Lettre d'accueil d'un nouveau salarié
La lettre d'accueil, envoyée une à deux semaines avant l'arrivée d'un nouveau salarié, prépare un premier jour serein : horaires et lieu du rendez-vous, interlocuteur qui l'attendra, programme de la première semaine, documents à apporter et informations pratiques. Elle réduit le stress du nouvel arrivant et montre une entreprise organisée, ce qui compte pendant la période d'essai, pour lui comme pour vous.
Le modèle principal est la lettre d'accueil détaillée ; la variante est un message de bienvenue court envoyé la veille par le futur manager.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Prénom Nom du salarié]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail avec documents joints
Objet : Bienvenue chez [Raison sociale] – votre arrivée le [date d'embauche]
[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],
Toute l'équipe de [Raison sociale] se réjouit de vous accueillir le [date d'embauche] au poste de [intitulé du poste]. Voici les informations utiles pour votre arrivée.
Votre premier jour : rendez-vous à [heure] à [adresse précise, accueil ou étage]. [Prénom Nom], [fonction], vous accueillera et sera votre référent(e) pendant vos premières semaines. Vos horaires habituels seront [horaires] ; [le déjeuner est possible sur place / des restaurants sont à proximité].
Votre première semaine :
- [jour 1] : accueil, présentation de l'entreprise, remise du matériel et des accès, visite des locaux, consignes de sécurité ;
- [jours 2 et 3] : rencontres avec [équipes ou services], formation à [outils] ;
- [jours 4 et 5] : premières missions avec [nom du tuteur], point d'étape avec [nom du manager] en fin de semaine.
Merci d'apporter, si vous ne nous les avez pas encore transmis : une pièce d'identité, votre attestation de droits à l'Assurance maladie, un RIB, [justificatif de transport pour le remboursement de l'abonnement, copies des diplômes]. Vous serez convoqué(e) prochainement par le service de prévention et de santé au travail pour votre visite d'information et de prévention.
Pour toute question d'ici là, vous pouvez joindre [Prénom Nom] au [Téléphone]. À très bientôt !
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Fonction]
Pièces jointes : livret d'accueil, plan d'accès, règlement intérieur
Variante : message de bienvenue du manager la veille
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Objet : À demain !
Bonjour [prénom du salarié],
Nous sommes ravis de t'accueillir demain dans l'équipe. Je t'attendrai à [heure] à l'accueil ; nous prendrons un café avec [prénoms des collègues] avant de commencer.
Ton poste est prêt et tes accès sont créés. N'hésite pas à m'appeler au [Téléphone] si tu as la moindre question ce soir ou demain matin.
À demain,
[Prénom du manager]
Que mettre dans une lettre d'accueil ?
- Date, heure et lieu précis du premier rendez-vous, avec le nom de la personne qui accueille.
- Horaires habituels et organisation (télétravail, restauration, stationnement).
- Programme de la première semaine, même simple.
- Documents à apporter.
- Contact joignable avant l'arrivée.
- Documents utiles en pièce jointe : livret d'accueil, règlement intérieur, plan d'accès.
Obligations de l'employeur à l'arrivée du salarié
Plusieurs formalités doivent être accomplies avant ou dès l'arrivée : déclaration préalable à l'embauche auprès de l'Urssaf, inscription au registre unique du personnel, remise des informations écrites sur les éléments essentiels de la relation de travail, affiliation à la complémentaire santé et à la prévoyance collectives. Le salarié doit recevoir une information sur la sécurité adaptée à son poste, et bénéficier d'une visite d'information et de prévention dans les délais applicables (au plus tard trois mois après la prise de poste dans le cas général, plus tôt pour certains postes).
Si l'entreprise dispose d'un règlement intérieur, portez-le à la connaissance du salarié ; faites de même pour les chartes (informatique, télétravail) qui s'appliquent à lui.
Réussir l'intégration pendant la période d'essai
La période d'essai permet à chacun d'évaluer la relation. Un accueil structuré (référent, objectifs clairs, points réguliers) donne au salarié les moyens de réussir, et à l'employeur des éléments objectifs d'évaluation. Planifiez un point à la fin du premier mois et avant la fin de la période d'essai. Si un renouvellement est envisagé, il doit être prévu par le contrat et accepté par le salarié, voir le renouvellement de la période d'essai.
Préparer l'arrivée en interne
- Prévenir l'équipe de l'arrivée et du rôle du nouveau collègue.
- Préparer le poste de travail, le matériel et les accès informatiques.
- Désigner un référent et bloquer du temps dans son agenda.
- Préparer les premières missions, réalistes et utiles.
Pour les étapes précédentes du recrutement, voir la confirmation d'embauche.
Questions fréquentes
Quand envoyer la lettre d'accueil ?
Une à deux semaines avant l'arrivée : assez tôt pour que le salarié prépare ses documents et son trajet, assez tard pour que les informations soient à jour. Un court message la veille, comme dans la variante, complète utilement la lettre.
La lettre d'accueil est-elle obligatoire ?
Non, aucun texte ne l'impose. En revanche, l'employeur doit remettre au salarié par écrit les informations principales sur sa relation de travail, et l'informer des règles de sécurité : la lettre d'accueil et le livret d'accueil sont des supports pratiques pour une partie de ces informations.
Faut-il un livret d'accueil ?
Aucune disposition générale du Code du travail ne l'impose, mais un accord collectif ou une convention de branche peut le prévoir : vérifiez les textes applicables à votre entreprise. Il reste très utile pour regrouper les informations pratiques, les contacts et les règles de l'entreprise.
Textes de référence
- Code du travail, article L1221-10 (déclaration préalable à l'embauche)
- Code du travail, article L4141-2 (information et formation à la sécurité)
- Code du travail, article R4624-10 (visite d'information et de prévention)