Demande de convocation d'une assemblée générale
En dehors de l'assemblée générale annuelle, le syndic doit convoquer une assemblée générale lorsqu'il en est requis par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (le règlement de copropriété peut prévoir un seuil plus bas). C'est l'outil pour faire voter rapidement des travaux urgents, révoquer un syndic défaillant ou trancher une question qui ne peut attendre.
Ce modèle de lettre de demande de convocation d'une assemblée générale extraordinaire précise l'ordre du jour souhaité et fixe un délai au syndic.
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[Prénom Nom], agissant pour [le conseil syndical / les copropriétaires signataires]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Syndic de la copropriété [nom ou adresse de la résidence]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Demande de convocation d'une assemblée générale
Madame, Monsieur,
[Le conseil syndical de la copropriété située adresse de la résidence / Les copropriétaires soussignés, représentant ensemble nombre de voix voix sur un total de nombre total de voix, soit au moins un quart des voix de tous les copropriétaires,] vous demande[nt] de convoquer une assemblée générale, en application de l'article 8 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
Cette assemblée aura à se prononcer sur les questions suivantes :
1. [intitulé de la première question et projet de résolution]
2. [intitulé de la deuxième question et projet de résolution]
3. [intitulé de la troisième question, le cas échéant]
Cette demande est motivée par [exposé succinct : urgence des travaux de toiture après les infiltrations du date, défaillance du syndic, désignation d'un nouveau syndic]. Vous trouverez ci-joints les documents nécessaires à l'information des copropriétaires : [devis, rapports, projets de contrat].
Nous vous remercions de procéder à cette convocation dans les meilleurs délais et de nous indiquer la date retenue. À défaut de convocation dans les huit jours suivant une mise en demeure restée infructueuse, le président du conseil syndical pourra y procéder lui-même.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom] et [noms des autres copropriétaires signataires]
Signatures
Pièces jointes : liste des copropriétaires signataires avec leurs tantièmes, projets de résolution et documents annexes
Qui peut demander la convocation d'une AG extraordinaire ?
- Le conseil syndical, par décision prise en son sein.
- Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de l'ensemble du syndicat, ou le seuil inférieur prévu par le règlement.
- Un copropriétaire seul, à ses frais, pour une ou plusieurs questions ne concernant que ses propres droits ou obligations (par exemple une autorisation de travaux privatifs urgente).
Calculez les voix à partir des tantièmes généraux figurant dans l'état descriptif de division ou sur les appels de fonds. Joignez un tableau des signataires avec leurs voix : il évite toute contestation du syndic.
Le syndic ne convoque pas l'assemblée : quels recours ?
- Adresser au syndic une mise en demeure de convoquer.
- Si elle reste infructueuse pendant plus de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée.
- À défaut de conseil syndical ou si son président ne le fait pas, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal judiciaire d'habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à convoquer l'assemblée.
Voir aussi la mise en demeure du syndic si la défaillance ne se limite pas à cette convocation.
Délais et formalités de convocation
La convocation doit être notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement. Elle contient l'ordre du jour, les projets de résolution et les documents nécessaires au vote (devis, contrats, budget). Une question non inscrite à l'ordre du jour ne peut pas être valablement votée, d'où l'importance de rédiger précisément vos projets de résolution.
Pour ajouter une question à une assemblée déjà prévue, il suffit d'une demande d'inscription à l'ordre du jour.
Qui paie les frais de l'assemblée ?
Les frais d'une assemblée demandée par le conseil syndical ou par le quart des voix sont supportés par le syndicat des copropriétaires. Le contrat de syndic peut prévoir des honoraires spécifiques pour la tenue d'une assemblée supplémentaire : vérifiez-les. Lorsque l'assemblée est demandée par un copropriétaire seul, pour des questions qui ne concernent que lui, les frais sont à sa charge.
Questions fréquentes
Une AG extraordinaire peut-elle révoquer le syndic ?
Oui. L'assemblée générale peut mettre fin au contrat du syndic, dans les conditions prévues par la loi et le contrat, et désigner un nouveau syndic à la même séance. Prévoyez alors dans l'ordre du jour la désignation d'un remplaçant et joignez les projets de contrat, voir la résiliation du contrat de syndic.
Les règles de majorité sont-elles différentes lors d'une AG extraordinaire ?
Non. Le terme « extraordinaire » désigne seulement une assemblée tenue en dehors de l'assemblée annuelle. Chaque décision obéit à la majorité prévue par la loi pour son objet (majorité simple, absolue ou double majorité), quelle que soit l'assemblée.
Peut-on voter par correspondance ou à distance ?
Oui. Les copropriétaires peuvent voter par correspondance au moyen d'un formulaire, et participer par visioconférence si l'assemblée l'a décidé et que les moyens sont disponibles. Ceux qui ne peuvent pas être présents peuvent aussi donner un pouvoir.
Textes de référence
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 8 (convocation de l'assemblée à la demande du conseil syndical ou d'un quart des voix)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 17-1 AA (assemblée demandée par un copropriétaire à ses frais)