Demande de justificatif d'absence à un salarié
Lorsqu'un salarié ne se présente pas à son poste sans prévenir, l'employeur doit d'abord demander un justificatif avant d'envisager toute suite. L'absence peut avoir une cause légitime (maladie, accident, événement familial) que le salarié n'a pas encore pu signaler. Une lettre de demande de justificatif d'absence, datée et précise, permet de clarifier la situation et de préserver les preuves.
Ce modèle vise une absence de quelques jours sans nouvelles. Si l'absence se prolonge et que vous envisagez d'appliquer la présomption de démission pour abandon de poste, une procédure spécifique de mise en demeure doit être suivie.
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception (copie par e-mail possible)
Objet : Demande de justificatif d'absence
[Madame / Monsieur],
Nous constatons que vous êtes absent(e) de votre poste de travail depuis le [date du premier jour d'absence], sans nous avoir prévenus ni transmis de justificatif à ce jour. [Le cas échéant : nos tentatives pour vous joindre par téléphone le date et par e-mail le date sont restées sans réponse.]
Nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir, au plus tard le [date limite de réponse], tout document justifiant cette absence : avis d'arrêt de travail, justificatif d'un événement familial ou tout autre élément expliquant la situation.
Nous vous rappelons que [le règlement intérieur / la convention collective nom de la convention collective / votre contrat de travail] prévoit que toute absence doit être signalée à [service ou responsable] dans les meilleurs délais et justifiée dans un délai de [délai prévu].
À défaut de justificatif, votre absence sera considérée comme injustifiée. Elle ne sera pas rémunérée et une retenue proportionnelle sera appliquée sur votre salaire. Nous nous réservons par ailleurs la possibilité d'en tirer les conséquences sur le plan disciplinaire.
Si vous rencontrez une difficulté particulière, nous vous invitons à prendre contact avec [nom du responsable] au [numéro de téléphone] afin que nous puissions en discuter.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : retards ou absences courtes répétées
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge
Objet : Absences non justifiées des [dates des absences]
[Madame / Monsieur],
Nous avons relevé les absences suivantes, pour lesquelles aucun justificatif ne nous a été remis : [liste des dates et durées d'absence].
Nous vous remercions de nous transmettre avant le [date limite de réponse] les justificatifs correspondants ou, à défaut, de nous fournir par écrit vos explications.
Sans justificatif, ces heures d'absence feront l'objet d'une retenue sur votre prochain bulletin de paie. Nous vous rappelons que toute absence prévisible doit être autorisée au préalable par [nom du responsable].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Absence injustifiée : que peut faire l'employeur ?
- Retenir le salaire correspondant au temps non travaillé, strictement au prorata. Ce n'est pas une sanction pécuniaire (interdite), mais l'absence de contrepartie au travail non fourni.
- Demander un justificatif, par écrit, avec un délai raisonnable pour répondre.
- Engager une procédure disciplinaire si l'absence est avérée et fautive, dans les 2 mois suivant la connaissance des faits : avertissement, voire licenciement si l'absence est longue, répétée ou désorganise gravement le service.
- Mettre en demeure le salarié de reprendre son poste pour déclencher la présomption de démission en cas d'abandon de poste.
Ne sanctionnez jamais avant d'avoir laissé au salarié la possibilité de s'expliquer : un arrêt de travail envoyé tardivement rend l'absence justifiée, même si le retard dans l'information peut lui-même être reproché.
Justificatif d'absence ou mise en demeure pour abandon de poste ?
Les deux courriers n'ont pas la même portée. La demande de justificatif ouvre le dialogue et n'a pas d'effet sur le contrat. La mise en demeure pour abandon de poste, adressée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge, demande au salarié de justifier son absence et de reprendre son poste dans un délai fixé par l'employeur, qui ne peut être inférieur à 15 jours ; faute de reprise, il est présumé démissionnaire.
La mise en demeure doit mentionner ce délai et les conséquences de l'absence de reprise. Pour ce cas, utilisez le modèle dédié : mise en demeure pour abandon de poste.
Quels justificatifs le salarié peut-il fournir ?
- Maladie : l'avis d'arrêt de travail (volet destiné à l'employeur), à transmettre dans le délai prévu par la convention collective, souvent 48 heures.
- Événement familial (naissance, mariage, décès) : acte ou document officiel, pour les congés prévus par le Code du travail et la convention collective.
- Enfant malade : certificat médical, pour le congé non rémunéré prévu par la loi ou le congé plus favorable de la convention.
- Convocation administrative ou judiciaire, grève des transports, intempéries : attestation ou tout élément probant, dont la valeur s'apprécie au cas par cas.
Après la réponse du salarié
Si le justificatif est valable, régularisez la situation : absence pour maladie, congé pour événement familial, etc. S'il n'est pas valable ou si aucune réponse n'arrive, la retenue s'applique. Si vous envisagez une sanction, le simple rappel à l'ordre peut suffire pour une première absence ; au-delà, convoquez le salarié à un entretien préalable.
Questions fréquentes
Peut-on retenir le salaire sans avoir prévenu le salarié ?
La retenue pour absence est possible sans formalité particulière, mais elle doit apparaître clairement sur le bulletin de paie et être strictement proportionnelle au temps d'absence. Mieux vaut l'annoncer dans la lettre de demande de justificatif pour éviter une contestation.
Le salarié absent peut-il être joint à son domicile ?
Vous pouvez lui écrire à l'adresse figurant dans son dossier et tenter de le joindre par téléphone ou e-mail. Si le courrier revient non réclamé, conservez l'enveloppe : elle prouve la tentative de notification.
L'employeur peut-il faire contrôler un arrêt maladie ?
Oui, lorsque l'employeur verse un complément de salaire, il peut organiser une contre-visite médicale par un médecin de son choix. Les conclusions peuvent entraîner la suspension du complément et sont transmises à l'Assurance maladie.
Textes de référence
- Code du travail, article L1237-1-1 (présomption de démission en cas d'abandon de poste)
- Code du travail, article R1237-13 (délai minimal de 15 jours de la mise en demeure)
- Code du travail, article L1331-2 (interdiction des sanctions pécuniaires)
- Code du travail, article L1332-4 (prescription des faits fautifs)