Lettre d'information de cessation d'activité
Annoncer la fermeture de son entreprise à ses clients n'est pas qu'une question de courtoisie : c'est le moyen de solder proprement les commandes en cours, d'encaisser les dernières factures, d'organiser le suivi des garanties et de la restitution des données, et d'éviter des réclamations après la radiation. La lettre doit indiquer la date d'arrêt, ce qui sera honoré jusqu'au bout, et à qui s'adresser ensuite.
Le modèle ci-dessous convient à une cessation volontaire (départ à la retraite, changement de projet, dissolution amiable). La variante recommande un confrère ou un repreneur de la clientèle. En cas de liquidation judiciaire, c'est le liquidateur qui informe les clients et créanciers.
Modèle à personnaliser
Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.
Modèle principal
Remplir les champs
[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Courrier simple et e-mail (recommandé pour les clients sous contrat)
Objet : Cessation d'activité de [Raison sociale] au [date de cessation]
Madame, Monsieur,
Après [nombre] années d'activité, j'ai pris la décision de cesser l'activité de [Raison sociale] à compter du [date de cessation], en raison de [mon départ à la retraite / une réorientation professionnelle / motif].
Jusqu'à cette date, l'ensemble des commandes et prestations en cours seront honorées dans les conditions convenues. Les nouvelles commandes seront acceptées jusqu'au [date limite de commande], sous réserve de pouvoir être livrées avant la fermeture. [Votre contrat nom ou numéro de contrat prendra fin le date, sans frais, et aucune nouvelle échéance ne sera facturée.]
Les produits vendus restent couverts par les garanties légales. Pour toute demande après la fermeture, vous pourrez écrire à [adresse postale ou électronique maintenue] jusqu'au [date de fin de la liquidation ou de maintien du contact].
[Les données vous concernant seront conservées pendant la durée légale nécessaire, puis supprimées. Si vous souhaitez récupérer vos fichiers ou documents, merci de nous le faire savoir avant le date.] Les factures en attente de règlement restent payables selon les modalités habituelles.
Je tiens à vous remercier sincèrement pour votre confiance et votre fidélité durant toutes ces années.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : fermeture avec recommandation d'un confrère
Remplir les champs
[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Courrier simple et e-mail
Objet : Fermeture de [Raison sociale] et continuité de votre suivi
Madame, Monsieur,
[Raison sociale] cessera son activité le [date de cessation]. Afin que vous puissiez continuer à être accompagné(e), j'ai proposé à [nom du confrère ou du repreneur], [activité et localisation], d'assurer le suivi des clients qui le souhaitent.
Avec votre accord, je lui transmettrai votre dossier. Si vous ne le souhaitez pas, il vous suffit de me l'indiquer avant le [date limite] : aucune donnée ne sera transmise sans votre accord.
Merci pour votre confiance durant toutes ces années.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Quand et comment prévenir les clients ?
Prévenez vos clients dès que la décision est prise et au moins avec le préavis prévu dans vos contrats en cours : un contrat à durée indéterminée se résilie en respectant le préavis contractuel, un contrat à durée déterminée ne peut en principe pas être interrompu avant son terme sans accord. Un courrier recommandé est utile pour les clients sous contrat ; un e-mail suffit pour une clientèle occasionnelle.
Pour les fournisseurs, envoyez un courrier distinct de résiliation de contrat en respectant leurs préavis.
Commandes, acomptes et garanties après la fermeture
- Ne prenez plus de commandes que vous ne pourrez pas livrer ; remboursez les acomptes des commandes annulées.
- Les garanties légales (conformité, vices cachés, garantie décennale pour certains travaux) survivent à la cessation : indiquez une adresse de contact et vérifiez vos assurances, notamment la garantie décennale, qui couvre les ouvrages réalisés même après la fermeture.
- Les avoirs et cartes cadeaux en cours doivent être utilisables jusqu'à la fermeture ou remboursés.
- Les contrats d'abonnement doivent être arrêtés, sans facturation au-delà de la dernière prestation.
Clôturer proprement : factures et données
Relancez les impayés avant la fermeture, voir la relance de facture impayée : après la clôture de la liquidation amiable, le recouvrement devient plus difficile. Les documents comptables et factures doivent être conservés pendant les durées légales (10 ans pour les pièces comptables) même après la cessation.
Les données personnelles des clients ne peuvent pas être cédées ou transmises à un tiers sans base légale : c'est pourquoi la variante demande l'accord du client avant de transmettre son dossier à un confrère.
Cessation volontaire ou liquidation judiciaire ?
En cas de cessation volontaire d'une société, la dissolution anticipée suivie d'une liquidation amiable permet de régler les dettes et de répartir le solde. Si l'entreprise ne peut plus payer ses dettes exigibles avec son actif disponible (cessation des paiements), le dirigeant doit demander l'ouverture d'une procédure collective dans les 45 jours : ce n'est plus alors une fermeture amiable, et c'est le mandataire désigné par le tribunal qui prend en charge les relations avec les clients et créanciers. Si vous cédez votre fonds plutôt que de fermer, voir l'information de cession du fonds de commerce.
Questions fréquentes
Un client peut-il réclamer une indemnité si l'on ferme en cours de contrat ?
Oui, si la fermeture empêche d'exécuter un contrat à durée déterminée ou si le préavis contractuel n'est pas respecté. Proposez une résiliation amiable, un remboursement au prorata ou un relais par un confrère pour limiter le risque.
Doit-on annoncer publiquement la cessation d'activité ?
Pour une société, la dissolution et la clôture de la liquidation donnent lieu à des publications légales et à une radiation via le guichet unique. Pour les clients, une information directe est plus efficace : un message sur le site internet et les réseaux complète utilement les courriers.
Que faire des stocks restants ?
Vous pouvez les écouler auprès de vos clients avant la fermeture. Une liquidation du stock à prix réduit auprès des consommateurs dans un commerce doit respecter les règles applicables aux liquidations et aux soldes : renseignez-vous avant de l'annoncer.
Textes de référence
- Code de commerce, article L631-4 (demande d'ouverture de redressement dans les 45 jours de la cessation des paiements)
- Code de commerce, article L123-22 (conservation des documents comptables pendant dix ans)