mesures appropriées pour lui permettre de conserver son emploi, ce qui peut inclure le télétravail, sauf charge disproportionnée.
- Si le médecin du travail préconise le télétravail comme aménagement de poste, l'employeur doit en tenir compte et motiver par écrit un éventuel refus.
- Un refus fondé sur l'état de santé, la grossesse ou la situation familiale serait discriminatoire.
Motifs de refus recevables
Sont généralement admis : une activité qui exige une présence physique (accueil, production, manipulation de matériel), des contraintes de sécurité des données impossibles à garantir à distance, une période d'intégration ou de formation, un plafond de télétravailleurs par équipe prévu par l'accord, ou une autonomie insuffisante sur le poste, à condition de l'objectiver. Le motif doit s'appliquer de la même façon à tous les salariés placés dans la même situation.
Si le poste n'est pas éligible selon l'accord ou la charte, indiquez-le simplement en citant le texte.
Après le refus
Le salarié peut demander un réexamen, saisir les représentants du personnel ou, s'il estime le refus discriminatoire, le Défenseur des droits ou le conseil de prud'hommes. Proposer une alternative et une date de réexamen limite les tensions. Le sujet peut aussi être abordé lors de l'entretien annuel. Pour le point de vue du salarié, voir la demande de télétravail.
Questions fréquentes
Dans quel délai répondre à une demande de télétravail ?
Le Code du travail ne fixe pas de délai général ; l'accord collectif ou la charte en prévoit souvent un (par exemple un mois). Respectez-le : une réponse tardive ou l'absence de réponse fragilise la position de l'employeur, et certains accords prévoient des conséquences en cas de silence.
L'employeur peut-il mettre fin au télétravail déjà accordé ?
Cela dépend de l'accord, de la charte ou de l'avenant qui l'a mis en place, qui prévoient souvent une période d'adaptation et des conditions de réversibilité avec un délai de prévenance. Si le télétravail figure au contrat comme élément convenu, sa suppression peut nécessiter l'accord du salarié.
Le refus de télétravail doit-il être écrit ?
Lorsque la motivation est obligatoire, un écrit est le seul moyen de la prouver. Même dans les autres cas, une réponse écrite évite les malentendus et permet de fixer une date de réexamen.
Textes de référence
- Code du travail, article L1222-9 (télétravail et motivation du refus)
- Code du travail, article L5213-6 (mesures appropriées pour les travailleurs handicapés)
- Code du travail, article L4624-6 (motivation du refus des préconisations du médecin du travail)