Reçu de remise de documents
Remettre un document en main propre sans garder de trace, c'est s'exposer à ce que le destinataire affirme ne jamais l'avoir reçu. Le reçu de remise de documents, ou récépissé, est une décharge signée par la personne qui reçoit les pièces : il liste les documents, indique la date et parfois l'heure, et prouve le dépôt. Dans de nombreux cas prévus par la loi (congé du locataire, démission, courrier à l'employeur), la remise en main propre contre récépissé ou émargement vaut autant qu'une lettre recommandée.
Le modèle ci-dessous se remplit en deux exemplaires : le destinataire signe celui que vous conservez. Une variante sert à la restitution de documents originaux confiés.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Ville], le [Date]
Objet : Récépissé de remise de documents en main propre
Je soussigné(e) [prénom et nom du destinataire], agissant [à titre personnel / en qualité de fonction au sein de Nom de l'entreprise], reconnais avoir reçu ce jour, [date de remise] à [heure], des mains de [Prénom Nom], demeurant [Adresse], [Code postal Ville], les documents suivants :
1. [désignation du document, date, nombre de pages, original ou copie]
2. [désignation du document, date, nombre de pages, original ou copie]
3. [désignation du document, date, nombre de pages, original ou copie]
Ces documents sont remis dans le cadre de [objet : dossier de candidature, congé du logement, arrêt de travail, dossier d'inscription, réclamation].
La présente décharge atteste uniquement de la remise des documents listés ci-dessus, sans préjuger de leur contenu ni de la suite qui y sera donnée.
Fait en deux exemplaires, dont un conservé par chaque partie.
[Prénom Nom du destinataire], qui reçoit les documents
Signature et cachet le cas échéant
[Prénom Nom], qui remet les documents
Signature
Variante : restitution de documents originaux confiés
Remplir les champs
[Ville], le [Date]
Objet : Décharge de restitution de documents originaux
Je soussigné(e) [Prénom Nom], demeurant [Adresse], [Code postal Ville], reconnais avoir récupéré ce jour auprès de [prénom et nom ou organisme dépositaire] les documents originaux que je lui avais confiés le [date du dépôt initial] :
– [désignation du document original]
– [désignation du document original]
Ces documents me sont restitués complets et en bon état. [Réserves : document manquant ou abîmé.]
Fait en deux exemplaires.
[Prénom Nom]
Signature
[Prénom Nom du dépositaire]
Signature
Quand la remise contre récépissé remplace le recommandé
- Congé donné par le locataire ou par le bailleur : la loi de 1989 admet la lettre recommandée, l'acte de commissaire de justice ou la remise en main propre contre récépissé ou émargement.
- Démission ou courrier au service RH : aucune forme n'est imposée pour la démission ; la remise contre décharge datée fixe le point de départ du préavis.
- Convocation ou sanction remise au salarié par l'employeur : le Code du travail admet la remise en main propre contre décharge pour plusieurs courriers disciplinaires.
- Dépôt d'un dossier dans une école, une mairie ou un organisme qui ne délivre pas d'accusé de réception.
Vérifiez toujours le texte applicable à votre démarche : certaines formalités exigent exclusivement un recommandé ou un acte de commissaire de justice.
Rédiger un récépissé qui fait preuve
- Listez chaque document précisément : intitulé, date, nombre de pages, original ou copie.
- Indiquez la date et, si un délai en dépend, l'heure de remise.
- Faites signer la personne qui reçoit en précisant son nom et sa fonction ; un cachet d'entreprise renforce la preuve.
- Conservez un exemplaire signé et une copie de chaque document remis.
Le récépissé prouve la remise, pas le contenu : pour un courrier important (congé, mise en demeure), conservez une copie identique du document, éventuellement paraphée par le destinataire.
Le destinataire refuse de signer : les solutions
Personne n'est obligé de signer une décharge. En cas de refus, repartez avec vos documents et envoyez-les par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre recommandée électronique si le destinataire l'accepte. Pour un acte urgent (congé en fin de délai), un commissaire de justice peut signifier le document. Vous pouvez aussi remettre le document en présence d'un témoin qui établira une attestation.
Remettre des originaux : les précautions
Ne confiez un original (diplôme, acte d'état civil, titre de propriété, facture de garantie) que si l'organisme l'exige vraiment ; une copie suffit le plus souvent. Si vous remettez un original, mentionnez-le sur le récépissé et convenez de la date de restitution, puis utilisez la variante pour constater la récupération. Pour les clés, préférez l'attestation de remise de clés.
Questions fréquentes
Un tampon « reçu le » sur ma copie suffit-il ?
Oui, c'est une forme courante de récépissé dans les administrations et les entreprises, à condition que le tampon soit daté et, idéalement, signé. Photographiez aussitôt la copie tamponnée et vérifiez que la date est lisible.
Le récépissé doit-il être signé par le dirigeant de l'entreprise ?
Non, toute personne habilitée à recevoir le courrier peut signer : accueil, secrétariat, service RH. Indiquez son nom et sa fonction. Si l'enjeu est important, demandez que le document soit remis à la personne compétente ou à son représentant.
Un e-mail de confirmation peut-il servir de récépissé ?
Un e-mail du destinataire confirmant la réception de documents précis constitue un commencement de preuve utile. Pour une formalité soumise à un délai légal, préférez un récépissé signé ou un envoi recommandé, dont la valeur probante est moins discutable.
Textes de référence
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 15 (forme du congé)