Convocation à l'assemblée générale ordinaire
La convocation à l'assemblée générale ordinaire (AGO) est le courrier par lequel le président, ou l'organe désigné par les statuts, invite tous les membres ayant voix délibérative à se réunir, en général une fois par an, pour approuver les comptes, voter le rapport moral et renouveler les instances. La loi du 1er juillet 1901 ne fixe ni délai, ni forme, ni quorum : ce sont les statuts de l'association, complétés le cas échéant par le règlement intérieur, qui en décident.
Le modèle ci-dessous convient à une AGO annuelle classique. Une variante permet d'envoyer la convocation par e-mail lorsque les statuts l'autorisent. Une convocation irrégulière peut entraîner l'annulation des décisions votées : vérifiez vos statuts avant l'envoi.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple, lettre remise en main propre ou e-mail, selon les statuts
Objet : Convocation à l'assemblée générale ordinaire du [date de l'assemblée]
[Madame / Monsieur],
Conformément à l'article [numéro de l'article] de nos statuts, j'ai le plaisir de vous convier à l'assemblée générale ordinaire de [Nom de l'association], qui se tiendra le [date de l'assemblée] à [heure], à l'adresse suivante : [lieu de la réunion].
L'ordre du jour est le suivant :
1. Rapport moral du président et vote
2. Rapport d'activité de l'année [année]
3. Rapport financier du trésorier, approbation des comptes et quitus
4. Budget prévisionnel [année] et fixation du montant de la cotisation
5. Renouvellement des membres du conseil d'administration
6. Questions diverses
Les membres à jour de leur cotisation au [date d'arrêt de la liste des votants] peuvent prendre part aux votes. Les candidatures au conseil d'administration doivent parvenir au secrétariat avant le [date limite de candidature]. Les comptes de l'exercice sont consultables sur demande auprès du trésorier à partir du [date de mise à disposition des documents].
Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez vous faire représenter par un autre membre de l'association en lui remettant le pouvoir joint, dûment complété et signé. Chaque membre ne peut détenir plus de [nombre maximal de pouvoirs] pouvoirs.
Comptant sur votre présence, je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations associatives les meilleures.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : pouvoir de représentation, [rapport d'activité / comptes annuels]
Variante : convocation par e-mail
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Objet : Assemblée générale ordinaire du [date de l'assemblée] : convocation
Bonjour [prénom de l'adhérent],
En application de l'article [numéro de l'article] de nos statuts, qui autorise la convocation par voie électronique, vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale ordinaire de [Nom de l'association] le [date de l'assemblée] à [heure], à [lieu de la réunion ou lien de visioconférence].
Ordre du jour : rapport moral, rapport financier et approbation des comptes, budget prévisionnel, élection des administrateurs, questions diverses. Les documents sont joints à ce message.
En cas d'empêchement, complétez le pouvoir joint et remettez-le au membre de votre choix. Merci de confirmer votre présence avant le [date limite de réponse].
Associativement,
[Prénom Nom], président(e)
Quel délai pour convoquer l'assemblée générale ordinaire ?
Aucun délai légal ne s'impose aux associations loi 1901. Les statuts prévoient le plus souvent un délai de 15 jours avant la réunion, parfois 8 jours ou un mois. Ce délai se calcule à partir de la date d'envoi ou de la date de réception selon la rédaction des statuts : en cas de doute, prenez de la marge.
Si les statuts sont muets, retenez un délai raisonnable permettant à chacun de s'organiser et de prendre connaissance des documents. Un délai trop court peut être jugé comme ayant empêché des membres de participer, ce qui fragilise les délibérations.
Qui convoque et qui doit être convoqué ?
- L'auteur : le président dans la plupart des statuts, parfois le conseil d'administration ou le bureau qui arrête l'ordre du jour. Une convocation signée par une personne non habilitée est irrégulière.
- Les destinataires : tous les membres ayant voix délibérative selon les statuts (membres actifs à jour de cotisation, membres d'honneur s'ils votent, etc.). Oublier un seul membre peut suffire à contester l'assemblée.
- La forme : lettre, e-mail, affichage au siège, publication dans le bulletin de l'association. Utilisez uniquement les modes prévus ; si l'e-mail n'est pas mentionné, doublez-le d'un courrier.
Conservez la preuve de l'envoi (liste d'envoi, copie des e-mails, bordereaux) avec le procès-verbal de l'assemblée.
Rédiger l'ordre du jour de l'AG ordinaire
L'assemblée ne peut valablement délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Les « questions diverses » ne permettent que des échanges ou des décisions mineures : une révocation, une modification de cotisation ou l'élection d'un administrateur doit être annoncée explicitement.
Les décisions qui touchent aux statuts, à la dissolution ou à une fusion relèvent généralement d'une assemblée générale extraordinaire. Si vous tenez les deux le même jour, envoyez une convocation qui distingue clairement les deux ordres du jour et les règles de quorum propres à chacune.
Documents à joindre ou à tenir à disposition
- Un pouvoir de représentation vierge, si les statuts admettent la procuration.
- Les comptes annuels et le rapport financier, ou l'indication du lieu où ils peuvent être consultés.
- L'appel à candidatures pour le conseil d'administration, avec la date limite.
- Le texte des résolutions soumises au vote lorsqu'elles sont importantes (budget, cotisation).
Les associations qui reçoivent plus de 153 000 € de dons ou de subventions publiques par an ont des obligations comptables renforcées (comptes annuels, commissaire aux comptes, publication). Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable si vous approchez de ce seuil.
Erreurs fréquentes qui fragilisent l'assemblée
- Envoyer la convocation après le délai statutaire, même d'un jour.
- Ajouter en séance une décision qui ne figurait pas à l'ordre du jour.
- Laisser voter des personnes qui n'ont pas la qualité de membre ou qui ne sont pas à jour de cotisation alors que les statuts l'exigent.
- Tenir l'assemblée en visioconférence alors que les statuts ne le prévoient pas.
- Oublier de vérifier le quorum : s'il n'est pas atteint, il faut suivre la procédure de seconde convocation prévue par les statuts.
Questions fréquentes
L'assemblée générale annuelle est-elle obligatoire ?
La loi de 1901 n'impose pas d'assemblée annuelle, mais la quasi-totalité des statuts la prévoient. Certaines situations la rendent indispensable en pratique : approbation des comptes exigée par un financeur, associations agréées ou reconnues d'utilité publique. Ne pas tenir l'AG prévue par les statuts expose les dirigeants à une contestation des membres.
Un membre peut-il demander l'ajout d'un point à l'ordre du jour ?
Uniquement si les statuts ou le règlement intérieur l'organisent, souvent sous condition d'un délai avant la réunion. À défaut, le bureau reste libre d'accepter ou non. Si la demande arrive trop tard, le point peut être inscrit à la prochaine assemblée ou traité lors d'une réunion convoquée spécialement.
Peut-on tenir l'assemblée générale en visioconférence ?
Oui si les statuts ou le règlement intérieur le permettent. Les dispositions dérogatoires adoptées pendant la crise sanitaire ne s'appliquent plus. Si vos statuts sont muets, une assemblée mixte ou à distance doit d'abord être autorisée par une modification statutaire, votée selon les règles en vigueur.
Que se passe-t-il si un membre n'a pas reçu la convocation ?
Il peut demander l'annulation des délibérations au tribunal judiciaire s'il démontre l'irrégularité et, selon les juges, son influence sur le vote. D'où l'intérêt de garder la preuve de chaque envoi et d'utiliser un mode de convocation prévu par les statuts.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
- Décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901