Lettre de demande d'accès à son dossier personnel
Votre employeur détient de nombreuses données vous concernant : dossier administratif, bulletins de paie, évaluations, sanctions, badgeuse, courriels, notes de managers. Le droit d'accès prévu par le RGPD vous permet d'en obtenir la confirmation et une copie, sans avoir à justifier votre demande. L'employeur doit répondre dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, à condition de vous en informer.
Le modèle ci-dessous formule une demande d'accès complète, en poste ou après votre départ ; la variante relance l'employeur qui n'a pas répondu dans le délai avant une plainte auprès de la CNIL.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention du délégué à la protection des données ou du service des ressources humaines
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail au délégué à la protection des données
Objet : Demande d'accès à mes données personnelles (article 15 du RGPD)
Madame, Monsieur,
[Salarié(e) / Ancien(ne) salarié(e)] de [Nom de l'entreprise] depuis le [date d'embauche] [jusqu'au date de fin du contrat], en qualité de [intitulé du poste], j'exerce par la présente mon droit d'accès aux données personnelles me concernant, sur le fondement de l'article 15 du règlement général sur la protection des données.
Je vous demande de me confirmer que des données me concernant sont traitées et de m'en communiquer une copie, notamment :
- mon dossier individuel (contrat, avenants, pièces administratives) ;
- les comptes rendus d'entretiens annuels et professionnels, évaluations et notes me concernant ;
- les éventuelles sanctions et pièces afférentes ;
- [les données de badgeage, de géolocalisation ou de connexion / les courriels professionnels me concernant pour la période du date au date].
Je vous remercie de m'indiquer également les finalités de ces traitements, les destinataires des données, leur durée de conservation et leur source lorsqu'elles n'ont pas été collectées auprès de moi.
Conformément au RGPD, votre réponse doit m'être adressée dans un délai d'un mois à compter de la réception de cette demande. Je souhaite recevoir ces éléments [sous format électronique à l'adresse E-mail / par courrier].
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièce jointe : copie d'une pièce d'identité (si l'employeur a un doute raisonnable sur l'identité du demandeur)
Variante : relance après absence de réponse
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention du délégué à la protection des données
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Relance – demande d'accès à mes données du [date de la première demande]
Madame, Monsieur,
Par courrier reçu le [date de réception de la première demande], j'ai exercé mon droit d'accès à mes données personnelles. Le délai d'un mois prévu par le RGPD est expiré sans réponse ni information de prolongation.
Je vous demande de me transmettre ces éléments sous quinze jours. À défaut, je saisirai la Commission nationale de l'informatique et des libertés d'une plainte.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Que contient le droit d'accès du salarié ?
Le droit d'accès porte sur toutes les données personnelles vous concernant, quel que soit leur support : dossier papier, logiciel RH, messagerie, système de badgeage ou de vidéosurveillance. Vous avez droit à une copie gratuite ; des frais raisonnables ne peuvent être demandés que pour des copies supplémentaires.
L'employeur doit aussi vous indiquer les finalités des traitements, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation et vos autres droits (rectification, effacement, limitation).
Délai de réponse et limites
- Réponse dans un mois à compter de la réception de la demande.
- Prolongation possible de deux mois compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, à condition de vous en informer dans le premier mois.
- L'employeur peut occulter les informations portant atteinte aux droits d'autres personnes (données d'un collègue, auteur d'un témoignage) ou au secret des affaires.
- Une demande manifestement infondée ou excessive (répétitive, par exemple) peut être refusée, mais le refus doit être motivé.
Pour les courriels, la CNIL considère qu'ils contiennent des données personnelles du salarié qui les a envoyés ou reçus ; l'employeur peut toutefois limiter la communication lorsqu'elle porte atteinte aux droits de tiers. Ciblez votre demande (période, sujet) pour obtenir une réponse exploitable.
À quoi sert cette demande ?
Elle permet de vérifier l'exactitude des informations détenues et de préparer une discussion ou un litige : contenu d'une évaluation, existence d'une sanction ancienne, relevés d'horaires pour une réclamation d'heures supplémentaires. Une sanction de plus de trois ans ne peut plus être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction : vérifier son ancienneté peut donc être utile.
Si vous cherchez des documents précis (bulletins de paie, attestations), une demande ciblée est plus rapide : voir la demande de copie des bulletins de paie ou la demande d'attestations de formation.
Recours : la plainte auprès de la CNIL
En l'absence de réponse ou en cas de réponse incomplète, vous pouvez déposer une plainte en ligne sur le site de la CNIL, en joignant votre demande et la preuve de sa réception. La CNIL peut intervenir auprès de l'employeur et prononcer des sanctions. En cas de litige prud'homal, le juge peut également ordonner la production de pièces détenues par l'employeur.
Questions fréquentes
Un ancien salarié peut-il exercer son droit d'accès ?
Oui. Tant que l'employeur conserve des données vous concernant, le droit d'accès s'applique, même des années après votre départ. Indiquez vos dates d'emploi et votre poste pour faciliter les recherches.
Faut-il justifier sa demande d'accès ?
Non. Le droit d'accès n'a pas à être motivé. L'employeur ne peut pas refuser au motif que la demande servirait à préparer un procès, même si l'usage que vous en ferez n'est pas neutre pour lui.
Peut-on demander la correction d'une donnée erronée ?
Oui, par une demande de rectification, qui suit les mêmes délais. Pour une évaluation, vous ne pouvez pas exiger la modification de l'appréciation du manager, mais vous pouvez demander que vos observations écrites y soient jointes.
Textes de référence
- Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), articles 12 et 15
- Code du travail, article L1332-5 (sanction de plus de trois ans)