Appel de cotisation annuelle
L'appel de cotisation annuelle invite les membres à renouveler leur adhésion pour la nouvelle saison ou le nouvel exercice. Le montant de la cotisation n'est pas fixé par la loi : il est déterminé par l'organe que désignent les statuts, le plus souvent l'assemblée générale, parfois le conseil d'administration. L'appel doit donc reprendre exactement le montant voté et la date limite de paiement.
Le modèle ci-dessous est un courrier d'appel adressé à tous les adhérents. Une variante courte, adaptée à un envoi par e-mail, rappelle l'essentiel et renvoie vers le paiement en ligne.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple ou e-mail
Objet : Appel de cotisation – saison [saison]
[Madame / Monsieur],
La saison [saison] commence, et nous espérons avoir le plaisir de vous compter à nouveau parmi les membres de [Nom de l'association]. Lors de l'assemblée générale du [date de l'assemblée générale], le montant de la cotisation annuelle a été fixé à :
– [montant de la cotisation individuelle] € pour une adhésion individuelle ;
– [montant de la cotisation famille] € pour une adhésion famille ;
– [montant de la cotisation réduite] € au tarif réduit (étudiants, demandeurs d'emploi, [autres bénéficiaires]).
La cotisation couvre la période du [date de début de la période] au [date de fin de la période]. Elle permet notamment de [ce que finance la cotisation : assurance des membres, fonctionnement, accès aux activités] et vous donne le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.
Merci de régler votre cotisation avant le [date limite de paiement] :
– par virement sur le compte de l'association (IBAN : [IBAN de l'association]), en indiquant votre nom en référence ;
– par chèque à l'ordre de « [Nom de l'association] », adressé à [nom et adresse du trésorier] ;
– [en ligne, sur adresse de la page de paiement].
Un reçu vous sera adressé dès réception de votre paiement. Pour toute question, [Prénom Nom du trésorier], notre trésorier(e), reste à votre disposition au [E-mail].
Avec nos remerciements pour votre fidélité, je vous adresse, [Madame / Monsieur], mes salutations associatives les meilleures.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Pièce jointe : bulletin de renouvellement d'adhésion
Variante : appel de cotisation court par e-mail
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Objet : [Nom de l'association] – renouvelez votre adhésion [saison]
Bonjour [prénom de l'adhérent],
Il est temps de renouveler votre adhésion à [Nom de l'association] pour la saison [saison]. La cotisation votée par l'assemblée générale est de [montant de la cotisation individuelle] € ([montant de la cotisation réduite] € au tarif réduit).
Réglez-la avant le [date limite de paiement] en ligne sur [adresse de la page de paiement], par virement (IBAN : [IBAN de l'association]) ou par chèque remis lors de la prochaine séance.
Au programme cette saison : [deux ou trois temps forts de la saison]. Nous comptons sur vous !
Associativement,
[Prénom Nom], trésorier(e)
Qui fixe le montant de la cotisation annuelle ?
La loi du 1er juillet 1901 prévoit que les associations peuvent percevoir les cotisations de leurs membres, sans en fixer le montant. Ce sont les statuts qui désignent l'organe compétent. Si l'assemblée générale est compétente, le montant doit figurer à l'ordre du jour et dans le procès-verbal ; un bureau qui augmente seul la cotisation sans pouvoir statutaire prend une décision contestable.
Les statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres (actifs, bienfaiteurs, d'honneur) avec des cotisations différentes, ainsi que des tarifs réduits. Une différence de tarif doit reposer sur un critère objectif et non discriminatoire.
Les mentions utiles dans l'appel de cotisation
- Le montant exact et la date de la décision qui l'a fixé.
- La période couverte : année civile, saison sportive, date à date.
- La date limite et ses conséquences prévues par les statuts (perte du droit de vote, suspension de l'accès aux activités, radiation après relance).
- Les moyens de paiement et l'ordre exact pour les chèques.
- La distinction éventuelle entre cotisation (adhésion à l'association) et participation aux frais d'une activité ou licence fédérale.
Cotisation et réduction d'impôt
Dans une association d'intérêt général habilitée à délivrer des reçus fiscaux, la cotisation peut ouvrir droit à la réduction d'impôt comme un don, à condition de ne pas donner accès à une contrepartie significative (cours, pratique d'une activité, séjour). La cotisation d'un club sportif ou d'une école de musique, qui finance la pratique de l'activité, n'est donc en principe pas déductible.
Ne promettez pas de reçu fiscal dans l'appel de cotisation si votre association n'est pas certaine d'y avoir droit. En cas de doute, l'association peut interroger l'administration par un rescrit fiscal. Pour les membres qui en ont besoin, une attestation d'adhésion suffit.
Après l'appel : suivi des paiements et relances
Le trésorier tient la liste des cotisations reçues, qui servira à établir la liste des membres à jour et donc des votants à l'assemblée générale. Quelques semaines après la date limite, envoyez une relance de cotisation aux membres qui n'ont pas payé, avant toute radiation prévue par les statuts. Un membre qui ne paie plus sa cotisation n'est pas automatiquement radié : tout dépend de la rédaction des statuts.
Questions fréquentes
Peut-on augmenter la cotisation en cours d'année ?
Uniquement si l'organe compétent le décide, et en principe pour la période suivante. Les membres ayant déjà payé pour l'année en cours ne peuvent pas se voir réclamer un complément, sauf clause contraire des statuts, ce qui reste rare et mal accepté.
La cotisation peut-elle être payée en espèces ?
Oui. Remettez alors systématiquement un reçu daté et signé, et consignez le paiement dans le livre de caisse. Pour la transparence des comptes, limitez les espèces et déposez-les rapidement sur le compte de l'association.
Faut-il appeler la cotisation des membres d'honneur ?
Non, si les statuts les dispensent de cotisation, ce qui est fréquent. Vérifiez toutefois s'ils ont le droit de vote à l'assemblée générale : certains statuts leur accordent une voix consultative seulement. Adressez-leur plutôt une invitation aux événements de la saison.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 6 (cotisations)