Demande d'état daté au syndic
Lors de la vente d'un lot de copropriété, le notaire a besoin de l'état daté établi par le syndic. Ce document fait le point sur la situation financière du lot vis-à-vis du syndicat : sommes restant dues par le vendeur, sommes que le syndicat doit au vendeur, sommes qui seront à la charge de l'acquéreur. Les honoraires que le syndic peut facturer au vendeur pour l'état daté sont plafonnés par décret à 380 euros TTC.
La demande est souvent faite par le notaire. Ce modèle permet au vendeur de l'engager lui-même, ou de la relancer, et de réclamer les autres documents à fournir à l'acquéreur.
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[Prénom Nom]
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Copropriétaire du lot n° [numéro de lot]
[Nom du destinataire]
Syndic de la copropriété [nom ou adresse de la résidence]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail
Objet : Vente du lot n° [numéro de lot] – demande d'état daté et de documents
Madame, Monsieur,
Je vous informe que je vends le lot n° [numéro de lot] (et les lots annexes n° [numéros des lots annexes]) de la résidence [nom ou adresse de la résidence]. [L'avant-contrat a été signé le date de l'avant-contrat. / L'avant-contrat doit être signé prochainement.] La vente sera reçue par Maître [nom du notaire], notaire à [ville du notaire], [coordonnées du notaire].
Je vous remercie d'établir l'état daté prévu par l'article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 et de l'adresser directement au notaire. Je vous rappelle que les honoraires facturables pour ce document sont plafonnés par la réglementation.
[Je vous remercie également de me transmettre, s'ils ne sont pas disponibles sur l'espace en ligne de la copropriété, les documents à annexer à l'avant-contrat : fiche synthétique, procès-verbaux des trois dernières assemblées, montant des charges des deux derniers exercices, état global des impayés et de la dette envers les fournisseurs, carnet d'entretien, plan pluriannuel de travaux ou diagnostic technique global.]
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Que contient l'état daté ?
- Sommes dues par le vendeur au syndicat : provisions exigibles, charges impayées, avances, sommes restant dues sur des travaux votés.
- Sommes dues au vendeur par le syndicat : avances à rembourser, provisions non utilisées selon les cas.
- Sommes à la charge de l'acquéreur : provisions non encore exigibles, travaux votés restant à payer selon ce qui est prévu entre les parties.
- Les éventuelles procédures en cours concernant le lot ou le syndicat.
Le notaire s'en sert pour répartir les charges entre vendeur et acquéreur et, si des sommes sont dues, le syndic peut former opposition sur le prix de vente pour être payé en priorité.
Le plafond des honoraires d'état daté
Le montant maximal des honoraires ou frais perçus par le syndic pour l'établissement de l'état daté est fixé par décret à 380 euros TTC. Au-delà, la facturation est irrégulière : demandez le remboursement de l'excédent. Ce plafond ne concerne que l'état daté ; d'autres prestations liées à la mutation (délivrance de documents sur support papier, par exemple) sont encadrées par le contrat de syndic.
Le « pré-état daté », parfois proposé avant l'avant-contrat, n'est pas obligatoire : la plupart des informations peuvent être tirées de l'espace en ligne ou des documents que vous détenez. Refusez une facturation injustifiée.
Documents à fournir à l'acquéreur
En plus de l'état daté, la loi impose d'annexer à la promesse de vente ou de communiquer à l'acquéreur un ensemble de documents sur l'organisation de l'immeuble, la situation financière de la copropriété et son état technique. Beaucoup sont disponibles sur l'espace en ligne sécurisé : voir la demande de documents au syndic. Leur absence peut retarder le point de départ du délai de rétractation de l'acquéreur.
Vendeur débiteur de charges : que se passe-t-il ?
Les sommes dues par le vendeur seront prélevées sur le prix de vente par le notaire, après opposition du syndic le cas échéant. Mieux vaut régulariser avant la vente pour éviter les frais de recouvrement. Si vous contestez certains montants, écrivez au syndic sans attendre : voir la contestation des charges de copropriété.
Questions fréquentes
Qui paie l'état daté, le vendeur ou l'acquéreur ?
Les frais d'établissement de l'état daté sont à la charge du vendeur, copropriétaire concerné par la mutation. Ils ne peuvent pas être répartis entre tous les copropriétaires ni mis à la charge de l'acquéreur, sauf accord particulier entre vendeur et acquéreur dans l'acte.
Quel est le délai pour obtenir l'état daté ?
La réglementation ne fixe pas de délai général contraignant, mais le syndic doit répondre avec diligence pour ne pas retarder la vente. Le notaire le demande généralement quelques semaines avant l'acte authentique. En cas de retard, relancez par écrit et informez le conseil syndical.
L'état daté est-il nécessaire pour une donation ?
L'état daté est prévu pour les mutations à titre onéreux (vente). Pour une donation ou une succession, le notaire demande néanmoins au syndic des informations sur la situation du lot. Renseignez-vous auprès de lui sur les documents nécessaires.
Textes de référence
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 5 (état daté)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 10-1 (plafonnement des honoraires d'état daté)
- Décret n° 2020-153 du 21 février 2020 (montant maximal des honoraires d'état daté)