Demande de relevé de notes

Mis à jour le · Étudiants

Candidature en master, dossier d'admission à l'étranger, recrutement, reprise d'études des années après : on vous demande souvent vos relevés de notes. Pour l'année en cours ou les années récentes, ils sont généralement téléchargeables dans votre espace numérique. Pour un ancien cursus, un relevé perdu, une version certifiée ou un supplément au diplôme, il faut écrire au service de scolarité de l'établissement qui a délivré les notes.

Le modèle de demande de relevé de notes ci-dessous convient aux étudiants actuels comme aux anciens étudiants. Une variante en e-mail court permet de demander une version en anglais ou le supplément au diplôme pour un dossier à l'étranger.

Modèle à personnaliser

Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.

Modèle principal

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[Prénom Nom]
[Nom de naissance si différent]
Né(e) le [date de naissance]
Numéro étudiant : [numéro étudiant]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom de l'université ou de l'école]
Service de la scolarité – [composante ou UFR]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

E-mail au service de scolarité, formulaire en ligne ou courrier simple

Objet : Demande de relevés de notes – [intitulé de la formation]

Madame, Monsieur,

J'ai été inscrit(e) à [nom de l'établissement], au sein de [composante ou UFR], en [intitulé de la formation et des années suivies], de [année de début] à [année de fin], sous le numéro étudiant [numéro étudiant].

Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me délivrer [le relevé de notes de l'année année / l'ensemble de mes relevés de notes de année à année / le relevé de notes accompagné du supplément au diplôme], [en version certifiée conforme / en version électronique signée].

Ces documents me sont demandés dans le cadre de [ma candidature en nom de la formation / un recrutement / une demande d'équivalence à l'étranger], pour laquelle la date limite est fixée au [date limite].

Je vous remercie de me les adresser [à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus / à l'adresse postale ci-dessus]. Je joins la copie de ma pièce d'identité et reste à votre disposition pour tout justificatif complémentaire.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Signature

Pièce jointe : copie de la pièce d'identité

Variante : e-mail pour un relevé en anglais ou le supplément au diplôme

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Objet : Transcript of records et supplément au diplôme – [intitulé du diplôme]

Madame, Monsieur,

Diplômé(e) de [intitulé du diplôme] en [année d'obtention] (numéro étudiant [numéro étudiant]), je prépare une candidature auprès de [nom de l'université ou de l'employeur étranger] dans [pays].

Pourriez-vous m'indiquer s'il est possible d'obtenir un relevé de notes en anglais (transcript of records) et le supplément au diplôme, ainsi que le délai et les éventuelles formalités ? Mon dossier doit être déposé avant le [date limite].

Je vous remercie par avance de votre aide.

[Prénom Nom]

Où demander un relevé de notes ?

  • Étudiant inscrit : dans l'espace numérique de l'établissement (ENT), rubrique scolarité ou dossier étudiant. À défaut, au secrétariat pédagogique de votre formation.
  • Ancien étudiant d'université : au service de scolarité de la composante (UFR, institut, école interne) où vous étiez inscrit ; pour les années anciennes, les archives peuvent être gérées par un service central.
  • École privée : au service des études ou au secrétariat de l'école ; si l'école a fermé, renseignez-vous auprès du rectorat.
  • Relevé du baccalauréat : il relève du rectorat ou du service interacadémique concerné, pas de l'université.

Quelles informations donner pour être retrouvé ?

Les services cherchent par nom de naissance, date de naissance et numéro étudiant. Indiquez aussi l'intitulé exact de la formation et les années universitaires. Si vous avez changé de nom (mariage, changement d'état civil), précisez les deux noms. Plus la demande est complète, plus elle est traitée vite, surtout pour les cursus de plus de dix ans conservés en archives.

Relevé de notes, supplément au diplôme, attestation : ne pas confondre

  • Le relevé de notes détaille les notes par unité d'enseignement et les crédits ECTS obtenus.
  • Le supplément au diplôme décrit la formation, son niveau et son contenu selon un modèle européen, ce qui facilite la reconnaissance à l'étranger.
  • L'attestation de réussite certifie l'obtention du diplôme en attendant le parchemin : voir la demande d'attestation de réussite.
  • Le certificat de scolarité prouve une inscription en cours : voir la demande de certificat de scolarité.

Délai et relance

Aucun délai n'est fixé par un texte général ; comptez de quelques jours à plusieurs semaines selon l'ancienneté des archives et la période (les rentrées et les périodes de jury sont chargées). Annoncez votre date limite dans la lettre. Sans réponse, relancez au bout de deux semaines en rappelant la date de la première demande.

Si vous constatez une note mal reportée à réception du relevé, demandez sa correction sans attendre : voir le signalement d'une erreur sur un relevé de notes.

Erreurs fréquentes

  • Écrire à la présidence de l'université plutôt qu'au service de scolarité de la composante.
  • Omettre le nom de naissance ou le numéro étudiant.
  • Demander un relevé « officiel » sans préciser s'il faut une version signée électroniquement, certifiée ou traduite.
  • Envoyer des originaux : une copie de pièce d'identité suffit.

Questions fréquentes

La délivrance d'un relevé de notes est-elle payante ?

Les établissements publics délivrent en principe les relevés gratuitement à leurs étudiants et anciens étudiants. Certains services facturent des envois spécifiques (envoi international, traductions). Une école privée peut appliquer d'autres conditions. Posez la question si une somme vous est demandée.

Peut-on obtenir ses relevés de notes vingt ans après ?

Oui en règle générale : les établissements conservent les procès-verbaux de délibération et les données de scolarité sur une longue durée. La recherche est simplement plus longue. Donnez un maximum d'informations (années, intitulé, lieu d'enseignement, nom de naissance).

Un tiers peut-il demander mes relevés à ma place ?

Les relevés sont des données personnelles : ils ne sont délivrés qu'à l'intéressé ou à une personne munie d'une procuration écrite et d'une copie de la pièce d'identité des deux personnes. Un futur employeur ne peut pas les obtenir directement sans votre accord.