Lettre de refus d'adhésion
Une association peut, en principe, refuser une demande d'adhésion : la liberté d'association comprend celle de choisir ses membres. Ce refus doit toutefois respecter les statuts (organe compétent, procédure d'agrément, conditions d'admission) et ne jamais reposer sur un motif discriminatoire (origine, sexe, handicap, religion, opinions, etc.), sanctionné pénalement.
Le modèle ci-dessous notifie un refus d'agrément conforme aux statuts, avec restitution de la cotisation. Une variante sert lorsque la demande ne peut être satisfaite pour une raison objective, comme l'absence de places disponibles dans l'activité.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre simple, selon les statuts
Objet : Suite donnée à votre demande d'adhésion du [date de la demande]
[Madame / Monsieur],
Vous avez sollicité le [date de la demande] votre adhésion à [Nom de l'association]. Conformément à l'article [numéro de l'article] de nos statuts, les demandes d'adhésion sont soumises à l'agrément du [bureau / conseil d'administration], qui a examiné la vôtre lors de sa réunion du [date de la réunion].
Je suis au regret de vous informer que votre demande n'a pas été agréée. [Motif, si les statuts l'imposent ou si l'association choisit de l'indiquer : par exemple, les statuts réservent l'adhésion aux professionnels du secteur secteur, qualité dont votre dossier ne justifie pas.]
[Le chèque de cotisation que vous nous aviez adressé vous est restitué ci-joint / La cotisation de montant de la cotisation € que vous avez réglée vous sera remboursée par virement dans les jours qui viennent.]
[Si les statuts le prévoient : conformément à l'article numéro de l'article de nos statuts, vous pouvez présenter une nouvelle demande à compter du date / solliciter le réexamen de cette décision par l'assemblée générale.]
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
[Pièce jointe : chèque de cotisation restitué]
Variante : refus faute de places disponibles (liste d'attente)
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Votre demande d'inscription à l'activité [activité]
[Madame / Monsieur],
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à [Nom de l'association]. Malheureusement, l'activité [activité] a atteint sa capacité maximale de [nombre de places] participants pour la saison [saison], fixée pour des raisons [de sécurité / d'encadrement / de taille de la salle].
Nous ne pouvons donc pas donner suite à votre inscription pour le moment. Avec votre accord, nous inscrivons votre nom sur notre liste d'attente, en position [rang sur la liste d'attente], et vous contacterons dès qu'une place se libérera.
Aucune somme ne vous sera demandée tant que votre inscription n'est pas confirmée.
Avec nos regrets, nous vous adressons, [Madame / Monsieur], nos salutations associatives.
[Prénom Nom]
[Fonction] de [Nom de l'association]
Une association peut-elle refuser une adhésion ?
Oui, dans la plupart des cas. La loi du 1er juillet 1901 ne crée aucun droit d'adhérer à une association déterminée : l'association est un contrat entre ses membres, qui peuvent décider avec qui ils s'associent. Le refus doit cependant respecter trois limites :
- Les statuts : si les statuts prévoient que toute personne remplissant certaines conditions est membre de droit, ou qu'une adhésion est acquise au paiement de la cotisation, l'association ne peut pas refuser arbitrairement.
- L'interdiction des discriminations : refuser une personne en raison d'un critère protégé (origine, sexe, orientation sexuelle, âge, handicap, religion, opinions politiques, activités syndicales, etc.) constitue un délit.
- Les régimes particuliers : certaines associations sont tenues d'accueillir toute personne remplissant les conditions légales (par exemple, certaines associations agréées ou chargées d'une mission de service public). Vérifiez le cadre de votre agrément.
Faut-il motiver le refus d'adhésion ?
En dehors d'une obligation prévue par les statuts ou le règlement intérieur, l'association n'est pas tenue d'indiquer ses motifs. Une motivation brève et objective reste souvent préférable : elle montre que la décision repose sur un critère statutaire et non sur la personne. Évitez en revanche tout motif flou (« profil inadapté ») ou lié à la vie privée, qui pourrait laisser soupçonner une discrimination.
Conservez une trace de la délibération de l'organe compétent (compte rendu ou procès-verbal) : en cas de contestation, c'est elle qui prouvera que la procédure statutaire a été suivie.
Qui décide et comment notifier le refus ?
- Identifier dans les statuts l'organe compétent pour agréer les nouveaux membres (bureau, conseil d'administration, président).
- Réunir cet organe et consigner la décision dans un compte rendu.
- Notifier la décision par écrit, dans la forme prévue par les statuts ; à défaut, une lettre simple ou un e-mail suffit, le recommandé apportant une preuve de date.
- Restituer toute somme versée (chèque non encaissé ou remboursement) : sans adhésion, la cotisation n'a pas de cause.
Refus d'adhésion et exclusion : deux situations différentes
Le refus d'adhésion concerne une personne qui n'est pas encore membre. Retirer la qualité de membre à un adhérent est une exclusion, qui obéit à des garanties plus fortes : procédure statutaire, information des griefs, possibilité de se défendre. Si la personne est déjà adhérente, suivez la procédure décrite dans la lettre d'exclusion d'un membre, précédée d'une convocation à un entretien.
Questions fréquentes
La personne refusée peut-elle saisir la justice ?
Elle peut saisir le tribunal judiciaire si elle estime que les statuts n'ont pas été respectés ou que le refus est discriminatoire, voire porter plainte dans ce dernier cas. Le juge ne se prononce pas sur l'opportunité du refus, mais sur sa régularité et sa licéité. Le Défenseur des droits peut aussi être saisi en cas de discrimination.
Un club sportif peut-il refuser une licence ?
Le club, en tant qu'association, peut refuser une adhésion dans les limites décrites plus haut. La délivrance de la licence dépend ensuite des règles de la fédération. Un refus fondé sur des critères sportifs objectifs (niveau, catégorie d'âge, capacité d'accueil) est généralement admis s'il est appliqué de manière égale à tous.
Peut-on refuser un ancien membre exclu qui demande à revenir ?
Oui, en principe, dès lors que la décision est prise par l'organe compétent et ne repose pas sur un motif discriminatoire. Si les statuts prévoient un délai avant toute nouvelle demande après une exclusion, rappelez-le dans la lettre.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
- Code pénal, articles 225-1 et 225-2 (discriminations)