Demande de communication d'un document administratif

Mis à jour le · Particuliers

Toute personne peut obtenir communication des documents administratifs détenus par une administration : mairie, préfecture, ministère, établissement public, organisme chargé d'une mission de service public. C'est le droit d'accès prévu par le Code des relations entre le public et l'administration. Vous n'avez pas à justifier votre demande, sauf pour les documents qui vous concernent personnellement.

Si l'administration ne répond pas dans un délai d'un mois, son silence vaut refus. Vous pouvez alors saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA). Le modèle ci-dessous formule la demande de façon précise pour limiter les refus.

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Modèle principal

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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom de l'administration]
[Service concerné]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier électronique

Objet : Demande de communication d'un document administratif

Madame, Monsieur,

En application des articles L300-1 et suivants du Code des relations entre le public et l'administration, je vous demande de bien vouloir me communiquer le document suivant : [désignation précise du document : délibération du date, arrêté n° numéro, rapport, marché public, dossier, courrier].

[Si le document vous concerne : Ce document me concerne personnellement, dans le cadre de mon dossier n° référence du dossier.]

Je souhaite recevoir ce document [par courrier électronique à l'adresse E-mail / par envoi postal d'une copie papier / sous forme de consultation sur place]. Si la reproduction donne lieu à des frais, je vous remercie de m'en indiquer le montant avant l'envoi.

Si certains passages devaient être occultés en raison d'un secret protégé par la loi, je vous remercie de me communiquer le reste du document, conformément au principe de communication partielle.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Signature

Variante : saisine de la CADA après un refus ou un silence

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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

Commission d'accès aux documents administratifs
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Formulaire en ligne, courrier électronique ou lettre simple

Objet : Demande d'avis – refus de communication de [Nom de l'administration]

Madame, Monsieur le Président,

Le [date de la demande], j'ai demandé à [Nom de l'administration] la communication de [désignation précise du document]. [Cette demande est restée sans réponse depuis plus d'un mois. / Elle a fait l'objet d'un refus le date du refus, au motif que motif invoqué.]

Je sollicite l'avis de la Commission sur le caractère communicable de ce document. Vous trouverez ci-joint une copie de ma demande et, le cas échéant, de la réponse de l'administration.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur le Président, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Signature

Pièces jointes : copie de la demande initiale et de sa preuve d'envoi, [copie du refus]

Quels documents administratifs peut-on demander ?

Sont concernés les documents produits ou reçus par une administration dans le cadre de sa mission de service public : dossiers, rapports, études, comptes rendus, statistiques, circulaires, décisions, correspondances, marchés publics, budgets. Le document doit exister et être achevé : vous ne pouvez pas exiger qu'on crée un document ni obtenir un projet en cours d'élaboration.

  • Communicables à tous : délibérations, arrêtés, budgets, marchés publics (sous réserve du secret des affaires), rapports achevés.
  • Communicables seulement à la personne concernée : documents contenant une appréciation sur une personne, des données médicales, des informations sur sa vie privée ou ses revenus.
  • Non communicables : documents couverts par un secret protégé (défense nationale, procédures juridictionnelles en cours, sécurité publique, etc.).

Les documents relevant d'une procédure judiciaire ou votre dossier médical obéissent à d'autres règles : voir demande de dossier médical.

Comment formuler la demande ?

  1. Adressez-la à l'administration qui détient le document, de préférence au service concerné.
  2. Désignez le document le plus précisément possible (date, numéro, objet). Une demande trop vague ou manifestement abusive peut être refusée.
  3. Choisissez le mode de communication : consultation gratuite sur place, copie papier (des frais de reproduction peuvent être facturés), envoi électronique si le document existe sous cette forme.
  4. Conservez la date d'envoi : elle fait courir le délai d'un mois.

Silence ou refus : saisir la CADA

Après un mois sans réponse, ou dès un refus exprès, vous disposez de deux mois pour saisir la CADA. Cette saisine est obligatoire avant tout recours devant le tribunal administratif. La Commission rend un avis, que l'administration n'est pas tenue de suivre mais qu'elle suit dans la plupart des cas. Elle doit ensuite vous faire connaître sa position.

Si l'administration maintient son refus après l'avis, vous pouvez saisir le tribunal administratif. Le recours est possible sans avocat pour ce type de litige. Pour d'autres différends avec une administration, voir le recours gracieux.

Erreurs fréquentes

  • Poser des questions au lieu de demander un document : la CADA ne traite que l'accès à des documents existants.
  • S'adresser à une administration qui ne détient pas le document : demandez qu'elle transmette votre demande à l'autorité compétente.
  • Laisser passer le délai de deux mois pour saisir la CADA après un refus.
  • Confondre ce droit avec le droit d'accès à vos données personnelles : pour un fichier contenant vos données, utilisez plutôt la demande d'accès RGPD.

Questions fréquentes

La communication d'un document administratif est-elle payante ?

La consultation sur place est gratuite. Une copie peut donner lieu à des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi. L'envoi par courrier électronique d'un document déjà numérisé est en principe gratuit.

Une association ou une entreprise peut-elle faire la demande ?

Oui. Le droit d'accès bénéficie à toute personne, physique ou morale, sans condition de nationalité ni d'intérêt à agir, pour les documents communicables à tous. La demande est signée par le représentant légal.

Un élu d'opposition utilise-t-il la même procédure ?

Un conseiller municipal dispose aussi d'un droit d'information propre, lié à son mandat, sur les affaires soumises au conseil. Il peut en outre utiliser la procédure CADA pour les documents communicables à tous.

Textes de référence

  • Code des relations entre le public et l'administration, article L311-1 (droit à communication)
  • Code des relations entre le public et l'administration, article L342-1 (avis de la CADA)