Lettre de démission d'un membre du bureau
Un membre du bureau (trésorier, secrétaire, vice-président ou adjoint) peut démissionner de sa fonction à tout moment : un mandat associatif est bénévole et nul ne peut être contraint de le poursuivre. La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit aucune forme particulière, ce sont les statuts qui indiquent à qui adresser la démission et comment le poste est pourvu ensuite.
La lettre de démission du bureau fixe la date de votre départ, précise si vous quittez seulement le bureau ou aussi le conseil d'administration, et organise la transmission des dossiers. Le modèle ci-dessous s'adresse au président ; une variante couvre le cas où vous quittez toutes vos fonctions et l'association.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'association]
À l'attention de [Madame / Monsieur] le/la président(e)
[Adresse du siège]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge
Objet : Démission de ma fonction de [trésorier / secrétaire / vice-président] du bureau
[Madame / Monsieur] le/la président(e),
Par la présente, je vous informe de ma décision de démissionner de ma fonction de [trésorier / secrétaire / vice-président] du bureau de [Nom de l'association], fonction à laquelle j'ai été élu(e) le [date de l'élection].
Cette démission prendra effet le [date d'effet de la démission]. Je reste en revanche [membre du conseil d'administration / simple adhérent(e)] de l'association.
Afin d'assurer la continuité du fonctionnement de l'association, je remettrai à mon successeur ou à la personne que le conseil désignera l'ensemble des documents, fichiers, codes d'accès et matériels en ma possession, à savoir : [liste des documents et matériels]. Je vous propose une réunion de passation le [date proposée].
Je vous remercie de bien vouloir inscrire mon remplacement à l'ordre du jour de la prochaine réunion de l'organe compétent et de procéder, le cas échéant, aux déclarations nécessaires auprès de la préfecture et de la banque.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le/la président(e), l'expression de mes sentiments associatifs les meilleurs.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : inventaire des documents et matériels remis
Variante : démission du bureau et du conseil d'administration
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de l'association]
À l'attention de [Madame / Monsieur] le/la président(e)
[Adresse du siège]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Démission de l'ensemble de mes mandats
[Madame / Monsieur] le/la président(e),
Je vous informe de ma démission, à compter du [date d'effet de la démission], de ma fonction de [fonction au bureau] ainsi que de mon mandat de membre du conseil d'administration de [Nom de l'association].
Je demeure [adhérent(e) de l'association / je quitte également l'association à cette date].
Je tiens à votre disposition les documents et accès liés à mes fonctions et vous remercie de m'indiquer à qui les remettre. Je vous saurais gré de me confirmer la prise en compte de ma démission et la déclaration de ce changement auprès du greffe des associations.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le/la président(e), mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
À qui adresser la démission d'un membre du bureau ?
Adressez votre lettre au président, qui représente l'association. Si c'est le président lui-même qui démissionne, la lettre va au conseil d'administration ou au vice-président (voir la démission du président). Certains statuts désignent un autre destinataire, comme le secrétaire général ou le conseil d'administration dans son ensemble : suivez-les.
La démission est un acte unilatéral : elle n'a pas besoin d'être acceptée pour produire effet. Elle prend effet à la date indiquée dans la lettre, ou à défaut à sa réception, sauf si les statuts prévoient un délai de préavis.
Quitter le bureau, le conseil ou l'association : trois démissions différentes
- Démission du bureau seul : vous abandonnez une fonction (trésorier, secrétaire) mais restez administrateur. Le conseil d'administration élit en général un remplaçant parmi ses membres.
- Démission du conseil d'administration : vous perdez aussi votre mandat d'administrateur. Les statuts prévoient souvent une cooptation provisoire, ratifiée par la prochaine assemblée générale.
- Démission de l'association : vous cessez d'être membre. Elle suit les règles de la démission d'un adhérent.
Précisez toujours dans la lettre ce que vous quittez exactement. Une formule vague (« je me retire ») crée des doutes sur la composition des instances et sur la validité des votes suivants.
Transmettre les dossiers : ce qu'il faut remettre
La démission ne vous dispense pas de rendre ce qui appartient à l'association. Dressez un inventaire signé des éléments remis, surtout pour les fonctions financières.
- Secrétaire : registres, procès-verbaux, fichier des adhérents, correspondance, accès aux boîtes mail et au site.
- Trésorier : pièces comptables, relevés, chéquiers, carte bancaire, caisse, codes de banque en ligne. Voir la page dédiée démission du trésorier.
- Tous : clés, badges, matériel prêté, mots de passe des comptes en ligne.
Après la démission : déclaration en préfecture et banque
Les changements survenus dans l'administration de l'association doivent être déclarés au greffe des associations dans les trois mois, en ligne ou par courrier. Cette obligation pèse sur les dirigeants restants, pas sur le démissionnaire. Tant que la déclaration n'est pas faite, votre nom peut rester associé à l'association vis-à-vis des tiers : demandez une confirmation écrite de la déclaration de modification.
Si vous aviez la signature sur le compte bancaire, demandez au président d'informer la banque sans délai et de retirer votre procuration. Vous pouvez aussi écrire vous-même à la banque pour signaler la fin de vos fonctions.
Erreurs à éviter
- Quitter ses fonctions sans écrit : la date de départ devient incertaine, ce qui pose problème en cas d'engagement financier pris après votre départ.
- Garder des documents ou des accès après la date d'effet.
- Démissionner la veille d'une échéance importante (dépôt d'un dossier de subvention, clôture des comptes) sans avoir organisé la relève.
- Motiver la lettre par des accusations personnelles : si vous constatez des irrégularités, décrivez des faits précis et demandez qu'ils soient examinés par le conseil ou l'assemblée.
Questions fréquentes
Le président peut-il refuser ma démission du bureau ?
Non. La démission d'un mandat bénévole n'a pas à être acceptée. Le président ou le conseil prend acte de votre départ. Les statuts peuvent seulement prévoir un délai avant la prise d'effet ou une procédure de remplacement, mais ils ne peuvent pas vous obliger à rester en fonction.
Reste-t-on responsable des actes passés après sa démission ?
Vous restez responsable des actes accomplis pendant votre mandat, notamment en cas de faute de gestion. Pour les actes postérieurs à votre départ, votre responsabilité n'est en principe pas engagée, à condition que votre démission soit datée et prouvée. D'où l'intérêt du recommandé et de l'inventaire signé.
Peut-on revenir sur sa démission ?
Une démission claire est en principe définitive. Pour retrouver votre fonction, il faudra être à nouveau élu ou coopté par l'organe compétent, selon les statuts. Une démission donnée sous le coup de la colère lors d'une réunion peut toutefois être discutée si elle n'a pas été confirmée par écrit.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 5 (déclaration des changements dans l'administration)