Contestation d'une facture fournisseur
Une facture fournisseur qui ne correspond pas à la commande (prix, quantités, remise oubliée, prestation non réalisée, double facturation) doit être contestée par écrit et rapidement, avant son échéance. Le client ne peut pas modifier lui-même une facture reçue : seul le fournisseur peut la corriger, en émettant un avoir ou une facture rectificative qui fait référence à la facture initiale.
Le modèle principal conteste une partie de la facture et règle le reste ; la variante conteste une facture dans sa totalité, pour une prestation jamais commandée ou jamais exécutée.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
Service comptabilité fournisseurs
[Adresse]
[Code postal Ville]
SIRET : [numéro SIRET]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Service facturation
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail avec accusé de réception
Objet : Contestation partielle de la facture n° [numéro de facture] du [date de la facture]
Madame, Monsieur,
Nous avons reçu votre facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], d'un montant de [montant TTC] euros TTC, relative à notre commande n° [numéro de bon de commande] du [date de commande].
Après rapprochement avec notre bon de commande et le bon de livraison n° [numéro du bon de livraison], cette facture présente l'anomalie suivante : [description précise : prix unitaire de X euros HT au lieu de Y euros HT convenus dans votre devis du date / 120 unités facturées pour 100 livrées / remise contractuelle de Z % non appliquée / prestation du date déjà facturée sur la facture n° numéro].
Le montant contesté s'élève à [montant contesté] euros HT, soit [montant contesté TTC] euros TTC. Nous vous remercions de nous adresser un avoir de ce montant, faisant référence à la facture n° [numéro de facture].
Nous procédons dès à présent au règlement de la partie non contestée, soit [montant non contesté] euros TTC, à l'échéance prévue.
Nous restons à votre disposition pour tout échange sur ce point et vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièces jointes : copie de la facture, du bon de commande ou du devis signé, du bon de livraison
Variante : contestation totale (prestation non commandée ou non réalisée)
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Contestation de la facture n° [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Nous contestons intégralement votre facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], d'un montant de [montant TTC] euros TTC, au titre de [intitulé figurant sur la facture].
[Notre société n'a passé aucune commande pour cette prestation : aucun devis n'a été signé et aucun bon de commande n'a été émis. / La prestation facturée n'a pas été réalisée : l'intervention prévue le date n'a pas eu lieu, comme en atteste échange ou document.]
Nous vous demandons en conséquence d'annuler cette facture par l'émission d'un avoir d'un montant égal et de nous en adresser copie. À défaut de justificatif de votre part établissant la commande et la réalisation de la prestation, nous ne procéderons à aucun règlement.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Contester une facture fournisseur : vérifications préalables
- Rapprochez la facture du devis ou bon de commande (prix, remises, conditions) et du bon de livraison ou procès-verbal de réception (quantités, dates).
- Vérifiez les conditions générales du fournisseur acceptées à la commande : frais de port, révision de prix, minimum de facturation y sont souvent prévus.
- Recherchez une éventuelle double facturation : même prestation, même période, numéro de facture différent.
- Contrôlez les mentions obligatoires et le taux de TVA : une facture irrégulière peut compromettre votre droit à déduction.
Payer la partie non contestée : pourquoi c'est important
Retenir la totalité d'une facture pour un écart minime expose à des pénalités de retard et à l'indemnité forfaitaire de 40 € sur la partie non litigieuse, et peut conduire le fournisseur à suspendre ses livraisons. Réglez le montant incontesté à l'échéance et contestez le reste de façon chiffrée.
Si le fournisseur ne répond pas, relancez-le en rappelant votre premier courrier. Une contestation claire, datée et antérieure à l'échéance vous protège si le fournisseur tente ensuite un recouvrement de la somme litigieuse.
Avoir, facture rectificative : ce que le fournisseur doit faire
Une facture émise ne peut être ni supprimée ni modifiée. Le fournisseur la corrige par un avoir (note de crédit) mentionnant la facture d'origine, puis, si nécessaire, par une nouvelle facture exacte. Voir aussi la demande d'avoir à un fournisseur.
Avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises, les factures transitent par des plateformes de dématérialisation qui gèrent le cycle de vie des factures, dont les statuts de refus ou de litige : utilisez-les en parallèle de votre courrier pour que le litige soit tracé dans le circuit de la facture.
Si le litige persiste
Proposez un échange téléphonique avec le responsable commercial : la plupart des erreurs de facturation se règlent ainsi. Si le désaccord porte sur la qualité de la prestation plutôt que sur le prix, envoyez une réclamation pour non-conformité. En cas de blocage, la médiation (Médiateur des entreprises, médiateur prévu au contrat) est une étape gratuite ou peu coûteuse avant le tribunal de commerce.
Questions fréquentes
Peut-on contester une facture déjà payée ?
Oui. Le paiement ne vaut pas renonciation à contester une erreur. Entre commerçants, l'action en répétition d'une somme indûment payée se prescrit par 5 ans. Demandez un avoir ou le remboursement de la somme versée à tort, justificatifs à l'appui.
Le fournisseur refuse d'émettre un avoir : que faire ?
Envoyez une lettre recommandée récapitulant l'erreur et les pièces, en demandant une réponse motivée. S'il maintient sa position, ne payez pas la partie contestée et laissez-lui la charge de prouver sa créance. Un conseil ou la médiation peut aider à débloquer la situation.
Que faire de la TVA d'une facture contestée ?
La TVA n'est déductible que sur le prix effectivement dû. Si vous avez déjà déduit la TVA de la facture entière, l'avoir reçu vous obligera à reverser la TVA correspondante. Votre expert-comptable pourra passer l'écriture au bon moment.
Textes de référence
- Code de commerce, article L441-9 (règles de facturation)
- Code de commerce, article L441-10 (pénalités de retard et indemnité forfaitaire)
- Code général des impôts, article 289 (émission des factures et documents rectificatifs)
- Code de commerce, article L110-4 (prescription de 5 ans entre commerçants)