Demande de remboursement de frais d'un bénévole

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Un bénévole qui avance des frais pour l'association (déplacements, achats de fournitures, péage, hébergement lors d'une compétition) peut en demander le remboursement. La demande prend la forme d'une note de frais, accompagnée des justificatifs, adressée au trésorier ou à la personne désignée par l'association.

La règle clé : seuls les frais réels, engagés pour l'activité de l'association et justifiés peuvent être remboursés. Un remboursement forfaitaire ou supérieur à la dépense peut être requalifié en rémunération. Le modèle ci-dessous sert de demande et de note de frais ; une variante concerne les frais kilométriques avec un véhicule personnel.

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Modèle principal

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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom de l'association]
À l'attention du trésorier
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Remise en main propre au trésorier ou envoi par e-mail avec les justificatifs numérisés

Objet : Demande de remboursement de frais engagés pour l'association

[Madame / Monsieur] le Trésorier,

Dans le cadre de ma mission bénévole de [mission ou fonction] au sein de [Nom de l'association], j'ai engagé personnellement les dépenses suivantes pour le compte de l'association, [avec l'accord préalable de Prénom Nom du responsable donné le date de l'accord] :

– le [date de la dépense 1] : [nature de la dépense 1, par exemple achat de fournitures pour l'atelier], montant : [montant 1] € ;
– le [date de la dépense 2] : [nature de la dépense 2], montant : [montant 2] € ;
– le [date de la dépense 3] : [nature de la dépense 3], montant : [montant 3] €.

Le total s'élève à [montant total en euros] €. Vous trouverez ci-joint les originaux ou copies des tickets, factures et justificatifs correspondants.

Je vous remercie de bien vouloir procéder au remboursement par virement sur le compte dont je joins le RIB [ou : par chèque à mon ordre].

Je certifie sur l'honneur l'exactitude des dépenses déclarées, qui ont été engagées exclusivement pour les besoins de l'association et n'ont fait l'objet d'aucun autre remboursement.

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Trésorier, l'expression de mes salutations associatives.

[Prénom Nom]
Signature

Pièces jointes : justificatifs des dépenses, RIB

Variante : frais kilométriques avec un véhicule personnel

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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]

[Nom de l'association]
À l'attention du trésorier

[Ville], le [Date]

Objet : Remboursement de frais kilométriques – [mois ou période]

[Madame / Monsieur] le Trésorier,

J'ai utilisé mon véhicule personnel, [marque et modèle] de [puissance fiscale] CV, immatriculé [immatriculation], pour les déplacements suivants effectués pour l'association :
– le [date du trajet 1] : [lieu de départ] – [lieu d'arrivée], aller-retour, [nombre de km 1] km, motif : [motif 1] ;
– le [date du trajet 2] : [lieu de départ] – [lieu d'arrivée], aller-retour, [nombre de km 2] km, motif : [motif 2].

Soit un total de [nombre total de km] km. Conformément au barème adopté par [le bureau / le conseil d'administration] le [date de la décision], je sollicite un remboursement de [montant total en euros] €, auquel s'ajoutent les frais de péage et de stationnement justifiés, soit [montant des péages] €.

Je joins la copie de la carte grise, les justificatifs de péage et mon RIB.

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Trésorier, mes salutations associatives.

[Prénom Nom]
Signature

Quels frais d'un bénévole peuvent être remboursés ?

Sont remboursables les dépenses réelles, engagées pour l'activité de l'association et justifiées : transports (train, carburant, péages, stationnement), hébergement et repas lors d'un déplacement pour l'association, achats de fournitures ou de petits équipements, frais postaux ou d'impression. Les dépenses personnelles ou sans lien avec la mission sont exclues, même minimes.

L'association fixe ses propres règles : dépenses soumises à accord préalable, plafonds, barème kilométrique, délai pour présenter la note. Vérifiez le règlement intérieur ou la décision du bureau avant de dépenser.

Justificatifs et barème kilométrique

  • Achats : factures ou tickets de caisse au nom de l'association si possible, avec le détail des articles.
  • Déplacements en voiture : date, trajet, kilomètres, motif, copie de la carte grise. Beaucoup d'associations appliquent le barème kilométrique fiscal publié chaque année par l'administration, ou un barème inférieur voté par le bureau.
  • Transports en commun : billets et reçus.
  • Repas et hébergement : factures, avec le nom de l'événement ou de la réunion.

Le trésorier conserve la note et les justificatifs avec les pièces comptables : ils justifient la sortie de fonds en cas de contrôle ou lors de l'examen des comptes.

Le risque de requalification des remboursements

Un remboursement forfaitaire sans justificatif, ou supérieur aux frais réellement engagés, constitue un avantage en argent. Les organismes de recouvrement peuvent alors le considérer comme une rémunération, soumise à cotisations, et la relation peut être requalifiée en contrat de travail. Dans une association à gestion désintéressée, des avantages indirects accordés aux dirigeants peuvent aussi remettre en cause le régime fiscal.

Si le bénévole préfère ne pas être remboursé, il peut faire un abandon de frais au profit de l'association : sous conditions, l'abandon est traité comme un don ouvrant droit à réduction d'impôt.

Validation et paiement par l'association

  1. Le trésorier vérifie que chaque dépense est justifiée et conforme aux règles internes.
  2. La note est visée par la personne habilitée (président, trésorier ou responsable de l'activité), en évitant qu'un dirigeant valide seul ses propres frais.
  3. Le remboursement est fait par virement ou chèque, jamais en espèces sans trace.
  4. La dépense est enregistrée dans la comptabilité dans le compte correspondant à sa nature.

Questions fréquentes

Dans quel délai faut-il demander le remboursement ?

Aucun délai légal particulier ne s'impose en pratique : c'est l'association qui le fixe. Beaucoup demandent les notes de frais chaque mois ou au plus tard avant la clôture de l'exercice, pour que la dépense soit rattachée à la bonne année. Une note présentée très tardivement complique la comptabilité et peut être refusée si la règle interne le prévoit.

L'association peut-elle refuser de rembourser ?

Oui, si la dépense n'a pas été autorisée, n'est pas justifiée ou n'a pas de lien avec la mission. Pour éviter le litige, demandez l'accord préalable par écrit, même par un simple e-mail, avant toute dépense importante. Un refus doit toutefois reposer sur les règles connues du bénévole.

Les remboursements de frais sont-ils imposables pour le bénévole ?

Non, lorsqu'ils correspondent exactement à des dépenses engagées pour l'association et justifiées : ce ne sont pas des revenus. En revanche, un forfait ou un excédent de remboursement peut être considéré comme un revenu. D'où l'intérêt de toujours rembourser au réel.

Textes de référence

  • Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association