Demande de versement d'une subvention
Une subvention votée n'est pas toujours versée automatiquement. Selon la convention ou l'arrêté d'attribution, le paiement peut être subordonné à une demande écrite de l'association, à la production de justificatifs (factures, attestation de démarrage, compte rendu) ou se faire en plusieurs fois : une avance, puis un solde après réalisation du projet.
Le modèle ci-dessous permet de demander le versement d'une subvention votée ou de son solde en joignant les pièces prévues. Une variante sert de relance lorsque le paiement tarde alors que le dossier est complet.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
SIRET : [numéro SIRET]
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président]
[Nom de la collectivité] – Service [nom du service gestionnaire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple, e-mail ou dépôt sur le portail des aides de la collectivité
Objet : Demande de versement [de la subvention / du solde de la subvention] – [référence de la convention ou de la délibération]
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président],
Par [délibération / arrêté / convention] du [date de la décision], [Nom de la collectivité] a attribué à [Nom de l'association] une subvention de [montant accordé] € pour [objet de la subvention].
[Le projet a démarré le date de démarrage / Le projet s'est achevé le date de fin]. Conformément à [l'article numéro de l'article de la convention / l'arrêté d'attribution], je vous prie de bien vouloir procéder au versement [de la subvention / de l'avance de pourcentage de l'avance % / du solde, soit montant du solde €].
Vous trouverez ci-joint les pièces prévues : [liste des pièces : compte rendu financier, bilan d'activité, état récapitulatif des dépenses, factures, attestation de démarrage]. Le versement pourra être effectué sur le compte de l'association dont le relevé d'identité bancaire est également joint.
Je reste à la disposition de vos services pour tout complément et vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le [Maire / Président], l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
[Président(e) / Trésorier(e)] de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : RIB au nom de l'association, [compte rendu financier / bilan / justificatifs de dépenses]
Variante : relance pour un versement en retard
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de la collectivité] – Service [nom du service gestionnaire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Relance – versement de la subvention attribuée le [date de la décision]
Madame, Monsieur,
Le [date de la demande de versement], nous vous avons adressé la demande de versement de la subvention de [montant accordé] € attribuée à [Nom de l'association] par [délibération / arrêté] du [date de la décision], accompagnée de l'ensemble des pièces prévues par la convention.
À ce jour, les fonds ne sont pas parvenus sur notre compte. Pourriez-vous nous indiquer si le mandat de paiement a été émis et, dans le cas contraire, s'il manque une pièce au dossier ?
Ce retard pèse sur notre trésorerie : nous avons déjà engagé [montant des dépenses engagées] € de dépenses pour ce projet. Je vous remercie par avance de votre retour.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Trésorier(e) de [Nom de l'association]
Signature
Quand demander le versement d'une subvention ?
Tout dépend du document qui attribue l'aide. Relisez-le avant d'écrire : il précise en principe le calendrier et les conditions du paiement.
- Versement unique après la décision : souvent pour les petites subventions de fonctionnement, parfois sans démarche de votre part.
- Avance puis solde : une partie à la signature ou au démarrage, le reste sur présentation d'un bilan et des justificatifs.
- Versement sur justificatifs : la subvention est calculée au prorata des dépenses réellement engagées, dans la limite du montant voté.
- Date limite : de nombreuses conventions prévoient un délai au-delà duquel la subvention non réclamée est annulée (caducité). Ne laissez pas passer cette date.
Les pièces à joindre à la demande
- Un RIB au nom exact de l'association (pas au nom du président ou du trésorier).
- Le SIRET de l'association, indispensable pour le paiement par une collectivité : voir la demande de numéro SIRET.
- Pour un solde : le compte rendu financier de l'action et un bilan qualitatif, sur le modèle imposé s'il existe. Au-delà de 23 000 €, ce compte rendu est une obligation légale.
- Selon le cas : factures acquittées, état récapitulatif des dépenses certifié par le président ou le trésorier, attestation de démarrage.
Un dossier incomplet est la première cause de retard de paiement. Faites vérifier la liste des pièces par le service avant l'envoi si le document d'attribution est imprécis.
Pourquoi le paiement peut-il tarder ?
Dans une collectivité, le service qui instruit la demande n'est pas celui qui paie : il émet un mandat, transmis ensuite au comptable public qui effectue le virement. Chaque étape peut bloquer si une pièce ou une information bancaire manque, ou si le SIRET ne correspond pas au RIB.
Avant de relancer, vérifiez vos propres envois (date, destinataire, pièces). Si tout est complet, adressez la relance au service gestionnaire en citant la référence de la délibération : il pourra vous dire si le mandat est émis et à quelle date.
Projet réduit, reporté ou annulé : que déclarer ?
Si l'action a été réalisée partiellement, déclarez-le honnêtement dans le compte rendu : la collectivité peut réduire le solde au prorata. Si le projet est reporté, demandez un avenant avant la date de caducité. Si le projet est annulé, l'avance déjà perçue devra le plus souvent être reversée. Un bilan d'utilisation précis protège l'association en cas de contrôle.
Questions fréquentes
Qui doit signer la demande de versement ?
Le représentant légal de l'association, en principe le président, ou la personne à qui il a délégué ce pouvoir (souvent le trésorier). Si le signataire change entre le vote et la demande, joignez la preuve de la nouvelle désignation, par exemple le procès-verbal de l'élection.
L'association peut-elle faire payer la subvention sur le compte d'une autre structure ?
Non, sauf mention expresse de la convention. La subvention est attribuée à une personne morale identifiée et doit être versée sur un compte à son nom. Un reversement à une autre association n'est possible que si la convention l'autorise.
Peut-on recevoir des intérêts de retard si la collectivité paie tard ?
Une subvention n'est pas le paiement d'une prestation : les règles sur les délais de paiement des marchés publics ne s'appliquent pas. En pratique, la voie utile est la relance écrite, puis un échange avec l'élu délégué si le blocage persiste.
Textes de référence
- Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, articles 9-1 (définition de la subvention) et 10 (convention et compte rendu financier)