Demande de don de matériel

Mis à jour le · Associations

Une demande de don de matériel permet à une association d'obtenir gratuitement auprès d'une entreprise des biens dont elle a besoin : ordinateurs renouvelés, mobilier de bureau, denrées, fournitures, outillage. Pour l'entreprise, c'est un don en nature : elle se sépare de biens qu'elle n'utilise plus et peut, si votre association est d'intérêt général, bénéficier de la réduction d'impôt au titre du mécénat.

Une demande qui aboutit est précise : liste chiffrée du matériel, usage prévu, public bénéficiaire et prise en charge de l'enlèvement. Le modèle ci-dessous s'adresse à une entreprise identifiée ; une variante vise une demande courte par e-mail après un premier contact.

Modèle à personnaliser

Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.

Modèle principal

Remplir les champs

[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
N° RNA : [numéro RNA]

[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du responsable]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]

[Ville], le [Date]

Lettre simple ou e-mail avec la lettre en pièce jointe

Objet : Demande de don de [nature du matériel] au profit de [Nom de l'association]

Madame, Monsieur,

[Nom de l'association] est une association loi 1901 qui a pour objet [objet de l'association]. Chaque année, nous accompagnons [nombre de bénéficiaires] [public accompagné] à [commune ou territoire], grâce à l'engagement de [nombre de bénévoles] bénévoles.

Nous avons appris que votre entreprise [renouvelle régulièrement son parc informatique / dispose d'invendus / réaménage ses locaux]. Pour [description du projet : par exemple ouvrir un atelier numérique pour les demandeurs d'emploi], nous aurions besoin du matériel suivant :
– [désignation et quantité du matériel 1] ;
– [désignation et quantité du matériel 2] ;
– [désignation et quantité du matériel 3].

Le matériel sera utilisé exclusivement pour les activités de l'association et ne sera pas revendu. Nous pouvons organiser l'enlèvement dans vos locaux à la date qui vous convient et, s'agissant d'équipements informatiques, procéder à l'effacement sécurisé des données ou vous remettre une attestation d'effacement si vous le souhaitez.

[Si l'association est d'intérêt général : Notre association remplit les conditions pour délivrer un reçu fiscal au titre du mécénat. Nous vous le remettrons à réception du don, avec la description et la quantité des biens reçus.]

Nous serions heureux de faire connaître votre soutien auprès de nos adhérents et partenaires, si vous le souhaitez. Je reste à votre disposition pour vous présenter notre projet par téléphone ou lors d'une visite.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction] de [Nom de l'association]
Signature

Pièces jointes : présentation de l'association, dernier rapport d'activité

Variante : e-mail court après un premier contact

Remplir les champs

Objet : Suite à notre échange : don de [nature du matériel]

Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],

Merci pour notre échange du [date de l'échange]. Comme convenu, voici le détail du matériel qui nous serait utile : [liste et quantités].

Nous pouvons venir le chercher avec notre propre véhicule le [date proposée pour l'enlèvement] ou à toute autre date qui vous arrange. Pour faciliter votre traçabilité, nous vous remettrons un bon d'enlèvement signé et, si vous le souhaitez, le reçu fiscal correspondant.

Pouvez-vous me confirmer votre accord et le nom de la personne à contacter sur place ?

Bien cordialement,
[Prénom Nom], [fonction]
[Nom de l'association] – [Téléphone]

À qui adresser une demande de don de matériel ?

Ciblez les entreprises dont l'activité produit naturellement le matériel recherché : une banque ou une grande entreprise qui renouvelle ses ordinateurs tous les trois à cinq ans, un magasin d'ameublement qui change ses modèles d'exposition, une grande surface pour les denrées, un artisan pour les chutes de matériaux. Adressez-vous nommément à la personne qui décide : services généraux, responsable RSE, directeur de magasin.

Les invendus non alimentaires ne peuvent plus être détruits en principe depuis la loi anti-gaspillage de 2020 : ils doivent être réemployés, donnés ou recyclés. C'est un argument concret pour une entreprise qui cherche des débouchés solidaires à ses stocks.

Réduction d'impôt : ce que l'entreprise peut obtenir

Lorsque l'association est d'intérêt général (activité non lucrative, gestion désintéressée, pas de cercle restreint de bénéficiaires) et exerce dans un des domaines prévus par la loi, l'entreprise donatrice peut bénéficier de la réduction d'impôt mécénat de l'article 238 bis du Code général des impôts, soit en principe 60 % de la valeur du don, dans la limite de 20 000 € ou de 5 ‰ du chiffre d'affaires hors taxes si ce montant est plus élevé.

Un don en nature est valorisé par l'entreprise, en général à son coût de revient ou à sa valeur en stock, et non au prix de vente. L'association décrit les biens reçus (nature, quantité, état) ; la valorisation relève de la responsabilité du donateur. En cas de doute sur votre éligibilité, voir le rescrit fiscal mécénat avant d'émettre des reçus fiscaux.

Rendre la demande concrète et facile à accepter

  • Liste chiffrée : « 10 ordinateurs portables de moins de 6 ans, 10 chargeurs » plutôt que « du matériel informatique ».
  • Usage vérifiable : décrivez l'atelier, le local ou la distribution auquel le matériel servira, avec le nombre de bénéficiaires.
  • Logistique prise en charge : transport, démontage, effacement des données. Une entreprise dit plus facilement oui quand elle n'a rien à organiser.
  • Pas de revente : engagez-vous à ne pas revendre le matériel, sauf accord écrit du donateur, pour éviter toute ambiguïté sur l'usage du don.

Après l'accord : enlèvement, reçu et remerciement

  1. Établissez un bon d'enlèvement ou une attestation de remise daté, listant les biens et signé des deux parties.
  2. Inscrivez le don dans le suivi de l'association (inventaire du matériel, contributions en nature le cas échéant dans les comptes).
  3. Remettez le reçu fiscal si l'association y est habilitée, avec la description des biens.
  4. Remerciez par écrit quelques semaines plus tard en montrant l'usage réel du matériel : photos, nombre de personnes équipées.

Le remerciement ouvre la voie à d'autres dons : voir la lettre de remerciement à un partenaire.

Questions fréquentes

Une association non reconnue d'intérêt général peut-elle demander un don de matériel ?

Oui. Toute association déclarée peut recevoir des dons manuels, y compris en nature. Seule la réduction d'impôt de l'entreprise est en jeu : sans intérêt général, vous ne pouvez pas délivrer de reçu fiscal. Présentez alors le don comme un soutien local et proposez une contrepartie de visibilité raisonnable, sans promettre d'avantage fiscal.

Faut-il accepter tout le matériel proposé ?

Non. Refusez poliment le matériel hors d'usage ou sans utilité : son évacuation vous coûterait du temps et de l'argent, en particulier pour les déchets électroniques. Précisez dès la demande l'état minimal attendu (en état de marche, avec alimentation) et vérifiez les biens au moment de l'enlèvement.

Le don de matériel informatique pose-t-il un problème de données personnelles ?

L'entreprise reste responsable des données présentes sur ses disques. Proposez un effacement certifié ou laissez-la retirer les disques. Formaliser ce point par écrit rassure le service informatique, qui est souvent le vrai décideur dans ce type de don.

Textes de référence

  • Code général des impôts, article 238 bis (réduction d'impôt mécénat des entreprises)
  • Loi n° 2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l'économie circulaire