Demande de convocation d'une AG par les membres
La plupart des statuts d'association permettent à une fraction des membres (souvent un quart, un tiers ou la moitié) de demander au président la réunion d'une assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire. La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit pas ce droit : il n'existe que si les statuts l'organisent, avec leurs propres conditions de nombre, de forme et de délai.
Le modèle ci-dessous est une demande collective signée par les membres, qui précise l'ordre du jour souhaité. Une variante sert à mettre en demeure le président lorsque la demande régulière est restée sans suite.
Modèle à personnaliser
Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.
Modèle principal
Remplir les champs
Les membres soussignés de [Nom de l'association]
Contact : [Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
Président(e) de [Nom de l'association]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Demande de convocation d'une assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] (article [numéro de l'article] des statuts)
[Madame / Monsieur] [la Présidente / le Président],
En application de l'article [numéro de l'article] des statuts de [Nom de l'association], qui prévoit que l'assemblée générale se réunit à la demande de [fraction prévue par les statuts] des membres, les [nombre de signataires] membres soussignés, à jour de leur cotisation, vous demandent de convoquer une assemblée générale [ordinaire / extraordinaire].
Nous représentons [nombre de signataires] membres sur les [nombre total de membres] membres de l'association, soit plus que la proportion exigée par les statuts. La liste des signataires, avec leurs signatures, est jointe à la présente.
Nous demandons l'inscription des points suivants à l'ordre du jour :
1. [point 1 : par exemple, présentation des comptes de l'exercice année]
2. [point 2 : par exemple, renouvellement anticipé du conseil d'administration]
3. [point 3]
Cette demande est motivée par [exposé bref et factuel du motif]. [Les statuts prévoient que l'assemblée doit être réunie dans un délai de délai prévu par les statuts à compter de la demande.] Nous vous remercions de nous communiquer la date retenue et restons disponibles pour en faciliter l'organisation.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur] [la Présidente / le Président], l'expression de nos salutations associatives.
Pour les signataires : [Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : liste des membres signataires (nom, prénom, adresse, signature), copie de l'article des statuts
Variante : relance après une demande restée sans suite
Remplir les champs
Les membres soussignés de [Nom de l'association]
Contact : [Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
Président(e) de [Nom de l'association]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Mise en demeure de convoquer l'assemblée générale demandée le [date de la première demande]
[Madame / Monsieur] [la Présidente / le Président],
Par lettre recommandée reçue le [date de réception de la première demande], [nombre de signataires] membres vous ont demandé, conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts, de convoquer une assemblée générale. À ce jour, aucune convocation n'a été adressée.
Nous vous mettons en demeure de procéder à cette convocation dans un délai de [délai laissé] à compter de la réception de ce courrier.
À défaut, nous nous réservons la possibilité de saisir le président du tribunal judiciaire afin qu'il désigne un mandataire chargé de convoquer l'assemblée.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations.
Pour les signataires : [Prénom Nom]
Signature
Quelles conditions pour que les membres demandent une AG ?
Relisez l'article des statuts consacré aux assemblées générales. Il fixe généralement :
- La proportion de membres nécessaire (un quart, un tiers, la moitié) et la façon de la calculer : sur les membres à jour de cotisation, sur les membres ayant voix délibérative, etc.
- La forme de la demande : lettre signée par chacun, pétition, lettre recommandée au président.
- Le délai de convocation imposé au président une fois la demande reçue.
- Le type d'assemblée : ordinaire ou extraordinaire selon les questions posées (modification des statuts et dissolution relèvent souvent de l'AGE).
Si les statuts ne prévoient rien, les membres n'ont pas de droit à obtenir une assemblée par ce moyen. Ils peuvent toutefois solliciter le conseil d'administration, qui peut lui-même décider de convoquer.
Comment préparer la demande collective ?
- Rédiger un ordre du jour précis : l'assemblée ne pourra en principe délibérer que sur les points annoncés.
- Faire signer une liste avec nom, prénom, adresse et signature manuscrite de chaque membre. Une pétition en ligne anonyme ne permet pas de vérifier la qualité de membre.
- Vérifier que chaque signataire est à jour de cotisation à la date de la demande.
- Envoyer la demande en recommandé au président, avec copie au secrétaire.
- Conserver l'accusé de réception : il fait courir le délai statutaire.
Que faire si le président refuse de convoquer ?
Si la demande est régulière, le président n'a pas à apprécier son opportunité : il doit convoquer dans les conditions des statuts. Face à un refus ou à un silence prolongé, les membres peuvent d'abord adresser la mise en demeure proposée en variante, puis saisir le président du tribunal judiciaire (en référé ou sur requête) pour obtenir la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée. Cette démarche suppose en général un avocat.
Une assemblée convoquée directement par les membres, sans pouvoir statutaire ni décision de justice, est irrégulière : ses décisions pourraient être annulées. Ne court-circuitez pas la procédure.
Après la demande : organisation de l'assemblée
Une fois la convocation envoyée par le président (voir le modèle de convocation d'AG extraordinaire), les règles habituelles s'appliquent : délai de convocation, quorum, pouvoirs, majorités. Si l'assemblée doit statuer sur la révocation d'un dirigeant, respectez les garanties décrites dans la révocation d'un dirigeant.
Questions fréquentes
Les signataires doivent-ils tous envoyer une lettre séparée ?
Non, sauf si les statuts l'exigent. Une lettre unique accompagnée d'une liste signée par chaque membre est la pratique la plus courante. L'important est de pouvoir prouver que chaque signataire est bien membre et a personnellement adhéré à la demande.
Le président peut-il modifier l'ordre du jour demandé ?
Il peut ajouter des points, mais il ne devrait pas supprimer ou dénaturer ceux demandés régulièrement par les membres, sauf si ces points ne relèvent pas de la compétence de l'assemblée selon les statuts. En cas de désaccord, faites acter les échanges par écrit.
Peut-on demander une AG en visioconférence ?
Les membres peuvent le suggérer, mais l'assemblée ne peut se tenir à distance que si les statuts ou le règlement intérieur le permettent. À défaut, prévoyez une réunion physique et, éventuellement, une participation à distance à titre complémentaire.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association