Compte rendu d'utilisation d'une subvention

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Une association qui reçoit une subvention publique affectée à un projet doit rendre compte de son utilisation. La loi du 12 avril 2000 impose, pour une subvention affectée à une dépense déterminée, la production d'un compte rendu financier attestant de la conformité des dépenses à l'objet de la subvention, dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée. La convention signée avec le financeur peut prévoir des délais et des pièces supplémentaires.

Le compte rendu d'utilisation de la subvention se compose en général d'un tableau financier (formulaire Cerfa de compte rendu financier ou modèle du financeur), d'un bilan qualitatif et d'une lettre d'envoi. C'est cette lettre que propose le modèle ci-dessous ; la variante sert à signaler un écart important entre le budget prévu et le réalisé.

Modèle à personnaliser

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Modèle principal

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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
SIRET : [numéro SIRET]
[E-mail]

[Madame / Monsieur] le [Maire / Président]
[Nom de la collectivité financeuse]
[Service instructeur]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Courrier, e-mail ou dépôt sur la plateforme du financeur

Objet : Compte rendu d'utilisation de la subvention [année] – dossier n° [numéro de dossier]

[Madame / Monsieur] le [Maire / Président],

Par délibération du [date de la délibération], [Nom de la collectivité financeuse] a attribué à [Nom de l'association] une subvention de [montant de la subvention] € destinée à [objet de la subvention]. Conformément à [la convention du date de la convention / la réglementation], j'ai l'honneur de vous adresser le compte rendu de son utilisation.

Le projet s'est déroulé du [date de début] au [date de fin]. Il a permis de [résultats principaux : nombre de bénéficiaires, actions réalisées, indicateurs prévus dans la demande].

Sur le plan financier, les dépenses réalisées s'élèvent à [montant des dépenses réalisées] € pour un budget prévisionnel de [montant du budget prévisionnel] €. La subvention a été intégralement affectée aux dépenses de [postes de dépenses financés], comme le détaille le tableau joint.

Nous vous remercions pour ce soutien, qui a été mentionné sur [supports de communication]. Je me tiens à votre disposition pour tout complément d'information ou pour vous présenter le bilan de cette action.

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le [Maire / Président], l'expression de ma haute considération.

[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature

Pièces jointes : compte rendu financier signé, bilan qualitatif, [comptes annuels approuvés, rapport d'activité]

Variante : écart important entre prévu et réalisé

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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]

[Nom de la collectivité financeuse]
[Service instructeur]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Objet : Compte rendu de la subvention [année] et explication des écarts

[Madame / Monsieur],

Vous trouverez ci-joint le compte rendu financier de l'action [objet de la subvention], financée à hauteur de [montant de la subvention] €.

Les dépenses réalisées ([montant des dépenses réalisées] €) sont inférieures de [pourcentage d'écart] % au budget prévu, en raison de [cause de l'écart : annulation d'une partie de l'action, financement complémentaire obtenu, coûts moindres]. [Nous vous proposons de reporter le solde non utilisé, soit montant €, sur l'action suivante / Nous tenons à votre disposition le remboursement de la part non utilisée, soit montant €.]

Je reste à votre disposition pour en convenir et vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Président(e)
Signature

Quand faut-il rendre un bilan d'utilisation de subvention ?

  • Subvention affectée à un projet ou une dépense déterminée : compte rendu financier obligatoire dans les six mois suivant la fin de l'exercice concerné.
  • Subvention de plus de 23 000 € par an : une convention est obligatoire et fixe les conditions de contrôle et de restitution des comptes.
  • Subvention de fonctionnement : pas de compte rendu financier spécifique au sens de la loi de 2000, mais la collectivité peut demander les comptes annuels et contrôler l'usage des fonds.
  • Nouvelle demande : la plupart des financeurs refusent d'instruire un dossier tant que le compte rendu de la subvention précédente n'a pas été remis.

Que contient le compte rendu financier ?

Le formulaire Cerfa de compte rendu financier, utilisé par l'État et de nombreuses collectivités, compare poste par poste le budget prévisionnel présenté lors de la demande de subvention et les dépenses et recettes réellement constatées. Il comprend aussi une partie qualitative (actions menées, public touché, indicateurs) et une attestation signée par le représentant légal.

Les montants doivent correspondre à votre comptabilité : conservez les factures et pièces justificatives, que le financeur peut demander. Valorisez à part les contributions en nature (bénévolat, locaux prêtés) si le modèle le prévoit.

Contrôle de la collectivité et sanctions

Toute association ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle de la collectivité qui l'a accordée, qui peut demander une copie certifiée de ses budgets et comptes. Une subvention utilisée à d'autres fins que son objet, ou non justifiée, peut donner lieu à une demande de remboursement et compromettre les financements futurs.

Les associations qui reçoivent chaque année plus de 153 000 € de subventions publiques en numéraire doivent en outre établir des comptes annuels, nommer un commissaire aux comptes et publier leurs comptes.

Rédiger un bilan qualitatif utile

  1. Rappelez les objectifs annoncés dans la demande et les indicateurs choisis.
  2. Donnez les résultats chiffrés : participants, heures d'activité, partenaires mobilisés.
  3. Expliquez les écarts sans les minimiser ; un écart justifié est bien accueilli.
  4. Ajoutez deux ou trois éléments concrets : photos, témoignage, article de presse.
  5. Terminez par les perspectives, qui préparent la prochaine demande.

Un bilan soigné, envoyé dans les délais, est le meilleur argument pour le renouvellement. Pensez à y joindre une lettre de remerciement si ce n'est pas déjà fait.

Questions fréquentes

Que faire si la subvention n'a pas été entièrement utilisée ?

Signalez-le spontanément dans le compte rendu. Selon la convention, le financeur peut accepter un report sur l'exercice suivant, réduire le solde restant à verser ou demander le remboursement de la part non utilisée. Conserver silencieusement la somme expose à un reversement ultérieur et à une perte de confiance.

Le compte rendu doit-il être certifié par un expert-comptable ?

Pas en règle générale : il est attesté par le représentant légal de l'association. La certification par un commissaire aux comptes n'est exigée que dans les cas prévus par la loi ou par la convention, notamment pour les associations dépassant certains seuils de subventions publiques.

Peut-on envoyer le compte rendu avant l'approbation des comptes par l'AG ?

Oui, si le délai l'impose. Précisez alors que les comptes sont en cours d'approbation et transmettez le procès-verbal de l'assemblée générale dès qu'il est disponible. L'essentiel est que les chiffres communiqués correspondent à ceux qui seront approuvés.

Textes de référence

  • Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, article 10
  • Code général des collectivités territoriales, article L1611-4 (contrôle des organismes subventionnés)
  • Code de commerce, article L612-4 (obligations comptables des associations recevant plus de 153 000 € de subventions)