Lettre de demande de report d'entretien préalable
Vous êtes convoqué à un entretien préalable à une sanction ou à un licenciement, mais la date ne vous convient pas : arrêt maladie, rendez-vous médical, indisponibilité de la personne qui doit vous assister. Vous pouvez demander un report, mais l'employeur n'est pas obligé de l'accepter. S'il le refuse, la procédure peut se poursuivre même si vous ne venez pas. S'il l'accepte, les délais de la procédure sont décalés.
Le modèle ci-dessous formule une demande de report motivée et propose d'autres dates. Il concerne les salariés du secteur privé.
Modèle à personnaliser
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du signataire de la convocation]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception, doublée d'un e-mail compte tenu des délais
Objet : Demande de report de l'entretien préalable prévu le [date de l'entretien]
Madame, Monsieur,
J'ai bien reçu le [date de réception] votre lettre me convoquant à un entretien préalable [à une éventuelle sanction disciplinaire / à un éventuel licenciement], fixé le [date de l'entretien] à [heure].
Je ne suis malheureusement pas en mesure de me présenter à cette date en raison de [motif : un arrêt de travail jusqu'au date, dont je vous ai transmis le justificatif / un rendez-vous médical programmé de longue date / l'indisponibilité de la personne qui doit m'assister, nom et fonction].
Je souhaite pouvoir m'expliquer sur les faits qui me sont reprochés. Je vous saurais donc gré de bien vouloir reporter cet entretien à une date ultérieure. Je vous propose les dates suivantes : [date 1], [date 2] ou [date 3].
Je vous remercie de me confirmer par écrit la nouvelle date retenue.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièce jointe : [justificatif de l'empêchement]
L'employeur est-il obligé d'accepter le report ?
Non. Le Code du travail impose à l'employeur de convoquer le salarié et de respecter un délai minimal, mais pas d'accepter un report. S'il refuse, l'entretien a lieu à la date prévue ; votre absence n'empêche pas la poursuite de la procédure et n'est pas en elle-même une faute. Même lorsque le salarié est en arrêt maladie, l'employeur n'est pas tenu de déplacer l'entretien.
Si l'employeur accepte, le report est à votre initiative : c'est la date du nouvel entretien qui sert de point de départ aux délais de notification de la sanction ou du licenciement. Demandez une confirmation écrite de la nouvelle date.
Les délais de la procédure
- Pour un licenciement, l'entretien ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre de convocation ou sa remise en main propre.
- La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après l'entretien.
- Pour une sanction disciplinaire, la notification intervient au moins deux jours ouvrables et au plus un mois après l'entretien.
- Les faits fautifs ne peuvent être poursuivis plus de deux mois après que l'employeur en a eu connaissance.
Si le report est refusé : préparer une défense écrite
Si vous ne pouvez pas vous rendre à l'entretien, adressez à l'employeur, avant la date prévue, un courrier d'explications sur les faits reprochés, en recommandé. Il sera versé à votre dossier et pourra être utilisé en cas de contestation. Vous pouvez aussi demander à la personne qui devait vous assister de se rapprocher de l'employeur.
En cas de sanction, voyez la contestation d'une mise à pied ou la contestation d'un avertissement ; en cas de licenciement, la demande de précision des motifs puis la contestation du licenciement.
Se faire assister lors de l'entretien
Vous pouvez vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise. Pour un entretien préalable au licenciement, si l'entreprise n'a pas de représentant du personnel, vous pouvez faire appel à un conseiller du salarié, inscrit sur une liste consultable en mairie ou à l'inspection du travail ; son indisponibilité est un motif fréquent de demande de report. La lettre de convocation doit mentionner ces possibilités.
Questions fréquentes
Faut-il obligatoirement se rendre à l'entretien préalable ?
Non, l'entretien est une garantie pour le salarié, pas une obligation. Ne pas s'y rendre n'est pas une faute, mais vous perdez l'occasion de donner vos explications et de connaître précisément les griefs. Si vous ne venez pas, envoyez au moins vos observations par écrit.
Peut-on enregistrer l'entretien préalable ?
Un enregistrement réalisé à l'insu de l'employeur pose une question de loyauté de la preuve, appréciée au cas par cas par les juges. La solution la plus sûre est de venir accompagné : la personne qui vous assiste peut prendre des notes et établir ensuite une attestation sur le déroulement de l'entretien.
L'employeur peut-il organiser l'entretien par visioconférence ?
Le Code du travail ne prévoit pas expressément cette modalité et la question reste discutée. Si l'employeur la propose, vous pouvez l'accepter ou demander un entretien en présentiel. En cas de doute, faites préciser par écrit les modalités et vos possibilités d'assistance.
Textes de référence
- Code du travail, article L1232-2 (convocation et délai de cinq jours ouvrables)
- Code du travail, article L1232-4 (assistance du salarié)
- Code du travail, article L1232-6 (délai d'envoi de la lettre de licenciement)
- Code du travail, article L1332-2 (procédure disciplinaire)