Lettre de demande de prise en charge des frais de transport
Tout employeur du secteur privé doit prendre en charge 50 % du prix des abonnements de transports publics (métro, bus, tramway, train, RER) ou de services publics de location de vélos souscrits par ses salariés pour leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. C'est une obligation, quelle que soit la taille de l'entreprise, et elle ne dépend pas d'un accord. Si vous n'avez jamais été remboursé, vous pouvez le demander, y compris pour les mois passés.
Le modèle ci-dessous demande la prise en charge et le rappel des sommes non versées, avec les justificatifs d'abonnement.
Modèle à personnaliser
Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.
Remplir les champs
[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
Service paie / ressources humaines
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge ou e-mail ; lettre recommandée avec accusé de réception en cas de relance
Objet : Demande de prise en charge de mon abonnement de transport en commun
Madame, Monsieur,
Salarié(e) de [Nom de l'entreprise] depuis le [date d'embauche], j'utilise pour me rendre de mon domicile à mon lieu de travail un abonnement [nature : Navigo mensuel, abonnement annuel TER, abonnement bus et tramway du réseau nom] d'un montant de [montant en euros] euros par [mois / an].
Conformément aux articles L3261-2 et R3261-1 du Code du travail, l'employeur prend en charge 50 % du prix de cet abonnement. Je vous remercie de bien vouloir procéder à ce remboursement à compter de ma prochaine paie.
[Si arriérés : Je constate par ailleurs que cette prise en charge ne m'a pas été versée depuis le date, alors que je vous ai transmis mes justificatifs le date / alors que je disposais déjà de cet abonnement. Je vous demande en conséquence de me verser la somme de montant en euros euros correspondant à la part employeur non versée sur cette période, dont vous trouverez le détail ci-joint.]
Vous trouverez ci-joint [la copie de mes justificatifs d'abonnement / mes attestations de paiement].
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : justificatifs d'abonnement et de paiement, décompte des sommes dues
Quels abonnements sont remboursés à 50 % ?
- Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité (par exemple un passe mensuel ou annuel) et les cartes ou abonnements à nombre de voyages limité délivrés par la SNCF, la RATP ou les réseaux de transport public.
- Les abonnements hebdomadaires, mensuels ou annuels.
- Les abonnements à un service public de location de vélos.
- Les tickets à l'unité ne sont en principe pas concernés, sauf dispositions plus favorables de l'entreprise.
La prise en charge est calculée sur la base du tarif de deuxième classe, pour le ou les titres permettant d'effectuer le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail dans le temps le plus court. Elle apparaît sur le bulletin de paie et n'est pas soumise à cotisations dans cette limite.
Temps partiel, plusieurs employeurs, télétravail
- Temps partiel au moins égal à un mi-temps : prise en charge identique à celle d'un salarié à temps plein.
- Temps partiel inférieur à un mi-temps : prise en charge proportionnelle au nombre d'heures travaillées.
- Plusieurs employeurs : chacun participe, selon des règles de répartition prévues par les textes.
- Télétravail partiel : si vous conservez un abonnement pour vos jours sur site, la prise en charge reste due selon les règles applicables à votre situation.
Réclamer les sommes non versées
Si l'employeur n'a jamais appliqué la prise en charge alors que vous étiez abonné, vous pouvez demander le rappel des sommes dues sur les mois écoulés, dans la limite de la prescription applicable, en fournissant vos justificatifs. Calculez précisément la part employeur mois par mois. L'employeur peut suspendre le remboursement si vous ne produisez pas vos justificatifs : transmettez-les à chaque renouvellement.
En l'absence de réponse, relancez en recommandé, puis sollicitez les représentants du personnel ou l'inspection du travail. Voyez aussi la mise en demeure de l'employeur.
Au-delà des transports publics : forfait mobilités durables et prime de transport
L'employeur peut aussi, de manière facultative, prendre en charge les frais de trajet en vélo personnel, covoiturage, trottinette ou autres mobilités partagées via le forfait mobilités durables, et les frais de carburant ou de recharge électrique via une prime de transport, dans les limites d'exonération fixées par la réglementation. Ces dispositifs dépendent d'un accord ou d'une décision de l'employeur : consultez le service RH. Les frais de déplacements en mission relèvent eux des frais professionnels.
Questions fréquentes
L'employeur peut-il refuser le remboursement de 50 % ?
Non, la prise en charge de la moitié des abonnements de transport public est obligatoire pour tous les employeurs privés, sans condition d'effectif ni d'ancienneté du salarié. Il peut seulement demander un justificatif d'abonnement et suspendre le remboursement tant que ce justificatif n'est pas fourni.
Un salarié qui habite très loin est-il remboursé ?
Oui, le remboursement est dû quelle que soit la distance, sur la base du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail. L'employeur ne peut pas le refuser au motif que vous avez choisi d'habiter loin. Il peut en revanche retenir le tarif de deuxième classe.
Le remboursement est-il dû pendant les congés ?
La prise en charge est due pour les abonnements souscrits, y compris pendant les congés si l'abonnement court sur cette période. En cas d'absence sur tout un mois sans abonnement, aucune prise en charge n'est due pour ce mois. Des règles particulières existent pour les abonnements annuels.
Textes de référence
- Code du travail, article L3261-2 (prise en charge des abonnements de transport public)
- Code du travail, article R3261-1 (prise en charge de 50 %)
- Code du travail, article L3261-3-1 (forfait mobilités durables)