Lettre de rappel à l'ordre d'un salarié
Le rappel à l'ordre est un courrier par lequel l'employeur rappelle à un salarié une règle de fonctionnement qu'il n'a pas respectée : horaires, tenue, consignes de sécurité, usage des outils. Il n'existe pas dans le Code du travail, et sa portée dépend entièrement de sa rédaction : s'il se contente de rappeler une règle, il n'est pas une sanction ; s'il reproche une faute et menace de conséquences, il peut être requalifié en avertissement.
Le modèle ci-dessous est rédigé pour rester une mesure non disciplinaire, adaptée à un premier manquement mineur. La variante, destinée à des retards répétés, garde une tonalité de mise au point.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Service]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge
Objet : Rappel des règles relatives à [objet : port des équipements de protection / horaires / usage des outils informatiques]
[Madame / Monsieur],
Nous avons constaté le [date du constat] que [description factuelle et neutre de la situation, par exemple : vous interveniez sur la ligne de conditionnement sans porter vos gants de protection].
Nous souhaitons vous rappeler que [règle concernée], telle que prévue par [le règlement intérieur, article numéro / la note de service du date / la consigne affichée au poste], s'applique à l'ensemble des salariés de [service ou établissement]. Cette règle a pour objectif [raison d'être de la règle : votre sécurité, la continuité du service, la confidentialité des données].
[Le cas échéant : Vous trouverez ci-joint un exemplaire de cette consigne. / Une session de rappel sur ce point est organisée le date, à laquelle nous vous invitons à participer.]
Nous comptons sur vous pour appliquer cette règle à l'avenir et restons à votre disposition, ainsi que [nom du responsable], si vous rencontrez une difficulté pour la respecter, notamment liée à [matériel, organisation, formation].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièce jointe : [extrait du règlement intérieur ou consigne concernée]
Variante : rappel sur les horaires après plusieurs retards
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Service]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge
Objet : Rappel de vos horaires de travail
[Madame / Monsieur],
Au cours des dernières semaines, vous avez pris votre poste après l'heure prévue à plusieurs reprises, notamment les [dates des retards].
Nous vous rappelons que vos horaires de travail sont fixés de [heure de début] à [heure de fin] et que tout retard prévisible doit être signalé à [nom du responsable] avant l'heure de prise de poste.
Si ces retards s'expliquent par une contrainte particulière (transport, garde d'enfant, santé), nous vous invitons à nous en parler afin d'examiner ensemble une solution.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Rappel à l'ordre ou avertissement : quelle différence ?
Le Code du travail qualifie de sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement qu'il considère comme fautif. Le titre du courrier ne compte pas : c'est son contenu que le juge examine.
- Reste un rappel à l'ordre : un courrier qui rappelle une règle, décrit une situation sans la qualifier de faute, ne mentionne ni dossier disciplinaire ni menace de sanction.
- Devient un avertissement : un courrier qui reproche un comportement fautif, le qualifie (« manquement », « faute », « comportement inacceptable ») et annonce des sanctions en cas de récidive, ou qui est versé au dossier disciplinaire.
Si vous voulez réellement sanctionner, rédigez directement un avertissement disciplinaire, dans le respect des règles de procédure.
Le risque de requalification : une faute « consommée »
Un employeur ne peut pas sanctionner deux fois les mêmes faits. Si un rappel à l'ordre est requalifié en avertissement, les faits qu'il vise sont considérés comme déjà sanctionnés : ils ne pourront plus fonder une mise à pied ou un licenciement, même si vous découvrez ensuite qu'ils étaient plus graves.
En cas de faits sérieux (harcèlement, violence, vol, mise en danger), ne vous contentez donc pas d'un rappel à l'ordre : engagez la procédure disciplinaire adaptée, dans les 2 mois suivant la connaissance des faits.
Quand utiliser le rappel à l'ordre ?
- Premier manquement mineur, sans conséquence réelle, commis par un salarié jusque-là irréprochable.
- Rappel d'une règle nouvelle ou modifiée (nouvelle charte informatique, nouvelle consigne de sécurité).
- Situation dont la cause peut être organisationnelle (formation insuffisante, matériel inadapté) et qui appelle d'abord un échange.
- Rappel collectif, adressé à tout un service par note, lorsque plusieurs personnes méconnaissent une consigne.
Conservation et suite donnée
Conservez une copie signée de la décharge. Un rappel à l'ordre non disciplinaire peut être utile pour démontrer, en cas de récidive, que le salarié connaissait la règle. Il ne peut en revanche pas être présenté comme une sanction antérieure pour justifier une sanction plus lourde.
Si le salarié conteste le rappel à l'ordre, répondez par écrit en maintenant le caractère informatif du courrier : voir la réponse à une contestation.
Questions fréquentes
Un rappel à l'ordre oral est-il possible ?
Oui, et il ne constitue jamais une sanction, puisque les observations verbales sont exclues de la définition légale. Il ne laisse en revanche aucune trace. Un compte rendu écrit neutre, remis ensuite au salarié, permet de garder la mémoire de l'échange.
Le rappel à l'ordre peut-il être envoyé par e-mail ?
Rien ne l'interdit, mais un e-mail est souvent écrit rapidement et sur un ton qui peut le faire requalifier en sanction. Relisez-le comme le ferait un juge : absence de mot « faute », absence de menace, rappel objectif de la règle.
Combien de temps un rappel à l'ordre reste-t-il au dossier ?
Aucune durée n'est fixée pour un simple rappel. S'il était requalifié en sanction, il ne pourrait plus être invoqué au-delà de 3 ans pour justifier une nouvelle sanction. Certaines conventions collectives prévoient des délais d'effacement plus courts.
Textes de référence
- Code du travail, article L1331-1 (définition de la sanction disciplinaire)
- Code du travail, articles L1332-4 et L1332-5 (prescription des faits et sanctions de plus de 3 ans)