Lettre de motivation secrétaire
La lettre de motivation de secrétaire doit démontrer ce que l'employeur attend en priorité : une organisation sans faille (agendas, rendez-vous, classement), une expression écrite impeccable, puisque vous rédigerez les courriers de la structure, et un accueil téléphonique et physique professionnel. Chaque faute d'orthographe dans la lettre coûte donc double : relisez-la à voix haute avant l'envoi.
Le modèle ci-dessous convient à une secrétaire expérimentée en entreprise, association ou collectivité. Une variante vise les secrétaires débutantes, fraîchement diplômées ou en reconversion.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du responsable]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Objet : Candidature au poste de secrétaire – réf. [référence de l'annonce]
[Madame / Monsieur],
Secrétaire depuis [durée] au sein de [type de structure : PME du bâtiment, cabinet d'architectes, association, service municipal], je vous adresse ma candidature pour le poste de secrétaire que vous proposez. Votre annonce met l'accent sur [deux attentes clés : la polyvalence, l'accueil du public, la gestion des devis], des missions que j'assure au quotidien.
Chez [employeur actuel], je gère l'accueil physique et téléphonique, l'agenda de [nombre] collaborateurs, la rédaction et la mise en forme des courriers et comptes rendus, le classement papier et numérique ainsi que le suivi des commandes de fournitures. J'ai notamment [exemple de réalisation chiffrée : mis en place un classement numérique qui a réduit de moitié le temps de recherche des dossiers, traité jusqu'à 60 appels par jour, organisé 3 séminaires de 40 personnes].
Je maîtrise Word et Excel (publipostage, tableaux de suivi, formules simples), [logiciels métiers] et les outils de visioconférence. Je prends des notes rapidement et je sais transformer une réunion en compte rendu clair dans la journée. Discrète, je traite avec confidentialité les informations sur les salariés et les clients. Lorsqu'un interlocuteur est mécontent au téléphone, je reformule sa demande, je lui donne un délai de rappel précis et je m'assure que la bonne personne le recontacte.
Ce qui m'attire chez [Nom de l'entreprise], c'est [raison précise : la diversité des interlocuteurs, votre secteur, la taille de l'équipe]. Je suis disponible à partir du [date de disponibilité] et je serais heureuse de vous rencontrer lors d'un entretien.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièce jointe : curriculum vitae
Variante : secrétaire débutante ou en reconversion
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du responsable]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Objet : Candidature au poste de secrétaire
[Madame / Monsieur],
Titulaire depuis [mois et année] du [titre professionnel Secrétaire assistant / BTS Support à l'action managériale / bac pro AGOrA], je souhaite débuter comme secrétaire au sein de [Nom de l'entreprise].
Lors de mon stage de [durée] chez [structure], j'ai assuré l'accueil téléphonique, la gestion du courrier et [exemple de réalisation chiffrée : la saisie de 200 fiches clients dans le nouveau logiciel]. [phrase facultative en cas de reconversion : ce que votre ancien métier vous a apporté pour ce poste]
Rigoureuse et à l'aise avec les outils bureautiques, je serais heureuse de vous rencontrer lors d'un entretien.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Quelles compétences valoriser dans une lettre de motivation de secrétaire ?
- Accueil : standard, filtrage et orientation des appels, accueil des visiteurs, prise de messages précis.
- Gestion administrative : courrier entrant et sortant, classement, archivage, commandes de fournitures, suivi des contrats simples.
- Rédaction : courriers, comptes rendus, notes internes, mise en forme de documents, publipostage.
- Organisation : agendas partagés, réservation de salles et de déplacements, préparation de réunions.
- Outils : suite bureautique, messagerie partagée, logiciel de gestion ou de facturation propre au secteur.
Choisissez les compétences qui correspondent à la structure : dans une petite entreprise, la secrétaire touche aussi à la facturation et aux devis ; dans un grand service, elle est souvent spécialisée.
Secrétaire, assistante administrative, assistante de direction : quelle lettre ?
Les intitulés se recoupent, mais les attentes diffèrent. La secrétaire est centrée sur l'accueil, le courrier et l'agenda. L'assistante administrative gère davantage de dossiers de fond (facturation, suivi fournisseurs, tableaux de bord) : voyez la lettre d'assistante administrative. L'assistante de direction travaille pour un dirigeant, avec une forte dimension de confidentialité et souvent l'anglais (modèle dédié).
Dans le milieu de la santé, la gestion des dossiers patients et le secret médical justifient une lettre spécifique : la lettre de secrétaire médicale.
Diplômes et formations appréciés
Le poste reste accessible par l'expérience, mais les recruteurs apprécient le bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA), le BTS Support à l'action managériale (SAM) et le titre professionnel Secrétaire assistant. Une certification bureautique reconnue (tableur, traitement de texte) rassure sur votre niveau réel d'outils, surtout après une interruption de carrière.
Les erreurs qui éliminent une candidature de secrétaire
- Une faute d'orthographe ou une mise en page approximative : c'est précisément ce que vous produirez pour l'entreprise.
- Écrire « je suis organisée » sans décrire un outil ou une méthode d'organisation.
- Envoyer la lettre au format Word modifiable, avec des marques de révision visibles.
- Omettre les logiciels demandés dans l'annonce alors que vous les connaissez.
Questions fréquentes
Faut-il mentionner sa vitesse de frappe ?
Seulement si l'annonce la demande ou si elle est remarquable. Le plus souvent, citer les documents que vous produisez (comptes rendus rédigés le jour même, publipostages de plusieurs centaines de courriers) illustre mieux votre efficacité qu'un chiffre de mots par minute.
Comment postuler comme secrétaire en mairie ?
Les mairies recrutent des secrétaires sous contrat ou parmi les lauréats des concours d'adjoint administratif. Adressez votre lettre au maire, en citant le service visé, et montrez votre connaissance du public accueilli et des procédures locales (état civil, urbanisme, élections).
Une secrétaire peut-elle travailler en télétravail ?
Partiellement, pour la rédaction, le classement numérique ou la gestion d'agendas. L'accueil physique impose toutefois une présence sur place. Si vous souhaitez du télétravail, abordez-le en entretien plutôt que dans la lettre.