Demande après la perte d'un diplôme
Un diplôme perdu, volé ou détruit (incendie, dégât des eaux, déménagement) n'est jamais réédité : l'établissement ou le rectorat ne délivre pas de duplicata. En revanche, vous pouvez obtenir une attestation de diplôme (ou attestation de réussite), qui a la même valeur pour prouver que vous êtes diplômé.
Le modèle ci-dessous s'adresse à l'autorité qui a délivré le diplôme : l'université ou l'école pour un diplôme de l'enseignement supérieur, le rectorat ou le service des examens compétent pour le baccalauréat, le brevet, le CAP ou le BTS. Une variante sert à demander l'attestation d'un baccalauréat.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Nom de naissance si différent]
Né(e) le [date de naissance] à [lieu de naissance]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'université ou de l'école]
Service des diplômes / service de la scolarité
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Courrier simple ou e-mail, selon les modalités de l'établissement
Objet : Demande d'attestation de diplôme suite à [la perte / le vol / la destruction] de mon diplôme
Madame, Monsieur,
J'ai obtenu au sein de votre établissement le diplôme de [intitulé exact du diplôme, spécialité ou parcours], lors de la session [année d'obtention], [avec la mention mention obtenue]. J'étais inscrit(e) sous le numéro étudiant [numéro étudiant, si connu].
Ce diplôme a été [perdu / volé le date / détruit lors de circonstances, le date]. [Je joins la copie de ma déclaration de vol / de la déclaration de sinistre.]
Je sais qu'aucun duplicata ne peut être délivré. Je vous serais donc reconnaissant(e) de bien vouloir m'établir une attestation de diplôme [et, si possible, le relevé de notes correspondant], qui me sont nécessaires pour [une candidature / un recrutement / une démarche administrative].
Je vous remercie de m'adresser ces documents à l'adresse postale ci-dessus ou par voie électronique. Je reste à votre disposition pour tout justificatif complémentaire.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : copie de la pièce d'identité, [copie de la déclaration de vol ou de sinistre], [copie du diplôme si vous en avez conservé une]
Variante : attestation d'obtention du baccalauréat au rectorat
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[Prénom Nom]
[Nom de naissance si différent]
Né(e) le [date de naissance] à [lieu de naissance]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
Rectorat de l'académie de [académie]
Service des examens et concours
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Demande d'attestation d'obtention du baccalauréat
Madame, Monsieur,
J'ai obtenu le baccalauréat [général / technologique / professionnel], [série ou spécialités], lors de la session [année], en tant que candidat(e) [du lycée nom et ville du lycée / individuel(le)]. Mon diplôme ayant été [perdu / volé / détruit], je sollicite la délivrance d'une attestation d'obtention.
Je vous remercie de bien vouloir me l'adresser à l'adresse ci-dessus et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièce jointe : copie de la pièce d'identité
Diplôme perdu : pourquoi pas de duplicata ?
Le diplôme est un document délivré en un exemplaire unique. En le rééditant, l'administration créerait un second original, ce qui faciliterait les fraudes. La règle est donc la même pour tous les diplômes nationaux : en cas de perte ou de destruction, vous obtenez une attestation établie à partir des procès-verbaux du jury, conservés par l'établissement ou le rectorat. Elle mentionne le diplôme, la date d'obtention et en général la mention.
À qui adresser la demande selon le diplôme ?
- Licence, master, doctorat, DUT, BUT, diplômes d'université : service des diplômes ou de scolarité de l'université qui l'a délivré.
- Diplôme d'école (ingénieur, commerce) : l'école ; si elle a fusionné ou fermé, l'établissement qui a repris ses archives ou le rectorat.
- Baccalauréat, brevet, CAP, BEP, BTS : le rectorat ou le service interacadémique des examens de l'académie où vous avez passé l'examen. Certains rectorats proposent un formulaire en ligne.
- Diplôme obtenu à l'étranger : l'établissement étranger ; pour faire reconnaître son niveau en France, voyez plutôt le centre ENIC-NARIC.
Informations indispensables dans la lettre
Les archives sont classées par session et par nom de naissance. Indiquez : nom de naissance et nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance, intitulé exact du diplôme et de la spécialité, année d'obtention, établissement ou centre d'examen, numéro étudiant ou de candidat si vous l'avez. Une copie du diplôme, même de mauvaise qualité, facilite beaucoup la recherche.
Déclaration de vol et démarches liées
En cas de vol, une déclaration auprès de la police ou de la gendarmerie n'est pas exigée pour obtenir l'attestation, mais elle est utile si d'autres documents ont été volés en même temps. En cas de destruction lors d'un sinistre, mentionnez-le dans votre déclaration à l'assurance. Profitez de la démarche pour demander vos relevés de notes : voir la demande de relevé de notes.
Erreurs fréquentes
- Demander un « duplicata » : la demande est parfois retournée sans suite ; demandez une attestation.
- Écrire à l'université pour un baccalauréat, ou au lycée pour un BTS.
- Ne donner que le nom d'usage alors que le diplôme a été délivré au nom de naissance.
- Faire circuler des copies non certifiées quand un organisme exige un document officiel : utilisez l'attestation.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour obtenir une attestation de diplôme ?
Le délai dépend de l'ancienneté du diplôme et de l'organisation du service : quelques jours pour un diplôme récent enregistré dans les systèmes informatiques, plusieurs semaines pour une session ancienne conservée sur papier. Mentionnez votre éventuelle date limite dans la demande.
L'attestation a-t-elle la même valeur que le diplôme ?
Elle prouve l'obtention du diplôme et est acceptée pour les inscriptions, concours et recrutements. Certaines démarches à l'étranger demandent en plus une légalisation ou une apostille : renseignez-vous auprès de l'autorité étrangère concernée sur le document qu'elle accepte.
Peut-on obtenir une attestation pour un diplôme ancien, par exemple des années 1980 ?
Oui en principe, car les procès-verbaux de jury sont conservés durablement. La recherche est plus longue, surtout si l'établissement a changé de nom ou fusionné. Donnez le maximum d'informations et, si possible, une copie ou une photo du diplôme.