Lettre d'annulation d'un entretien d'embauche
Vous ne pouvez pas vous rendre à un entretien d'embauche, ou vous ne souhaitez plus poursuivre ? Prévenez le recruteur par écrit, dès que vous le savez, idéalement au moins 24 heures avant. Un e-mail court suffit : il indique que vous annulez ou que vous demandez un report, présente des excuses et, si vous restez intéressé, propose d'autres créneaux. Nul besoin de vous justifier en détail.
Le premier modèle sert à annuler définitivement l'entretien. La variante permet de demander un report en proposant d'autres dates.
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Modèle principal
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Objet : Annulation de mon entretien du [date de l'entretien] – poste de [intitulé du poste]
Bonjour [Madame / Monsieur] [nom du recruteur],
Vous m'avez convié(e) à un entretien le [date de l'entretien] à [heure] pour le poste de [intitulé du poste], et je vous en remercie.
Je dois malheureusement vous informer que je ne donnerai pas suite à ma candidature : [j'ai accepté une autre proposition / mon projet professionnel a évolué]. Je préfère vous prévenir dès maintenant afin que vous puissiez disposer de ce créneau pour un autre candidat.
Je vous prie de m'excuser pour ce changement et vous remercie pour l'intérêt porté à mon profil. Je garde un très bon souvenir de nos premiers échanges avec [Nom de l'entreprise].
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Téléphone]
Variante : demander le report de l'entretien
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Objet : Demande de report de mon entretien du [date de l'entretien]
Bonjour [Madame / Monsieur] [nom du recruteur],
Je vous remercie pour votre invitation à un entretien le [date de l'entretien] à [heure] pour le poste de [intitulé du poste].
Un [empêchement impératif / rendez-vous médical / engagement professionnel que je ne peux pas déplacer] m'empêche d'être présent(e) à cette date. Je reste très intéressé(e) par le poste et je vous propose les créneaux suivants : [date et heure 1], [date et heure 2] ou [date et heure 3]. Un entretien en visioconférence me conviendrait également.
Je vous prie de m'excuser pour ce contretemps et vous remercie de votre compréhension.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Téléphone]
Comment annuler un entretien d'embauche poliment ?
- Prévenez dès la décision prise, par e-mail à la personne qui vous a convoqué.
- Rappelez la date, l'heure et le poste pour que le recruteur retrouve le rendez-vous.
- Annoncez clairement l'annulation ou le report dans la deuxième phrase.
- Présentez des excuses brèves ; une justification courte est possible mais pas obligatoire.
- Terminez sur une note positive ou une proposition de nouvelles dates.
Si l'entretien a lieu dans moins de 24 heures, doublez l'e-mail d'un appel ou d'un message vocal : le recruteur a peut-être déjà réservé une salle ou mobilisé un manager.
Faut-il donner la raison de l'annulation ?
Non. « J'ai accepté une autre proposition » ou « mon projet a évolué » suffisent. Évitez les excuses inventées (panne, maladie) : dans les petits secteurs, les recruteurs se connaissent et une incohérence se remarque. Pour un report, une indication générale (« un impératif personnel ») est largement suffisante.
Annulation, report, retrait : quelle différence ?
- Report : vous restez candidat et proposez d'autres dates. À utiliser une seule fois, sinon le recruteur doutera de votre motivation.
- Annulation de l'entretien : vous arrêtez le processus avant de rencontrer l'entreprise.
- Retrait de candidature : vous arrêtez après un ou plusieurs entretiens ; voir l'e-mail de retrait de candidature.
Si vous annulez parce que vous avez trouvé un poste, pensez aussi à confirmer par écrit l'offre acceptée.
Cas particulier : un entretien organisé par France Travail ou une agence
Si l'entretien a été obtenu par l'intermédiaire de France Travail, d'une agence d'intérim ou d'un cabinet, prévenez aussi votre conseiller. Lorsque vous êtes inscrit comme demandeur d'emploi, ne pas se présenter sans motif à une action ou à une proposition prévue dans votre suivi peut avoir des conséquences sur votre inscription : signalez votre empêchement et son motif à votre conseiller.
Questions fréquentes
Peut-on annuler un entretien le jour même ?
Oui en cas d'imprévu réel, mais appelez d'abord, puis confirmez par e-mail. Un recruteur comprend un empêchement de dernière minute s'il est prévenu avant l'heure du rendez-vous ; il le pardonne rarement lorsqu'il l'apprend après avoir attendu.
Annuler un entretien ferme-t-il la porte de l'entreprise ?
Pas si vous prévenez correctement. Un message clair et courtois laisse une image professionnelle et vous pourrez postuler de nouveau plus tard. C'est l'absence sans prévenir qui peut vous faire écarter durablement des recrutements de l'entreprise.
Et si l'entretien est en visioconférence ?
Les règles sont les mêmes : prévenez par e-mail en répondant à l'invitation. Ne vous contentez pas de refuser l'invitation dans l'agenda partagé sans message, le recruteur pourrait ne pas le voir.