Renonciation au remboursement de frais (abandon de frais)
L'abandon de frais permet à un bénévole qui a avancé des dépenses pour son association de renoncer à leur remboursement : la somme abandonnée est alors traitée comme un don et peut ouvrir droit à la réduction d'impôt sur le revenu des particuliers, si l'association est habilitée à délivrer des reçus fiscaux.
La renonciation doit être écrite et expresse, porter sur des frais justifiés et engagés strictement pour l'objet de l'association, et être constatée dans ses comptes. Le modèle ci-dessous est la déclaration d'abandon signée par le bénévole ; une variante couvre les frais kilométriques de toute une année.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de l'association]
À l'attention du trésorier
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre au trésorier ou envoi postal
Objet : Renonciation au remboursement de frais (abandon de frais au profit de l'association)
[Madame / Monsieur] le Trésorier,
Je soussigné(e) [Prénom Nom], bénévole de [Nom de l'association] en qualité de [mission ou fonction], ai engagé personnellement, au cours de l'année [année], des frais pour la réalisation de l'objet de l'association, dont le détail figure dans la note de frais ci-jointe, pour un montant total de [montant total en euros] €.
Ces frais correspondent à [nature des frais : déplacements pour l'encadrement des entraînements, achats de matériel pédagogique, etc.] et sont tous justifiés par les pièces jointes.
Par la présente, je déclare renoncer expressément au remboursement de ces frais et en faire don à [Nom de l'association].
Je vous remercie de bien vouloir constater cet abandon dans la comptabilité de l'association et, si celle-ci est habilitée à le faire, de me délivrer un reçu fiscal d'un montant de [montant total en euros] € au titre de l'année [année].
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Trésorier, l'expression de mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Signature précédée de la mention « Je renonce au remboursement de ces frais »
Pièces jointes : note de frais détaillée, justificatifs
Variante : abandon des frais kilométriques de l'année
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Nom de l'association]
À l'attention du trésorier
[Ville], le [Date]
Objet : Abandon de frais kilométriques – année [année]
[Madame / Monsieur] le Trésorier,
Au cours de l'année [année], j'ai utilisé mon véhicule personnel [marque et modèle, puissance fiscale] pour les besoins de l'association, soit [nombre total de km] km, dont le détail (dates, trajets, motifs) figure dans le relevé ci-joint.
Évalués selon le barème kilométrique applicable aux bénévoles pour l'année [année], ces frais s'élèvent à [montant total en euros] €, auxquels s'ajoutent [montant des péages] € de péages et stationnement justifiés.
Je renonce expressément à leur remboursement au profit de [Nom de l'association] et vous demande de me délivrer le reçu fiscal correspondant.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Trésorier, mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : relevé des déplacements, copie de la carte grise, justificatifs de péage
Les conditions pour que l'abandon de frais soit un don
- Association éligible : elle doit pouvoir délivrer des reçus fiscaux (intérêt général, gestion désintéressée, activité dans un domaine prévu par le Code général des impôts).
- Frais engagés pour l'objet de l'association : encadrement d'activités, déplacements pour une réunion, achats pour une action. Les frais de simple participation à une activité en tant que pratiquant sont exclus.
- Frais justifiés : factures, billets, relevé kilométrique précis.
- Renonciation expresse : une déclaration écrite du bénévole, comme le modèle ci-dessus.
- Constatation dans les comptes : l'association enregistre la charge et le don, comme si elle avait remboursé puis reçu la somme.
Quelle réduction d'impôt pour le bénévole ?
L'abandon de frais est traité comme un don : il ouvre droit, dans les mêmes conditions, à la réduction d'impôt sur le revenu prévue par l'article 200 du Code général des impôts, en principe 66 % du montant, dans la limite de 20 % du revenu imposable, l'excédent étant reportable sur les années suivantes. Le bénévole déclare le montant du reçu fiscal dans sa déclaration de revenus.
Pour les frais de véhicule, l'administration publie chaque année un barème kilométrique spécifique aux bénévoles, distinct du barème applicable aux salariés. Utilisez celui de l'année des déplacements.
Le rôle du trésorier
Le trésorier vérifie les justificatifs, s'assure que l'association aurait bien remboursé ces frais si le bénévole l'avait demandé, puis enregistre l'opération. Il délivre ensuite le reçu fiscal au nom du bénévole. Il conserve la déclaration et les pièces : en cas de contrôle, l'association doit pouvoir justifier chaque reçu émis.
Il est prudent que le bureau ou le conseil d'administration adopte une règle interne : types de frais admis, barème, calendrier de dépôt. En cas de doute sur la capacité à délivrer des reçus, l'association peut interroger l'administration par un rescrit fiscal.
Erreurs fréquentes
- Délivrer un reçu fiscal sans que l'association soit habilitée : elle s'expose à une amende fiscale.
- Abandonner des frais non justifiés ou estimés « au forfait ».
- Inclure des frais personnels (trajet domicile-club pour pratiquer soi-même une activité).
- Oublier la déclaration écrite de renonciation : sans elle, il n'y a pas de don.
- Mélanger remboursement et abandon pour les mêmes frais : chaque dépense est soit remboursée, soit abandonnée.
Questions fréquentes
Un dirigeant bénévole peut-il faire un abandon de frais ?
Oui, un président ou un trésorier bénévole peut abandonner ses frais aux mêmes conditions que les autres bénévoles. Par prudence, la validation de ses propres frais et du reçu doit être faite par un autre membre du bureau, pour éviter toute critique sur la gestion désintéressée.
Peut-on abandonner seulement une partie des frais ?
Oui. Le bénévole peut demander le remboursement de certaines dépenses et abandonner les autres. La déclaration doit alors identifier précisément les frais abandonnés et leur montant, et le reçu fiscal ne porte que sur cette partie.
À quel moment faire la déclaration d'abandon ?
Elle peut être faite au fil de l'eau ou en fin d'année, mais le reçu fiscal est rattaché à l'année de l'abandon. Beaucoup d'associations regroupent les abandons en fin d'exercice pour délivrer un seul reçu par bénévole avant la période de déclaration des revenus.
Textes de référence
- Code général des impôts, article 200 (réduction d'impôt au titre des dons des particuliers)
- Code général des impôts, article 1740 A (amende en cas de délivrance irrégulière de reçus fiscaux)