Report d'une assemblée générale
Une assemblée générale déjà convoquée peut devoir être reportée : salle indisponible, intempéries, comptes non arrêtés, décès d'un dirigeant, candidature tardive qu'il faut laisser examiner. La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit rien sur ce point : ce sont les statuts et, à défaut, les principes de convocation qui s'appliquent. Le report doit être décidé par l'organe qui a convoqué et notifié à tous les membres convoqués.
Le point de vigilance : la nouvelle date doit respecter à nouveau le délai statutaire de convocation. Le modèle ci-dessous annonce le report et vaut nouvelle convocation ; une variante sert à annuler une AG en urgence, sans nouvelle date.
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Même mode que la convocation initiale (courrier, e-mail ou affichage selon les statuts)
Objet : Report de l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [date initiale] – nouvelle convocation
[Madame / Monsieur],
Par courrier du [date de la convocation initiale], vous avez été convoqué(e) à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de [Nom de l'association] prévue le [date initiale].
En raison de [motif du report : l'indisponibilité de la salle, les conditions météorologiques annoncées, l'arrêté des comptes qui n'a pu être finalisé], [le conseil d'administration / le bureau / le président], réuni le [date de la décision de report], a décidé de reporter cette assemblée.
Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts, vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale qui se tiendra le [nouvelle date] à [heure], à [lieu de la réunion].
L'ordre du jour est [inchangé et rappelé ci-dessous / modifié comme suit] :
1. [point 1]
2. [point 2]
3. [point 3]
4. Questions diverses
Les pouvoirs déjà remis pour l'assemblée du [date initiale] [restent valables pour la nouvelle date, sauf retrait par le mandant / ne sont pas valables pour la nouvelle date : un nouveau pouvoir est joint]. Les candidatures au conseil d'administration peuvent être déposées jusqu'au [date limite de candidature].
Nous vous prions de nous excuser pour ce changement et comptons sur votre présence.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièce jointe : pouvoir de représentation
Variante : annulation en urgence, nouvelle date communiquée ultérieurement
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Objet : Annulation de l'assemblée générale du [date initiale]
[Madame / Monsieur],
En raison de [motif imprévu], l'assemblée générale de [Nom de l'association] prévue le [date initiale] ne pourra pas se tenir et est annulée. Merci de ne pas vous déplacer.
Une nouvelle convocation vous sera adressée dans le respect du délai prévu par nos statuts, avec la date, le lieu et l'ordre du jour de l'assemblée.
Nous vous prions de nous excuser pour ce contretemps.
Associativement,
[Prénom Nom], président(e)
Qui peut décider de reporter une assemblée générale ?
En principe, c'est l'organe qui a convoqué l'assemblée (président, bureau ou conseil d'administration selon les statuts) qui peut la reporter ou l'annuler, par une décision prise dans les mêmes formes. Consignez cette décision dans un compte rendu de réunion du bureau ou un procès-verbal du conseil.
Si l'assemblée a été convoquée à la demande d'une fraction des membres, comme le prévoient certains statuts, un report sans motif sérieux peut être contesté : voir la demande de convocation par les membres.
Quel délai pour la nouvelle convocation ?
La nouvelle date doit laisser s'écouler le délai de convocation prévu par les statuts entre l'envoi du courrier de report et la réunion. Si les statuts imposent 15 jours, ne fixez pas l'assemblée reportée une semaine plus tard, même si les membres ont déjà reçu l'ordre du jour.
Une AG annuelle doit parfois se tenir dans un délai après la clôture de l'exercice fixé par les statuts, par une convention de subvention ou par des règles propres aux associations soumises à des obligations comptables renforcées. Vérifiez que le report n'entraîne pas un dépassement.
Ordre du jour et pouvoirs après un report
- Ordre du jour inchangé : rappelez-le intégralement dans la nouvelle convocation.
- Ordre du jour modifié : la nouvelle convocation vaut convocation complète ; les nouveaux points peuvent être délibérés si le délai est respecté.
- Pouvoirs : un pouvoir est donné pour une assemblée déterminée. S'il mentionne la date initiale, il peut être contesté pour la nouvelle date ; la solution la plus sûre est de joindre un nouveau pouvoir et d'inviter les membres à le renouveler.
Report ou seconde convocation : ne pas confondre
Le report intervient avant la réunion. Si l'assemblée s'est réunie mais que le quorum n'a pas été atteint, il ne s'agit pas d'un report : il faut suivre la procédure de seconde convocation prévue par les statuts, qui prévoit souvent des règles de quorum allégées.
De même, une assemblée ne peut pas se « reporter » elle-même en cours de séance pour délibérer plus tard sans nouvelle convocation, sauf si les statuts l'organisent (suspension de séance le jour même).
Questions fréquentes
Peut-on annoncer le report seulement par e-mail ?
Utilisez le même mode que la convocation initiale, ou un mode plus sûr. Si les statuts prévoient une convocation par courrier, un simple e-mail d'annulation risque de ne pas toucher tous les membres. En urgence, doublez l'e-mail d'un affichage sur le lieu prévu et d'appels aux membres.
Faut-il justifier le report auprès des membres ?
Aucune règle ne l'impose, mais un motif clair évite les soupçons, surtout si l'assemblée devait trancher un sujet sensible comme l'élection du bureau. Un report répété sans raison sérieuse peut être contesté en justice par des membres qui y voient une manœuvre.
Les mandats des administrateurs sont-ils prolongés par le report ?
Si les statuts prévoient que les mandats expirent à l'assemblée annuelle, les administrateurs restent en fonction jusqu'à l'assemblée reportée, pour assurer la continuité. En cas de doute sur la rédaction des statuts, limitez les décisions du bureau sortant aux actes de gestion courante.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association