Demande de prêt de matériel à la mairie
De nombreuses communes prêtent aux associations locales du matériel pour leurs manifestations : tables et chaises, barnums, podium, barrières, grilles d'exposition, sonorisation. Pour l'obtenir, l'association adresse une demande écrite au maire ou au service des associations, plusieurs semaines avant l'événement, avec une liste chiffrée du matériel et les modalités de transport.
Le prêt n'est pas un droit : la commune l'accorde selon ses disponibilités et son règlement de prêt, parfois gratuitement, parfois contre une participation ou un chèque de caution. Le modèle ci-dessous formule la demande ; une variante sert à signaler un matériel rendu endommagé.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
N° RNA : [numéro RNA]
[Madame / Monsieur] le Maire
Mairie de [commune]
Service des associations
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple, dépôt en mairie contre récépissé ou formulaire en ligne de la commune
Objet : Demande de prêt de matériel pour [nom de l'événement] du [date de l'événement]
[Madame / Monsieur] le Maire,
[Nom de l'association] organise le [date de l'événement], de [heure de début] à [heure de fin], [nom et nature de l'événement] à [lieu de l'événement]. Nous attendons environ [nombre de participants attendus] participants.
Pour l'organisation de cette manifestation, nous sollicitons le prêt du matériel municipal suivant :
– [quantité] tables ;
– [quantité] chaises ;
– [quantité] barnums de [dimensions] ;
– [quantité] barrières de sécurité ;
– [autre matériel et quantité].
[Nous assurerons nous-mêmes l'enlèvement aux services techniques le date d'enlèvement et le retour le date de retour, avec le véhicule de l'association. / Nous sollicitons, si possible, la livraison et la reprise du matériel par les services techniques.] Le montage sera réalisé par [nombre de bénévoles] bénévoles sous la responsabilité de [Prénom Nom du responsable], joignable au [Téléphone].
L'association est assurée en responsabilité civile auprès de [nom de l'assureur] (contrat n° [numéro de contrat]) et s'engage à restituer le matériel propre, complet et en bon état, et à signaler immédiatement tout dommage.
Je vous remercie de l'attention que vous porterez à cette demande et vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Maire, l'expression de ma considération distinguée.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : attestation d'assurance responsabilité civile, plan d'implantation
Variante : déclaration d'un matériel endommagé lors du prêt
Remplir les champs
[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
Mairie de [commune]
Services techniques
[Ville], le [Date]
Objet : Matériel prêté pour [nom de l'événement] : déclaration de dommage
Madame, Monsieur,
Lors de [nom de l'événement] du [date de l'événement], [description du dommage : un barnum a été déchiré par un coup de vent, deux tables ont été cassées] malgré les précautions prises.
Nous vous en informons dès la restitution du matériel, le [date de retour]. Nous avons déclaré le sinistre à notre assureur, [nom de l'assureur], sous la référence [référence du sinistre], et vous remercions de nous transmettre le devis de réparation ou de remplacement pour que nous puissions le lui adresser.
Nous restons à votre disposition pour tout constat contradictoire.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Président(e)
Signature
Quand et comment demander du matériel à la mairie ?
Chaque commune fixe ses règles : formulaire en ligne, fiche de réservation, délai minimal (souvent un à deux mois avant l'événement, davantage en période de fêtes). Renseignez-vous auprès du service des associations ou des services techniques et envoyez la demande dès que la date de l'événement est fixée : le matériel est limité et attribué dans l'ordre des demandes.
Couplez la demande de matériel avec les autres démarches liées à l'événement : réservation de salle, autorisation de manifestation si vous occupez la voie publique, buvette.
Ce que la commune peut exiger
- Une convention ou une fiche de prêt signée, précisant le matériel, les dates et les responsabilités.
- Une attestation d'assurance couvrant les dommages au matériel prêté et la responsabilité civile de l'association.
- Un chèque de caution, restitué après vérification du matériel.
- Une participation financière selon les tarifs votés par le conseil municipal, ou la gratuité pour les associations de la commune.
- Le respect des règles de montage : certains équipements (podium, grands chapiteaux) ne peuvent être montés que par les services municipaux ou par du personnel formé.
Transport, montage et restitution
Précisez qui transporte le matériel : un barnum ou un podium nécessite un véhicule adapté. Lors de l'enlèvement, faites un état contradictoire avec l'agent municipal et comptez les éléments. À la restitution, rendez le matériel nettoyé, plié et complet, à l'heure convenue : un retard pénalise l'association suivante et peut compromettre vos prochaines demandes.
Pour une installation en extérieur, prévoyez les lests des barnums et respectez les consignes du fabricant en cas de vent : la responsabilité de l'association peut être engagée en cas d'accident.
Le prêt de matériel, une subvention en nature
Le prêt gratuit de matériel ou de personnel communal constitue un avantage en nature que la commune peut valoriser. Certaines communes le mentionnent dans le montant des aides accordées aux associations. Indiquez-le dans vos comptes au titre des contributions volontaires en nature si votre plan comptable le prévoit, et dans votre bilan d'utilisation des aides si la commune le demande.
Questions fréquentes
Une association d'une autre commune peut-elle emprunter du matériel ?
C'est à la commune d'en décider. Beaucoup réservent le prêt, ou sa gratuité, aux associations ayant leur siège ou leur activité sur leur territoire. Une association extérieure peut toutefois obtenir un prêt pour un événement organisé dans la commune, parfois contre paiement.
Que faire si la mairie refuse le prêt ?
Demandez s'il s'agit d'une indisponibilité à la date prévue ou d'un refus de principe, et proposez une autre date ou une quantité réduite. Vous pouvez aussi vous tourner vers la communauté de communes, un comité des fêtes, une fédération ou une entreprise de location.
Qui paie si le matériel est volé pendant l'événement ?
En principe l'association emprunteuse, qui en a la garde pendant le prêt. Vérifiez avec votre assureur que les biens confiés sont couverts contre le vol et la casse, et organisez une surveillance ou un rangement sécurisé la nuit.